Статья посвящена особенностям ведения бухгалтерского учёта трудовых книжек и вкладышей в них в государственном высшем учебном заведении – Белорусском государственном университете (БГУ). В материале рассмотрены теоретические основы бухгалтерского учёта, его задачи, принципы и порядок организации, а также практическое применение к учёту трудовых книжек.

В любой организации, независимо от её формы собственности и вида деятельности, необходимо вести учёт кадровой документации. Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, её движение внутри организации должно быть отражено в специальном регистре – книге (журнале) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. В БГУ, как в бюджетном учреждении, этот процесс регламентируется нормативными актами Министерства образования и труда, а также внутренними положениями университета.

Что такое бухгалтерский учёт

Бухгалтерский учёт – это система формирования документированной, systematized информации о хозяйственных операциях и иных событиях, влияющих на финансовое положение организации. Он обеспечивает:

• полноту и достоверность отражения фактов экономической жизни;
• своевременное предоставление информации пользователям (руководство, учредители, контрольные органы);
• соответствие требованиям законодательства и внутренних нормативов.

В контексте кадрового учёта бухгалтерский учёт трудовых книжек представляет собой фиксирование факта получения, выдачи, хранения и перемещения данного документа.

Основные задачи бухгалтерского учёта

Основные задачи, которые решает бухгалтерский учёт в БГУ, включают:

1. Формирование достоверных данных о наличии и движении трудовых книжек сотрудников.
2. Обеспечение соблюдения законодательных требований по ведению кадровой документации (Трудовой кодекс РБ, Постановление Совета Министров № … о книге движения трудовых книжек).
3. Контроль за сохранностью и конфиденциальностью личных данных работников.
4. Подготовка отчётности для внутреннего использования (отчёты по кадровому движению) и внешних проверок (инспекции труда, аудиторские проверки).
5. Обеспечение прозрачности процедур приёма, увольнения, перевода и выдачи дубликатов трудовых книжек.

Принципы бухгалтерского учёта

При организации учёта трудовых книжек в БГУ соблюдаются общепринятые принципы бухгалтерского учёта:

• Принцип документальности – каждая операция с трудовой книжкой подтверждается соответствующим документом (заявление, приказ, акт приёма‑передачи).
• Принцип двойной записи – при получении трудовой книжки делается запись в журнале движения и одновременно фиксируется факт её принятия на хранение в личном деле сотрудника.
• Принцип непрерывности – журнал ведётся без пропусков, каждая запись имеет порядковый номер и дату.
• Принцип разумной достаточности – в журнале отражаются только те сведения, которые необходимы для контроля движения документа (ФИО, дата рождения, номер трудовой книжки, дата получения/выдачи, основание).
• Принцип конфиденциальности – доступ к журналу имеют только уполномоченные лица (кадровики, бухгалтеры, ответственные за хранение трудовых книжек).

Порядок организации бухгалтерского учёта трудовых книжек в БГУ

Организация учёта строится на основе внутреннего положения «О ведении книги (журнала) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них», утверждённого приказом ректора БГУ. Ниже представлен пошаговый порядок.

Подготовка нормативной базы

Утверждаются:

• Положение о ведении журнала учёта трудовых книжек;
• Инструкция по работе с электронными трудовыми книжками (ЕТК);
• График ответственных лиц (кадровик, бухгалтер, заведующий отделом кадров).

Формирование журнала учёта

Журнал может вестись в двух формах:

• Бумажный вариант – печатный журнал с пронумерованными строками, хранящийся в сейфе отдела кадров;
• Электронный вариант – таблица в защищённой информационной системе (например, 1C:ЗУП или корпоративный портал БГУ) с ограничением доступа по ролям.

В каждом случае обязательны следующие реквизиты строки:

1. Номер записи (последовательный);
2. Дата события;
3. ФИО сотрудника;
4. Дата рождения;
5. Серия и номер трудовой книжки (или идентификатор ЕТК);
6. Вид события (приём на работу, перевод, увольнение, выдача дубликата, возврат после хранения);
7. Основание (приказ № …, договор, заявление);
8. Подпись ответственного лица и печать (при бумажном варианте).

Приём на работу

При поступлении нового сотрудника:

• Кадровик проверяет наличие трудовой книжки (бумажной или электронной);
• Если книжка бумажная – делается запись в журнале о получении;
• Если ЕТК – в журнале делается отметка о получении электронной трудовой книжки (без указания серии/номера, так как данные хранятся в ПФР);
• Трудовая книжка помещается в личное дело сотрудника на хранение.

Перевод внутри БГУ

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое:

• Оформляется приказ о переводе;
• Кадровик делает запись в журнале о перемещении трудовой книжки (внутри организации) – указывает подразделение‑отправитель и подразделение‑получатель;
• Физически трудовая книжка передаётся новому руководителю под расписку.

Увольнение

При расторжении трудового договора:

• Издаётся приказ об увольнении;
• В журнале делается запись о выдаче трудовой книжки сотруднику (или о направлении её почтой, если сотрудник отсутствует);
• Если книжка бумажная – выдаётся под расписку в журнале; если ЕТК – формируется выписка из электронной трудовой книжки и передаётся сотруднику;
• При отправке по почте делается отметка о дате отправки и номере трек‑номера.

Хранение и выдача дубликатов

В случае утери или повреждения трудовой книжки:

• Сотрудник подаёт заявление о выдаче дубликата;
• Кадровик готовит запрос в ПФР (для ЕТК) или в архив трудовых книжек (для бумажных);
• После получения дубликата делается запись в журнале о выдаче дубликата с указанием даты и основания;
• Оригинал (если найден) возвращаеться на хранение.

Периодический контроль и ревизия

Раз в квартал ответственный бухгалтер проводит сверку:

• Сопоставляет количество записей в журнале с количеством трудовых книжек, находящихся на хранении;
• Выявляет расхождения и готовит акт ревизии;
• При необходимости вносит корректирующие записи (с указанием причины и ссылкой на приказ).

Особенности учёта электронных трудовых книжек (ЕТК) в БГУ

С 2021 г. в Республике Беларусь действует система электронных трудовых книжек. В БГУ учёт ЕТК ведётся следующим образом:

• При приёме на работу сотрудник предоставляет СНИЛС и даёт согласие на передачу данных в ПФР;
• Информация о приёме, переводе и увольнении передаётся в ПФР через электронный документооборот; в журнале делается лишь отметка о факте передачи данных;
• Хранение бумажных дубликатов не требуется, однако в журнале фиксируется дата получения выписки из ЕТК при выдаче сотруднику;
• Все операции с ЕТК защищены электронной подписью и доступны только уполномоченным сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии.

Учёт трудовых книжек в БГУ – важный элемент кадровой политики университета, обеспечивающий законность, прозрачность и защиту прав работников. Соблюдение принципов бухгалтерского учёта, чёткое следование установленному порядку и использование как бумажных, так и электронных форм трудовых книжек позволяют минимизировать риски потери документов, избежать штрафных санкций и поддерживать высокий уровень доверия со стороны сотрудников и контролирующих органов. Регулярное обновление внутренних нормативов и обучение ответственных лиц гарантируют актуальность учёта в условиях меняющегося законодательства и технологий.