С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Если ваш работник до этого момента подал заявление о переходе исключительно на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, вы обязаны оформить его бумажную трудовую книжку и выдать её на руки. При этом крайне важно правильно сделать финальную запись. Без неё выдавать документ работнику недопустимо.
Зачем нужна запись при переходе на ЭТК?
Согласно пункту 3 статьи 2 Закона № 439-ФЗ от , работнику, выбравшему электронный вариант, бумажная трудовая выдается на руки. И в ней должна быть сделана соответствующая последняя запись. Её главная цель — официально закрыть бумажный документ и подтвердить, что с этого момента стаж работника будет вестись только в электронном виде. Это защищает как работодателя, так и сотрудника от путаницы и дублирования данных.
Нормативная база и правила оформления
Оформление перехода должно строго соответствовать законодательству. При внесении записи необходимо опираться на следующие документы:
- Закон № 439-ФЗ от — устанавливает саму обязанность внесения записи и её точную формулировку (ч. 3 ст. 2).
- Письмо Минтруда РФ от № 14-2/В-150, дает подробные разъяснения о том, как именно внести запись о переходе на электронный формат.
- Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает актуальный Порядок ведения и хранения трудовых книжек, который действует в 2026 году.
Требования к формулировке
Формулировка записи должна строго соответствовать нормам закона. Недопустимо использовать произвольные фразы вроде «Трудовая книжка сдана в архив» или «Переведен на ЭТК».
Пошаговая инструкция: как внести запись
Процедура оформления несложная, но требует внимательности к деталям. Следуйте этому алгоритму:
- Получение заявления. Основанием для внесения записи является личное письменное заявление работника о переходе на ЭТК.
- Издание приказа. На основании заявления работодатель издает приказ (распоряжение) о переходе сотрудника на электронный формат и выдаче бумажной трудовой.
- Внесение записи. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносится сама запись.
- Заполнение граф.
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата внесения записи.
- В графе 3 пишется точная формулировка.
- В графе 4 отражаются дата и номер приказа работодателя, на основании которого внесена запись.
- Выдача документа; После внесения записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
- Отражение в Книге учета. Необходимо зафиксировать выдачу трудовой книжки в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», где работник поставит свою подпись.
Образец записи в трудовой книжке
Ниже представлен корректный образец заполнения трудовой книжки при переходе на электронный формат в 2026 году.
Пример заполнения раздела «Сведения о работе»
Графа 1 (№ записи): 15
Графа 2 (Дата):
Графа 3 (Сведения о приеме…): Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Бумажная трудовая книжка выдана на руки.
Графа 4 (Наименование, дата, номер документа…): Приказ от № 45-к
Важное примечание: Если работник увольняется в момент перехода на ЭТК, запись о переходе не делается. При увольнении в бумажную книжку вносится только стандартная запись об увольнении, после чего документ выдается на руки, а дальнейший стаж будет вестись в электронном виде.
Ответственность и частые ошибки
Даже незначительные на первый взгляд неточности в трудовой книжке могут привести к серьезным проблемам в будущем, вплоть до отказа в назначении пенсии из-за нестыковок в стаже.
Чаще всего кадровики допускают следующие ошибки:
- Выдача трудовой книжки без внесения финальной записи.
- Искажение законодательно утвержденной формулировки.
- Указание неверной даты или номера приказа в графе 4.
- Забывают взять подпись сотрудника в Книге учета движения трудовых книжек.
За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек, а также за задержку их выдачи работодатель может быть привлечен к административной ответственности и штрафам.
Переход на электронные трудовые книжки — это удобный и современный шаг, который уже оценили многие работодатели и сотрудники. Однако бумажный документ требует аккуратного и грамотного закрытия. Помните: главное правило при переходе на ЭТК в 2026 году — строгое соблюдение формулировок, установленных 439-ФЗ, и обязательная фиксация выдачи документа как в самой трудовой книжке, так и в Книге учета.