Перевод сотрудника на другую должность — это распространённая практика в управлении персоналом․ Он может происходить как в пределах одного структурного подразделения, так и с переходом в другое отделение, филиал или даже местность․ Важно понимать: любой постоянный перевод на другую работу требует официального оформления, включая внесение корректной записи в трудовую книжку (ТК)․ Нарушение правил ведения ТК может повлечь административную ответственность работодателя и осложнить дальнейшее трудоустройство сотрудника․
Что такое перевод на другую должность в трудовой книжке?
Согласно п․ 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от № 225 (в ред․ от 2022 года), в трудовую книжку вносятся сведения о:
- выполняемой работе (должности, профессии, специальности);
- переводе на другую постоянную работу;
- увольнении;
- награждениях за успехи в работе․
Перевод на другую должность — это изменение функциональных обязанностей сотрудника без расторжения трудового договора․ Это не временное поручение, а постоянное изменение условий труда․
Когда нужно делать запись в трудовой книжке?
Запись в трудовую книжку о переводе вносится только при постоянном переводе․ Если сотрудник временно исполняет обязанности другой должности (например, по совместительству или в отсутствие коллеги), запись в ТК не делается․
Обязательные условия для внесения записи:
- Издание приказа (распоряжения) работодателя о переводе;
- Согласие работника (в письменной форме, если перевод связан с изменением существенных условий труда, ст․ 72 ТК РФ);
- Подписание дополнительного соглашения к трудовому договору (если меняется должность, структурное подразделение или условия оплаты);
- Внесение записи в трудовую книжку в течение не позднее одной недели с даты издания приказа․
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Запись должна быть сделана чётко, без сокращений, с указанием полного наименования должности и, при необходимости, структурного подразделения․ Ошибки, неоднозначности и разговорные формулировки недопустимы․
Случай 1: Перевод в ту же структурную единицу (например, в том же отделе)
Если сотрудник остаётся в том же отделе, но меняет должность, указание на подразделение обязательно, если оно было указано в трудовом договоре при первоначальном приёме на работу․
Примеры правильных записей:
- Правильно: «Переведён с должности продавца-консультанта на должность старшего продавца в отдел продаж»․
- Правильно: «Переведён на должность ведущего специалиста отдела кадров»․
- Неправильно: «Переведён на должность продажного гада» — неформальное, оскорбительное и неприемлемое формулирование․
- Неправильно: «Переведён на должность старшего продавца» — без указания подразделения, если оно было в трудовом договоре․
Пояснение от Роструда и КонсультантПлюс: если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «отдел продаж»), то при переводе в этом же отделе на другую должность, название подразделения обязательно повторяется в записи․ Это обеспечивает юридическую точность и исключает двусмысленность․
Случай 2: Перевод в другое структурное подразделение
Если сотрудник переходит из отдела продаж в отдел маркетинга — это перевод в другое подразделение․ В этом случае запись должна содержать:
- должность до перевода;
- должность после перевода;
- название нового подразделения․
Пример правильной записи:
«Переведён с должности продавца-консультанта отдела продаж на должность маркетолога отдела маркетинга»․
Важно: если в трудовом договоре изначально не было указано подразделение, то в записи его указывать не обязательно․ Но если подразделение было указано при приёме — его нужно сохранять в записи при любом переводе, даже если сотрудник остаётся в том же подразделении․
Случай 3: Перевод с изменением местности
Если перевод связан с переездом в другой город или регион (например, при реорганизации компании или открытии нового офиса), запись должна содержать указание на новое местоположение․
Пример:
«Переведён на должность менеджера по продажам в филиал ООО «Ромашка» в г․ Казань»․
Какие документы нужны для перевода?
Для законного перевода сотрудника на другую должность требуется следующий пакет документов:
- Заявление сотрудника (если перевод инициирован им самим, например, по собственному желанию);
- Дополнительное соглашение к трудовому договору — обязательно, если меняется должность, структурное подразделение, условия оплаты или график;
- Приказ (распоряжение) работодателя — форма № Т-5 или Т-5а (или произвольная, но с обязательными реквизитами: номер, дата, основание, подпись руководителя, печать);
- Запись в трудовой книжке — вносится на основании приказа;
- Запись в личной карточке работника (форма Т-2), также обязательна;
- Сведения в ЕФС-1 — если перевод влияет на данные в системе персонального учёта (например, изменение должности в реестре ФСС)․
Что нельзя делать при оформлении записи?
Вот распространённые ошибки, которые могут привести к штрафам:
- Использование разговорных или неофициальных формулировок: «переведён на гада», «переведён на босса», «переведён на куратора» — недопустимо․
- Опускание названия подразделения, если оно было указано при приёме — нарушение․
- Запись без указания даты перевода — недопустимо․ Дата должна соответствовать дате приказа․
- Использование сокращений: «отд․ прод․» вместо «отдел продаж» — недопустимо․
- Запись без подписи ответственного лица и печати — недействительна․
- Внесение записи позже чем через 7 дней — нарушение срока, влечёт штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ․
Что делать, если запись сделана неправильно?
Если в трудовой книжке уже сделана ошибочная или неправильная запись, её нельзя просто зачёркивать или исправлять․
Правильный порядок исправления:
- Издать приказ об уточнении записи (например, «Об уточнении записи о переводе»);
- Внести новую запись, которая аннулирует предыдущую и указывает правильную информацию;
- В новой записи указать: «Запись о переводе от [дата] признана недействительной»;
- Затем внести корректную запись;
- Подписать и заверить обе записи․
Пример исправления:
Запись 1 (неправильная): «Переведён на должность продажного гада» — признана недействительной․
Запись 2 (правильная): «Переведён с должности продавца-консультанта на должность старшего продавца в отдел продаж»․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки․ При переводе на другую должность:
- Запись вносится в ЭТК автоматически работодателем через систему ФСС (через отчёт ЕФС-1);
- Сотрудник может проверить изменения в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ;
- Запись в бумажной ТК и ЭТК должна совпадать по содержанию․
Важно: если сотрудник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку — записи вносятся в обе․ Но с 2023 года при наличии ЭТК бумажная ТК не ведётся, если сотрудник не подал заявление на сохранение бумажной․
Ответственность работодателя
Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
- Повторное нарушение — штраф до 70 000 рублей для организации․
Кроме того, неправильно оформленная запись может стать основанием для признания увольнения незаконным, если сотрудник в будущем будет доказывать, что его «перевели» на другую должность, а на деле, уволили․
Чтобы избежать ошибок и штрафов, запомните эти 5 главных правил:
- Запись в трудовую книжку делается только при постоянном переводе — не для временных обязанностей․
- Обязательно указывайте структурное подразделение, если оно было в трудовом договоре при приёме․
- Используйте только официальные названия должностей, из должностных инструкций и штатного расписания․
- Вносите запись в течение 7 дней с даты приказа — не позже!
- Всегда оформляйте приказ, дополнительное соглашение и личную карточку — это не просто формальность, а юридическая необходимость․
Правильно оформленная трудовая книжка — это не только обязанность работодателя, но и гарантия прав сотрудника․ Она влияет на его пенсионные начисления, трудоустройство в будущем и защиту в суде․ Не пренебрегайте этим!
Информация актуальна на 22 мая 2026 года․ Рекомендуется регулярно проверять изменения в Трудовом кодексе РФ и Правилах ведения трудовых книжек на официальных сайтах: Роструд, КонсультантПлюс, Гарант․