С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). Этот процесс регулируется статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ и нормативными актами Минтруда. Ниже подробно описан порядок действий работодателя, когда у нового сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка и он решает перейти на электронный формат.
Основные этапы перехода
- Внесение записи в бумажную трудовую книжку при приёме на работу.
- Получение от сотрудника заявления о переходе на электронную трудовую книжку.
- Выдача бумажной трудовой книжки сотруднику на руки после подачи заявления.
- Ведение электронной трудовой книжки в системе ПФР (или иной уполномоченной организации).
Как оформить запись в бумажной трудовой книжке
При приёме на работу, независимо от выбранного сотрудником способа ведения трудовой книжки, в бумажный документ необходимо внести запись о приёме; Запись делается согласно стандартным правилам:
- Дата приёма на работу.
- Наименование организации (полное, согласно учредительным документам).
- Должность, отдел, структурное подразделение.
- Трудовой функционал (краткое описание обязанностей).
- Номер приказа о приёме и дата его издания.
- Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печать организации (если требуется).
После внесения записи рекомендуется поставить пометку «Переход на электронную трудовую книжку» в поле «Примечания» или в отдельной строке, чтобы избежать путаницы при дальнейшем ведении документа.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Сотрудник подаёт заявление в произвольной форме, но в нём должны быть отражены следующие моменты:
- Просьба о ведении трудовой книжки в электронном виде.
- Ссылка на ст. 66.1 ТК РФ (или иной соответствующий нормативный акт).
- Требование о выдаче на руки бумажной трудовой книжки (если сотрудник хочет сохранить её на случай необходимости).
- Дата подачи заявления и подпись сотрудника.
Пример формулировки (можно использовать как шаблон):
Я, [ФИО полностью], выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде и прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ. Одновременно прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку для личного хранения.
Подпись: _____________
Заявление следует хранить в личном деле сотрудника и передавать в бухгалтерию/кадровую службу для дальнейшего оформления перехода в электронную систему.
Выдача бумажной трудовой книжки сотруднику
После получения заявления работодатель обязан:
- Проверить корректность внесённой записи в бумажную трудовую книжку.
- Подписать и поставить печать на странице с записью о приёме (если это требуется внутренними регламентами).
- Выдать трудовую книжку сотруднику под расписку.
- Сделать копию расписки о получении и поместить её в личное дело сотрудника.
Важно: если сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки и не просил её выдачу, работодатель всё равно должен выдать документ на руки, поскольку бумажная трудовая остаётся юридически значимым документом до момента её официального аннулирования (что происходит только после подачи заявления о переходе и подтверждения факта ведения электронной книжки).
Особенности ведения обеих книжек (параллельно)
В некоторых случаях сотрудник может попросить вести обе книжки одновременно. Тогда порядок действий следующий:
- В бумажной трудовой книжке делаются все стандартные записи (приём, переводы, отпуска, увольнения и т.д.).
- В электронной трудовой книжке в системе ПФР вносятся те же сведения в соответствии с требованиями формата СЗВ‑ТД.
- Работодатель обеспечивает синхронность данных: любое изменение в бумажной книжке должно быть отражено в электронной не позднее пяти рабочих дней.
Такой подход допустим, но увеличивает нагрузку на кадровую службу и требует тщательного контроля за актуальностью информации.
Сроки и ответственность
Согласно действующему законодательству:
- С 1 января 2022 года все newly hired сотрудники (устраивающиеся впервые) обязаны получать исключительно электронную трудовую книжку.
- До 9 июня 2026 года работники и работодатели должны завершить перевод существующих бумажных трудовых книжек в электронный формат.
- Нарушение порядка ведения трудовой книжки (несвоевременное внесение записей, отсутствие заявления о выборе формы ведения, невыдача бумажной книжки при требовании) может повлечь административные штрафы в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Проверка и подготовка к контролю со стороны государственных органов
Чтобы избежать вопросов со стороны инспекции труда и Пенсионного фонда, рекомендуется:
- Хранить оригиналы заявлений о переходе на электронную форму ведения трудовой книжки не менее 50 лет.
- Вести журнал регистрации всех заявлений и выдач бумажных трудовых книжек.
- Периодически (не реже одного раза в квартал) проводить сверку данных между бумажными и электронными книжками.
- Обеспечить наличие электронной подписи у ответственного лица, ответственного за передачу сведений в ПФР.
- При необходимости подготовить выписку из электронной трудовой книжки (формат СЗВ‑ТД) для предоставления сотрудникам по их запросу.
Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в цифровизации кадрового учёта, который упрощает хранение и передачу информации о трудовой деятельности. Однако процесс требует строгого соблюдения последовательности действий: внесение записи в бумажную трудовую при приёме, получение заявления сотрудника, выдача бумажного документа и последующее ведение электронной книжки. Следуя рекомендациям Минтруда и учитывая сроки, установленные законодательством, работодатель сможет избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений с сотрудниками.