Статья посвящена порядку ознакомления работника с записями, внесёнными в трудовую книжку, а также предоставлению практических образцов и рекомендаций по оформлению соответствующих документов.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 66.1, 84.1 (обязанность работодателя ознакомить работника с записями в трудовой книжке).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с ).
• Постановление Правительства РФ от № 841 «О ведении трудовых книжек» (в части, не противоречащей новому Порядку).
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделках с ним» – упоминается в контексте электронных трудовых книжек (ЭТК).

Согласно пункту 4.2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан:

1. ознакомить работника под подпись с каждой записью, внесённой в трудовую книжку (приём, перевод, увольнение и др.);
2. при увольнении ознакомить работника со всеми записями, содержащимися в книжке;
3. оформить ознакомление в личной карточке работника (или в отдельном листе ознакомления, если такой лист предусмотрен внутренними локальными актами).

---

Когда и как проводить ознакомление

При каждой отдельной записи

После того как запись внесена в трудовую книжку (например, о приёме на работу), работник должен:

• просмотреть запись;
• поставить свою подпись и дату в личной карточке работника (форма Т‑2 или иной утверждённый работодателем бланк);
• при необходимости оставить расшифровку подписи (ФИО).

При увольнении

В последний рабочий день работник получает:

• трудовую книжку с последней записью об увольнении;
• личную карточку, в которой расписывается под каждой ранее внесённой записью (или один общий лист ознакомления со всеми записями).

Важно: подпись об ознакомлении с записью об увольнении ставится не только в личной карточке, но и непосредственно в трудовой книжке (поле «Подпись работника» рядом с записью об увольнении).

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

При ведении ЭТК ознакомление осуществляется через личный кабинет работника на портале «Работа в России» или иной утверждённый работодателем сервис. Работник ставит электронную подпись (или подтверждает ознакомление через код из SMS). При этом бумажный дубликат личной карточки не требуется, но работодатель обязан хранить подтверждение ознакомления в электронном виде не менее 50 лет.

---

Образец документа «Ознакомление с записью в трудовой книжке»

Ниже представлен пример бланка, который можно использовать в личной карточке работника. Все обязательные поля выделены жирным шрифтом.

Образец записи в личной карточке (форма Т‑2)

Личная карточка работника
ФИО: Иванов Иван Иванович
Табельный номер: 00123
Дата рождения: 
Должность: инженер‑механик
Подразделение: отдел технического обслуживания

Ознакомление с записью в трудовой книжке
Дата внесения записи: 

Содержание записи: «Принят на работу в должности инженера‑механика, отдел технического обслуживания, с г.» 
Подпись работника: _____________________ Дата: __.__.______
Расшифровка подписи: _____________________

При ознакомлении со всеми записями при увольнении используется аналогичный лист, но в поле «Содержание записи» указывается: «Все записи, внесённые в трудовую книжку за период с по г.»

---

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работника. Нарушение ст. 66 ТК РФ может повлечь административный штраф до 50 000 руб. Решение: всегда требовать подпись сразу после просмотра записи.
• Подпись ставится только в трудовой книжке, а не в личной карточке. Это допустимо только для записи об увольнении; для остальных записей обязательна карточка. Решение: вести два параллельных журнала ознакомления (карточка + трудовая книжка).
• Неправильная дата ознакомления. Дата должна совпадать с днём фактического просмотра записи, а не с днём её внесения. Решение: ставить дату в день ознакомления.
• Отсутствие расшифровки подписи. Без расшифровки сложно идентифицировать подпись в случае спора. Решение: всегда указывать ФИО под подписью.
• Использование неутверждённого бланка. Некоторые организации создают собственные формы без согласования с юристом; Решение: утвердить форму локальным нормативным актом (приказом руководителя) и приложить к нему образец заполнения.

---

Рекомендации по ведению документации

1. Создать журнал ознакомления с записями в трудовой книжке (можно в электронном виде) с колонками: дата внесения записи, содержание записи, дата ознакомления, подпись работника, примечания.
2. Проводить ежеквартальный аудит наличия подписей во всех личных карточках за отчётный период.
3. Обеспечить хранение личных карточек (или их электронных копий) в течение 50 лет после увольнения работника (ст. 66 ТК РФ).
4. При переходе на ЭТК настроить автоматическое уведомление работнику о необходимости подтвердить ознакомление с новой записью (push‑уведомление, email, SMS).
5. Обучать кадровых сотрудников и руководителей подразделений правилам ознакомления – проводить краткие инструктажи при приёме на работу и при изменении законодательства.

---

Ознакомление работника с записями в трудовой книжке – это не просто формальность, а важное гарантирование права работника на получение достоверной информации о своей трудовой деятельности. Правильное оформление ознакомления защищает как работника (от возможных споров о стаже, выплатах и т.д.), так и работодателя (от административных рисков и судебных исков).

Используя представленные выше образцы и следуя рекомендациям, вы сможете наладить чёткую и законопослушную систему ведения трудовых книжек и личных карточек, минимизировав вероятность ошибок и штрафов.

Помните: подпись работника – это доказательство того, что он действительно ознакомлен с содержанием записи, а отсутствие такой подписи может быть расценено как нарушение трудового законодательства.