С 2023 года в России действует порядок ведения трудовых книжек в электронном виде. Переход на ЭТК регулируется Федеральным законом № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» и соответствующими нормативными актами Минтруда. Ниже подробно рассмотрена процедура внесения записи в бумажную трудовую книжку при переходе сотрудника на электронный формат‚ а также сроки‚ необходимые документы и типовой образец записи.

Кому обязателен переход на ЭТК?

• Первичное трудоустройство (с 1 января 2023 г.) – электронная трудовая книжка является обязательной формой ведения.
• Существующие работники‚ уже имеющие бумажную трудовую книжку‚ могут:
  • оставить бумажный вариант и одновременно вести электронную;
  • полностью отказаться от бумажного документа (только при личном заявлении сотрудника).

Порядок действий при переходе на ЭТК

1. Подача заявления сотрудником. Работник подаёт работодателю письменное заявление (можно в произвольной форме) о желании вести трудовую книжку в электронном виде либо о сохранении бумажного варианта.
2. Оформление заявления работодателем. Заявление регистрируется в кадровой службе и‚ при необходимости‚ направляется в электронном виде через форму ЕФС‑1 (уведомление о сведениях о трудовой деятельности).
3. Внесение записи в бумажную трудовую книжку. В течение 3 рабочих дней со дня получения заявления работодатель обязан:
   • сделать запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку;
   • выдать эту книжку сотруднику на руки.
4. Ведение электронной трудовой книжки. После выдачи бумажного документа работодатель продолжает вносить сведения о трудовой деятельности в электронный формат (через личный кабинет на портале «Работа в России» или иную approved систему).
5. Сдача отчётности. Сведения о заявлении и факте перехода необходимо отражать в форме ЕФС‑1 не позднее 25 числа месяца‚ следующего за месяцем подачи заявления.

Что именно записывается в бумажную трудовую книжку?

Согласно рекомендациям Минтруда (письмо от 12 февраля 2020 г. № 14‑2/В‑150) и актуальным разъяснениям‚ запись должна содержать следующие реквизиты:

1. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
2. Дата выдачи – день‚ когда работнику была выдана бумажная трудовая книжка после внесения записи.
3. Содержание записи – формулировка о том‚ что сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и (при необходимости) о сохранении бумажного варианта. Пример формулировки:

«В связи с подачей сотрудником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ‚ трудовая книжка ведётся в электронном виде. Бумажная трудовая книжка сохраняеться и выдаётся сотруднику на руки.»

Запись завершается подписью уполномоченного лица (руководителя отдела кадров или директора) и печатью организации (если она используется).

Типовой образец записи

Запись № 12
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑конструктор
Запись: В связи с подачей сотрудником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ‚ трудовая книжка ведётся в электронном виде. Бумажная трудовая книжка сохраняется и выдаётся сотруднику на руки.
Подпись: ___________________ (И.О. Петров)
М.П.

Сроки и ответственность

• 3 рабочих дня – максимальный срок для внесения записи в бумажную трудовую книжку и её выдачи сотруднику.
• Не позднее 25 числа следующего месяца – срок подачи формы ЕФС‑1 в налоговый орган с отражением сведения о переходе на ЭТК.
• Нарушение указанных сроков может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 руб для организаций).

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Создать шаблон заявления о переходе на ЭТК (можно в свободной форме‚ но с обязательными реквизитами: ФИО‚ должность‚ дата‚ подпись).
2. Вести журнал регистрации таких заявлений с указанием даты получения и даты выдачи бумажной книжки.
3. Автоматизировать формирование записи в 1С:ЗУП или аналогичной системе – шаблон записи можно внести в справочник «Трудовые книжки».
4. Периодически (не реже одного раза в квартал) сверять сведения в бумажных и электронных книжках‚ чтобы избежать расхождений.
5. Обеспечить хранение бумажных трудов книжек в условиях‚ исключающих повреждение (огнестойкий шкаф‚ архив).

Переход на электронную трудовую книжку не отменяет необходимости корректного оформления бумажного документа при наличии такого желания у сотрудника. Главное – своевременно внести запись о подаче заявления‚ соблюсти установленные сроки и правильно оформить формулировку‚ соответствующую требованиям Минтруда. Следуя представленной инструкции‚ организация minimизирует риски штрафов и обеспечит прозрачность ведения трудовых отношений в условиях цифровизации.

Статья актуальна на май 2026 года.