Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка, однако бумажный вариант остаётся в употреблении. В статье подробно рассмотрим, как правильно оформить первую запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) в 2026 году, какие документы нужны и какие ошибки часто допускают.
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Когда требуется первая запись
- Необходимые документы
- Заполнение ьного листа
- Первая запись работодателя
- Электронная трудовая книжка
- Образцы и примеры
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно‑правовая база
Оформление трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 65, ст. 66) и приказом Минтруда РФ от 19 мая 2026 г.. Ключевые положения:
- Работник обязан предъявить трудовую книжку при заключении трудового договора, за исключением случаев, когда договор заключается впервые (тогда книжка может быть выдана работодателем).
- Первая запись о приёме на работу должна быть внесена в течение пяти рабочих дней после подписания договора.
- Все даты в записи указываются арабскими цифрами, день и месяц – двузначными (пример: ).
- С 1 января 2024 года работники могут выбрать форму ведения книжки – бумажную или электронную (заявление до г. уже не требуется, но рекомендуется уточнить у работодателя).
Когда требуется первая запись
Первая запись делается в следующих ситуациях:
- Работник получает трудовую книжку впервые (первый трудовой договор).
- Иностранный гражданин, имеющий российскую трудовую книжку старого образца, продолжает работу в России.
- Работник переходит с бумажной на электронную форму (или наоборот) – в этом случае оформляется новая запись в соответствии с выбранным форматом.
Необходимые документы
Для оформления первой записи работодателю понадобится следующий пакет:
- Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
- Паспорт (страница с данными, без инициалов и сокращений).
- СНИЛС.
- ИНН (при наличии).
- Заявление работника о выборе формы ведения трудовой книжки (если работник желает электронный вариант).
- Для иностранных граждан – миграционная карта и, при необходимости, перевод паспорта.
Заполнение ьного листа трудовой книжки
ьный лист – первая страница книжки, в которой фиксируются основные сведения о работнике. Ниже – пошаговый алгоритм заполнения.
Какие поля заполняются
| Поле | Что указывать |
|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Полные ФИО без сокращений (как в паспорте). |
| Дата рождения | ДД.ММ.ГГГГ. |
| Место рождения | Город, область, страна. |
| Серия и номер паспорта | Как в документе. |
| СНИЛС | Полный номер. |
| ИНН (при наличии) | Указывается, если есть. |
| Дата заполнения ьного листа | Текущая дата (ДД.ММ.ГГГГ). |
| Подпись работника | Подтверждает правильность внесённых данных. |
| Подпись и печать организации | Ответственное лицо (начальник отдела кадров) ставит подпись и печать. |
Пример заполнения (текстовый)
Фамилия, имя, отчество: Иванов Сергей Петрович Дата рождения: Место рождения: г. Новосибирск, РФ Серия и номер паспорта: 45 12 345678 СНИЛС: 112-233-445 95 ИНН: 770123456789 Дата заполнения ьного листа: Подпись работника: ___________________ (Иванов С.П.) Подпись и печать организации: ___________________ (директор ООО "Пример") + печать
Первая запись работодателя (вкладка «Приём на работу»)
После заполнения ьного листа в книжку вносятся данные о первом месте работы.
Что записывается
- Дата приёма на работу – в формате ДД.MM.ГГГГ.
- Наименование организации – полное официальное название, без сокращений.
- Адрес организации – улица, дом, город, индекс.
- Должность – полное название должности (например, «инженер‑технолог»).
- Трудовой договор – номер и дата заключения.
- Основание приёма – «трудовой договор», «проектный контракт» и т.п.
- Подпись ответственного лица и печать организации.
Пример записи
Дата приёма: Наименование организации: ООО "ТехноСервис" Адрес: 125001, г. Москва, ул. Ленина, д. 10 Должность: инженер‑технолог Трудовой договор № 12/2026 от Основание приёма: трудовой договор Подпись: ___________________ (начальник отдела кадров) + печать
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2024 года в России действует система Электронной трудовой книжки, реализованная через портал Госуслуг. Процедура отличается от бумажного варианта, но основные сведения остаются теми же.
Как оформить ЭТК впервые
- Работник регистрируется на портале Госуслуги и подтверждает личность (паспорт, СНИЛС).
- Работодатель в своей системе кадрового учёта (например, 1С:Зарплата и Управление Персоналом) создаёт запись о приёме и отправляет её в Единый реестр ЭТК.
- Работнику приходит уведомление о создании ЭТК; он подтверждает её в личном кабинете.
- Все последующие записи (переводы, повышения, увольнения) вносятся автоматически через систему работодателя.
Преимущества ЭТК
- Отсутствие риска потери бумажного документа.
- Мгновенный доступ к данным из любой точки России.
- Автоматическое уведомление о новых записях.
- Упрощённый процесс при смене работодателя – запись переносится автоматически.
Образцы и примеры
Ниже представлены ссылки на готовые образцы, которые можно распечатать или использовать в электронных системах.
- Оформление трудовой книжки впервые по‑новому в 2026 г. – подробный разбор с примерами.
- Трудовая книжка: образец заполнения 2026 – шаблоны ьного листа и первой записи.
- Бумажная трудовая книжка в 2026 году: образец, как вести – пошаговое руководство.
- Образец заполнения трудовой книжки впервые (КонсультантПлюс) – юридический комментарий и нормативные акты.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Указание даты в формате «» | Запись может быть признана недействительной. | Всегда использовать двойные цифры: . |
| Сокращения в ФИО (И., И.) | Несоответствие паспортным данным, возможные проблемы при проверке. | Копировать ФИО полностью, как в паспорте. |
| Отсутствие подписи работника на ьном листе | Трудовая книжка считается неполной, работник может потребовать её замену. | Обязательно подпись и дата от работника. |
| Запись сделана позже 5‑дневного срока | Штраф для работодателя, возможные трудовые споры. | Внести запись в течение 5 рабочих дней после подписания договора. |
| Не поставлена печать организации | Запись считается недействительной. | Ответственное лицо ставит печать сразу после подписи. |
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли подавать заявление о выборе формы трудовой книжки?
С 2021 года обязательным стало только информировать работодателя о желаемой форме. Формальное заявление рекомендуется, но не является обязательным. Тем не менее, если работник хочет электронный вариант, лучше оформить письменное согласие.
Что делать, если у меня нет бумажной трудовой книжки?
Работодатель обязан выдать вам новую книжку (бумажную или электронную) при заключении первого трудового договора. Для иностранцев без российской книжки создаётся новая запись в соответствии с ТК РФ.
Можно ли исправлять ошибки в первой записи?
Да, но только в случае очевидных опечаток. Исправление должно быть выполнено через штамп «Исправлено» и подпись ответственного лица. Если ошибка существенная (например, неверная дата), запись аннулируется, а в книжку вносится новая запись с указанием причины исправления.
Как быстро увидеть запись в электронной книжке?
После того как работодатель отправит данные в реестр, запись появляется в личном кабинете работника в течение 24 часов. Уведомление приходит по СМС или в приложении Госуслуг.
Первое заполнение трудовой книжки – важный юридический акт, от которого зависят дальнейшие трудовые права и льготы работника. В 2026 году процесс стал более гибким благодаря возможности выбора между бумажным и электронным вариантами, однако требования к точности и своевременности записей остаються строгими.
Следуйте рекомендациям, проверяйте каждую цифру и подпись, а в случае сомнений обращайтесь к специалисту по кадрам или в отдел «Трудовые ресурсы» вашего предприятия. Правильно оформленная первая запись – залог безболезненного карьерного роста и уверенности в своих правах.
Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на источниках [1], [2], [4], [5].