Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Основная задача работодателя – своевременно передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) сведения о трудовой деятельности сотрудников. В статье подробно рассмотрен процесс передачи записи трудовой книжки в ПФР, нормативные основания, необходимые формы, сроки и порядок исправления возможных ошибок.

Нормативная база

Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ – вводит понятие «сведения о трудовой деятельности» и регламентирует их передачу в ПФР.
Постановление Правления ПФР от  № 730п – утверждает форму Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ‑ТД) и порядок её заполнения.
Постановление Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 – устанавливает новые сроки представления сведений в ПФР.
Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) – определяет обязанность работодателя информировать ПФР о выбранном работником способе ведения трудовой книжки (бумажный или электронный).

Все перечисленные нормативные акты действуют на момент написания статьи (май 2026 года).

Что именно передаётся в ПФР?

В ПФР передаются сведения о трудовой деятельности, которые по сути дублируют записи бумажной трудовой книжки:

Дата приёма на работу.
Дата увольнения (или перевода).
Наименование организации, должность, подразделение.
Основание записи (приказ, распоряжение).
Информация о выбранном способе ведения трудовой книжки (заявление о переходе на ЭТК или сохранении бумажной формы).
Дата подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Эти данные формируются в форме СЗВ‑ТД и направляются в территориальный орган ПФР.

Порядок передачи сведений

Подготовка документа

После издания приказа о приёме, переводе или увольнении работника:

Сформировать запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) в соответствии с ТК РФ.
Подготовить форму СЗВ‑ТД, заполнив все обязательные поля:

Табельный номер сотрудника;
ФИО;
Дата рождения;
СНИЛС;
Код причины записи (приём, перевод, увольнение и т.д.);
Номер и дата приказа;
Наименование организации и её ИНН/КПП;
Должность, подразделение;
Дата подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если такое заявление имеется).

Способы подачи

Сведения можно передать:

Через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг (раздел «Пенсионный фонд» → «Сведения о трудовой деятельности»).
Через Электронный документооборот (ЭДО) с использованием сертифицированных средств криптозащиты (КриптоПро, VipNet и др.).
На бумажном носителе – личное посещение территориального органа ПФР или отправка заказным письмом с описью вложения (менее распространено в связи с переходом на электронный формат).

Сроки подачи

Согласно Постановлению Правительства № 590 от :

Сведения о приёме, переводе или увольнении должны быть переданы не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа или распоряжения.
Если работник подаёт заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, информация о этом заявлении также направляется в ПФР в тот же срок.

Нарушение сроков может повлечь административную ответственность (штрафы от 5 000 до 50 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения).

Образцы и формы

Ниже приведены основные реквизиты формы СЗВ‑ТД (упрощённый вид для иллюстрации):

СЗВ‑ТД
──────────────────────────────────────
СНИЛС: ___________________________
ФИО: _____________________________
Дата рождения: __.__.____
Табельный номер: ________________
Причина записи:
 ☐ Приём на работу
 ☐ Перевод
 ☐ Увольнение
 ☐ Изменение способа ведения ТК
Номер приказа: ___________________
Дата приказа: __.__.____
Наименование организации: __________
 ИНН: __________ КПП: __________
Должность: _______________________
Подразделение: ___________________
Дата подачи заявления о выборе способа ведения ТК (если есть): __.__.____
Подпись уполномоченного лица: __________
Дата заполнения: __.__.____
──────────────────────────────────────

Полный официальный бланк формы СЗВ‑ТД можно скачать с сайта ПФР (pfr.ru) в разделе «Нормативные документы → Формы отчётности».

Исправление ошибок в переданных сведениях

Если после передачи обнаружено несоответствие (например, ошибочная дата приказа или неверный код причины записи), работодатель обязан:

Подготовить корректирующую СЗВ‑ТД с отметкой «Исправление» и указанием номера первоначального документа.
Направить корректировку в ПФР в те же сроки, что и первичную передачу (не позднее следующего рабочего дня после обнаружения ошибки).
При необходимости внести исправление в бумажную трудовую книжку работника (сделать запись об исправлении с ссылкой на приказ о корректировке).

Важно: исправления вносятся только работодателем; сотрудник не может самостоятельно изменить сведения в ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли выдавать работнику трудовую книжку для сверки данных с ПФР?

Да. По разъяснению Роструда (письмо от № ПГ/25181-6-1) работник имеет право запросить у работодателя выписку из трудовой книжки или электронную выписку из ПФР для сверки данных. Работодатель обязан предоставить такую выписку в течение трёх рабочих дней.

Что делать, если запись в трудовой книжке есть, но стаж не учтён в ПФР?

Следует:

Запросить у работодателя справку о периодах работы (форма СТД‑Р или СТД‑ПФР).
Подать заявление в территориальный орган ПФР о восстановлении стажа, приложив справку и копию трудовой книжки.
При отсутствии документов – обратиться в архив бывшего работодателя или в органы трудовой инспекции.

Можно ли передать сканкопию трудовой книжки вместо СЗВ‑ТД?

Нет. ПФР принимает только структурированные сведения в форме СЗВ‑ТД. Сканкопии трудовой книжки не считаются valid‑форматом и будут отклонены.

Как быть, если работник перешёл на электронную трудовую книжку, а работодатель продолжает вести бумажную?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан вести трудовую книжку в электронном виде и передавать сведения в ПФР. Ведение параллельно бумажной формы допустимо только до получения подтверждения от ПФР о переходе на ЭТК.

Передача записи трудовой книжки в ПФР – обязательная процедура для каждого работодателя, направленная на формирование единого электронного реестра трудовой деятельности граждан. Соблюдение установленных сроков, правильное заполнение формы СЗВ‑ТД и своевременное исправление ошибок позволяют избежать штрафов и обеспечить корректный учёт стажа работника для будущего начисления пенсии.