С 2021 года в России действует обязательный переход на электронный формат трудовых книжек․ Этот процесс регулируется рядом нормативных актов, в т․ч․ приказом Минтруда России от  № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» и постановлением Правления ПФ РФ от  № 245п «Об утверждении формы отчёта ЕФС‑1»․ Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет как сотруднику, так и работодателю оформить переход на ЭТК без ошибок и задержек․

Содержание статьи

1. Что такое электронная трудовая книжка?
2. Нормативная база перехода на ЭТК
3. Действия сотрудника при переходе на ЭТК
4. Действия работодателя при оформлении ЭТК
5. Основные формы и документы
6. Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, содержащий сведения о:

• приёме на работу;
• переводах и изменениях условий труда;
• увольнении;
• иных событиях, связанных с трудовой деятельностью (например, награждения, повышения квалификации)․

Суть и содержание ЭТК остаются теми же, что и у бумажного варианта – лишь форма хранения и ведения изменилась․ Данные хранятся в единой государственной информационной системе Социального фонда России (СФР) и доступны работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете СФР․

Нормативная база перехода на ЭТК

Основные документы, регулирующие процесс:

1. Приказ Минтруда России от  № 320н – «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»․ В пункте 35 указано, что сведения о подаче работником заявления о ведении электронной трудовой книжки должны быть отражены в бумажной трудовой книжке․
2. Постановление Правления ПФ РФ от  № 245п – утверждение формы отчёта ЕФС‑1, в которую вносятся сведения о трудовой деятельности каждого работника․
3. Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (в редакции, действующей с ) – устанавливает обязательность ведения трудовых книжек в электронном виде для всех работодателей с ․
4. Приказ Минтруда России от  № 697н – порядок выдачи справки по форме СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности работника)․

С все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде․ Сотрудники, принятые на работу до этой даты, могут выбрать один из трёх вариантов:

• продолжать вести бумажную трудовую книжку;
• вести одновременно бумажную и электронную;
• полностью перейти на электронный формат, подав соответствующее заявление․

Действия сотрудника при переходе на ЭТК

Переход на электронную трудовую книжку инициируется работником․ Ниже – пошаговая инструкция․

1. Подготовка заявления

   Сотрудник пишет заявление работодателю о желании вести трудовую книжку в электронном виде․ В заявлении указываются:

   • ФИО полностью;
   • дата рождения;
   • СНИЛС;
   • реквизиты текущей бумажной трудовой книжки (номер, серия, дата выдачи);
   • просьба оформить электронную трудовую книжку с указанием даты, с которой желается вести учёт в электронном виде (обычно с даты подачи заявления)․
2. Подача заявления работодателю

   Заявление можно подать:

   • в бумажном виде (подписанное и с датой);
   • в электронном виде через корпоративный документооборот (если таковой имеется) или через личный кабинет на портале Госуслуги (в разделе «Трудовая деятельность»)․

   Важно: работодатель обязан в течение трёх рабочих дней рассмотреть заявление и принять решение․

3. Получение подтверждения от работодателя

   После одобрения заявления работодатель выдаёт сотруднику справку по форме СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности работника) за период работы в данной организации․ Эта справка служит основанием для внесения данных в электронную трудовую книжку․

4. Внесение данных в ЭТК

   Работодатель формирует индивидуальный отчёт по форме ЕФС‑1 (подраздел 1․1) и направляет его в СФР; После принятия отчёта фонд создаёт электронную трудовую книжку сотрудника и делает её доступной в личном кабинете․

5. Проверка и хранение подтверждения

   Сотрудник получает выписку из ЭТК в формате PDF с электронной подписью (через Госуслуги или СФР)․ Этот документ рекомендуется сохранять:

   • в личном архиве (например, в зашифрованной папке на компьютере);
   • в облачном хранилище с двухфакторной аутентификацией;
   • распечатать и хранить вместе с другими важными документами (паспорт, ИНН и т․д․)․

Действия работодателя при оформлении ЭТК

Работодатель выполняет следующие обязательные шаги:

1. Приём и регистрация заявления

   Заявление регистрируется в журнале incoming документов (или в электронной системе документооборота) с указанием даты получения и номера․

2. Проверка оснований

   Убедиться, что сотрудник действительно имеет право на переход (т․е․ у него есть трудовая книжка, либо он впервые устраивается на работу после )․

3. Оформление справки СТД‑Р

   Справка заполняется по утверждённой форме и содержит:

   • данные о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
   • период работы в организации (с … по …);
   • должности, структурные подразделения;
   • основания приёма, перевода, увольнения (приказы, номера и даты);
   • подпись уполномоченного лица и печать организации (если требуется)․

   Справка выдаётся сотруднику в день увольнения или в срок до трёх рабочих дней по его запросу․

4. Формирование и отправка отчёта ЕФС‑1

   В отчёте ЕФС‑1 (подраздел 1․1) указываются:

   • СНИЛС сотрудника;
   • ФИО;
   • даты приёма, увольнения, переводов;
   • информация о должностях и окладах;
   • реквизиты приказов о кадровых перемещениях․

   Отчёт направляется в СФР через систему электронного документооборота (например, «Контур․Экстерн», «1С:ЭДО» или напрямую через личный кабинет СФР)․

5. Подтверждение получения от СФР

   После обработки отчёта СФР формирует электронную трудовую книжку и направляет уведомление о её создании․ Работодатель сохраняет подтверждение (например, скриншот или выписку из личного кабинета СФР) в течение всего срока хранения трудовых документов (50 лет)․

6. Информирование сотрудника

   Работодатель сообщает сотруднику о successful создании ЭТК и предоставляет инструкцию, как получить выписку через Госуслуги или личный кабинет СФР․

Основные формы и документы

Часто задаваемые вопросы

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да․ Сотрудник, принятый на работу до , имеет право выбрать любой из трёх вариантов: только бумажная, только электронная или обе одновременно․

Нужно ли нотариально заверять заявление о переходе на ЭТК?

Нет․ Достаточно подписи сотрудника и даты․ Если заявление подаётся в электронном виде через Госуслуги, электронная подпись не требуется – достаточно подтверждения через логин/пароль и СМС‑код․

Что делать, если работодатель отказал в выдаче справки СТД‑Р?

Сотрудник может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд․ Согласно ст․ 65 ТК РФ, работодатель обязан предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность, по первому требованию работника․

Как часто нужно обновлять данные в ЭТК?

Данные обновляются автоматически при каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение) через отчёт ЕФС‑1, который работодатель направляет в СФР не позднее пяти рабочих дней после события․

Можно ли получить выписку из ЭТК для оформления кредита?

Да․ Выписка из ЭТК имеет юридическую силу и принимается банками и другими организациями как подтверждение трудового стажа и дохода․

Переход на электронную трудовую книжку – это не просто формальность, а важный шаг к повышению прозрачности и доступности трудовых данных для работника, работодателя и государственных органов․ Следуя представленной инструкции, вы сможете:

• корректно оформить заявление о переходе на ЭТК;
• получить необходимые справки и отчёты (СТД‑Р, ЕФС‑1);
• взаимодействовать с Социальным фондом России без задержек;
• хранить и использовать выписку из ЭТК в любых жизненных ситуациях (трудоустройство, кредит, пенсия и т․д․)․

Помните, что основной принцип – своевременность и точность заполнения всех форм․ При возникновении сомнений всегда можно обратиться к специалисту отдела кадров или к консультанту по трудовому праву․

Удачного перехода на электронный формат трудовой книжки!