Перевод сотрудников на другие должности, частая кадровая процедура. Однако‚ когда речь заходит о временном переводе‚ у многих специалистов отдела кадров возникают сомнения: нужно ли вносить соответствующую запись в трудовую книжку? Как оформить документы‚ если временная ставка впоследствии становится постоянной? В этой статье мы подробно разберем все аспекты внесения записей в трудовую книжку при переводе на временную должность‚ опираясь на действующее трудовое законодательство и актуальные правила ведения кадрового учета.

Что такое перевод на другую работу по ТК РФ

Согласно статье 72.1 Трудового кодекса РФ‚ переводом на другую работу считается:

• Постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника (то есть работы по определенной должности‚ профессии‚ специальности или конкретного вида поручаемой работы);
• Смена структурного подразделения‚ если оно было указано в трудовом договоре с работником;
• Переезд вместе с работодателем в другую местность.

Важно понимать разницу: трудовая функция — это не просто изменение кабинета‚ это именно смена должности или поручение принципиально иной работы.

Главное правило: вносится ли временный перевод в трудовую книжку?

Ответ на этот вопрос однозначен и закреплен в нормативных актах: Запись о временном переводе в трудовую книжку (как в бумажной форме‚ так и в электронные сведения о трудовой деятельности) вносить НЕ НУЖНО.

В соответствии с действующим Порядком ведения и хранения трудовых книжек‚ в них вносятся сведения только о переводе на другую постоянную работу. Временный перевод по своей природе имеет ограниченный срок действия (до выхода основного сотрудника‚ на срок до одного года и т.д.)‚ следовательно‚ он не является постоянным и не отражается в качестве самостоятельной записи в трудовой.

Пример из практики

Кассир Иванова А;А. была временно переведена на должность бухгалтера на период декретного отпуска основной сотрудницы. По окончании временного перевода (выходе декретницы) Иванова вернулась на свою прежнюю должность кассира. Запись о работе бухгалтером в трудовую книжку Ивановой не вносилась.

Как превратить временный перевод в постоянный?

Жизненные ситуации бывают разными: основной сотрудник может уволиться‚ не выходя из отпуска‚ или руководство может принять решение оставить переведенного работника на новой должности навсегда. В таком случае временный перевод трансформируется в постоянный.

Как это оформить пошагово:

1. Издание приказа о признании перевода постоянным. Документ составляется в свободной форме на основании дополнительного соглашения. В приказе обязательно укажите новую постоянную должность и дату начала работы по ней. Эта дата должна совпадать с датой фактического начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом (то есть первый день работы на новой должности).
2. Внесение записи в трудовую книжку. Именно с этого момента‚ когда перевод стал постоянным‚ возникает обязанность сделать запись.

Как правильно внести запись‚ если временный перевод стал постоянным

Если временный перевод признан постоянным‚ запись в трудовую книжку вносится по общим правилам. Разберем заполнение граф раздела «Сведения о работе»:

• Графа 1: ставится порядковый номер записи;
• Графа 2: указывается дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (именно та дата‚ когда сотрудник приступил к работе на новой должности‚ а не дата подписания допсоглашения о признании перевода постоянным);
• Графа 3: вносится сама формулировка. Например: «Переведен на должность старшего бухгалтера» или «Переведен в отдел маркетинга на должность маркетолога» (если менялось структурное подразделение);
• Графа 4: указывается реквизит приказа работодателя (дата и номер)‚ на основании которого внесена запись.

Особый случай: должность и подразделение не меняются

Если работник был временно переведен на другую должность‚ а затем этот перевод стал постоянным‚ но при этом наименование должности и структурного подразделения остались теми же‚ что и до перевода (например‚ сотрудник просто вернулся на свое старое постоянное место‚ и никаких новых должностей не появилось)‚ то вносить запись в трудовую книжку не требуется. Запись делается только тогда‚ когда происходит закрепление за новой должностью/подразделением на постоянной основе.

Образцы записей в трудовую книжку

Ниже представлены варианты заполнения трудовой книжки в различных ситуациях.

Образец 1: Перевод на другую постоянную должность в другом отделе

Ситуация: сотрудник переведен из отдела продаж в бухгалтерию на постоянной основе.

Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: Переведен в бухгалтерию на должность бухгалтера по расчету заработной платы.
Графа 4: Приказ от № 34-к

Образец 2: Временный перевод признан постоянным

Ситуация: сотрудник был временно переведен на должность инженера ‚ а перевод признан постоянным.

Графа 1: 8
Графа 2: (обратите внимание: дата начала работы‚ а не дата приказа о признании постоянным!)
Графа 3: Переведен на должность инженера на постоянной основе.
Графа 4: Приказ от № 55-к

Краткие итоги и рекомендации для кадровиков

1. Временный перевод никогда не фиксируется в трудовой книжке.
2. Если временный перевод становится постоянным‚ необходимо оформить дополнительное соглашение и издать приказ.
3. Запись в трудовую книжку вносится только после того‚ как перевод официально стал постоянным.
4. В графе 2 (дата) при превращении временного перевода в постоянный указывается дата начала работы по временному переводу‚ а не дата издания приказа о признании его постоянным.
5. Если после окончания временного перевода сотрудник просто возвращается на свою прежнюю постоянную должность‚ никаких записей в трудовую книжку не вносится.

Соблюдение этих несложных правил позволит избежать ошибок в ведении трудовых книжек и гарантирует‚ что стаж и должностная история сотрудника будут отражены корректно и в полном соответствии с законодательством РФ.