С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это событие требует от работодателей и работников четкой формулировки в трудовой книжке, отражающей переход на электронный формат.
Правовая база
Переход на электронные трудовые книжки регулируется Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от № 517-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части трудовых отношений». Эти нормативные акты устанавливают требования к содержанию записи о переходе.
Ключевые даты
- 1 января 2026 года – начало обязательного использования ЭТК.
- 31 декабря 2025 года – последний день, когда можно оформить бумажную запись о переходе.
- 1 июля 2026 года – полный переход всех организаций в электронный формат.
Формулировка записи в трудовой книжке
Для корректного оформления перехода необходимо использовать официально утвержденную формулировку. Ниже приведены примеры, которые можно включить в запись.
Пример 1: Общий переход
Запись в трудовой книжке:
«С года сотрудник Иванов Иван Иванович перешел на электронную форму ведения трудовых отношений в соответствии с Федеральным законом № 517-ФЗ от .»
Пример 2: Перевод из бумажной в электронную форму
Запись в трудовой книжке:
«На основании решения работодателя от № 12/2025 сотрудник Петрова Мария Сергеевна переведена на электронную форму ведения трудовых отношений. Электронный трудовой договор подписан .»
Пример 3: Перевод с указанием причины
Запись в трудовой книжке:
«С года сотрудник Сидоров Алексей Дмитриевич перешел на электронную форму ведения трудовых отношений в цель оптимизации документооборота и повышения безопасности хранения персональных данных.»
Пошаговая инструкция по оформлению
- Убедитесь, что у сотрудника есть запись о переходе в бумажной форме.
- Сформируйте официальное решение работодателя о переходе.
- Внесите в трудовую книжку дату начала перехода и номер решения.
- Укажите ФИО сотрудника и цель перехода (опционально).
- Подпишите запись и приложите копию решения.
Что необходимо сделать работодателю
- Подготовить и утвердить внутренний регламент перехода на ЭТК.
- Обеспечить сотрудникам доступ к электронной системе ведения трудовых отношений.
- Обучить персонал работе с электронными документами.
- Вести журнал перехода, фиксируя даты и номера решений.
Что необходимо сделать работнику
- Получить у работодателя официальное решение о переходе.
- Проверить корректность внесенных данных в трудовую книжку.
- Сохранить копию электронного трудового договора.
- В случае необходимости запросить подтверждение перехода в письменной форме.
Правильная формулировка в трудовой книжке о переходе на электронную форму – важный элемент юридической документации. Она гарантирует соблюдение требований законодательства, упрощает контроль за трудовым стажем и обеспечивает прозрачность отношений между работодателем и работником. Применяйте приведенные примеры формулировок, адаптируя их под конкретные условия вашей организации.