В 2026 году процесс подтверждения и внесения записей о трудовом стаже претерпел значительные изменения, связанные с повсеместным внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК). Для работодателей и сотрудников критически важно понимать, как правильно оформлять документы при приеме на работу, особенно если предыдущий работодатель уже перешел на электронный формат ведения учета.

Основной документ: бумажная или электронная книжка?

Согласно актуальному законодательству (включая ст. 66.1 ТК РФ), основным документом, подтверждающим стаж работы, по-прежнему считается трудовая книжка. Однако формат её ведения зависит от выбора, сделанного работником ранее:

• Бумажная трудовая книжка: ведется только для тех сотрудников, которые не подавали заявления о переходе на электронную версию и сохранили бумажный бланк.
• Электронная трудовая книжка: основной массив данных о стаже теперь хранится в базах Социального фонда России (СФР, ранее ПФР).

Важно помнить: если работник перешел на электронную трудовую книжку у предыдущего работодателя, в его бумажном документе (если он остался на руках) должна стоять специальная закрывающая запись. При наличии такой записи новый работодатель не имеет права вносить в бумажную книжку какие-либо сведения о приеме на работу, переводах или увольнениях.

Как подтвердить стаж нового сотрудника?

При приеме на работу в 2026 году сотрудник обязан предоставить сведения о своей трудовой деятельности. Если бумажная трудовая книжка не ведется (закрыта запись о переходе на ЭТК) или утеряна, подтверждением стажа служат следующие документы:

1. Форма СТД-Р: выдается последним работодателем. В ней содержится информация о периодах работы у данного работодателя.
2. Форма СТД-СФР: содержит полные сведения обо всех периодах трудовой деятельности, зарегистрированных в Социальном фонде России. Этот документ можно получить:
• Через портал Госуслуги (запрос «Трудовой стаж» или «Выписка о состоянии лицевого счета СФР»);
• В клиентской службе СФР;
• В многофункциональных центрах (МФЦ);
• У последнего работодателя (если у него есть доступ к необходимым данным).

Именно данные из формы СТД-СФР являются приоритетными для расчета общего страхового стажа и проверки истории занятости кандидата.

Порядок внесения записи о приеме на работу

Действия работодателя зависят от статуса трудовой книжки сотрудника:

Ситуация 1: Сотрудник ведет бумажную трудовую книжку

Если работник не переходил на электронную версию, новый работодатель вносит запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку в установленном порядке (указание даты, должности, приказа). Параллельно эти сведения передаются в СФР для отражения в электронной базе.

Ситуация 2: Сотрудник перешел на электронную трудовую (в бумажной стоит закрывающая запись)

В этом случае:

• В бумажную трудовую книжку ничего не вносится.
• Работодатель обязан передать сведения о приеме на работу в СФР в электронном виде (форма СЗВ-ТД или через интеграционные системы).
• Сотрудник может получить обновленную выписку (СТД-Р) у нового работодателя или увидеть изменения в личном кабинете на Госуслугах.

Ситуация 3: Оформление впервые или утеряны все документы

Если новый работник приносит пустой бланк трудовой книжки в 2026 году, оформить его нельзя. Необходимо объяснить сотруднику, что его стаж теперь формируется исключительно в электронном виде на серверах СФР. Бумажные бланки для первичного оформления больше не выдаются.

Исправление ошибок и восстановление стажа

Что делать, если в записях обнаружены неточности или отсутствуют целые периоды работы?

Если в трудовой книжке (бумажной или электронной) содержатся неправильные записи либо отсутствуют данные об отдельных периодах, для подтверждения стажа принимаются:

• Справки от работодателей;
• Выписки из приказов о приеме и увольнении;
• Лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты.

Для корректировки сведений на индивидуальном лицевом счете (ИЛС) гражданин может подать заявление через Госуслуги или лично в СФР; Процедура позволяет:

• Добавить missing периоды стажа;
• Исправить ошибочные данные (ФИО, даты, должности);
• Дополнить сведения из бумажной трудовой книжки, если они не попали в базу СФР.

Важные нюансы учета и хранения

Трудовая книжка (даже в электронном виде) является документом строгой отчетности. Все движения бумажных бланков (приход, расход, выдача) должны фиксироваться в книгах учета движения трудовых книжек.

Стоит отметить, что наличие двух трудовых книжек (например, если сотруднику по ошибке завели новую вместо восстановления старой) не несет негативных последствий для работника, так как вся информация о его стаже агрегируется в единой базе СФР по номеру СНИЛС. Однако работодателю следует быть внимательным и запрашивать актуальную выписку СТД-СФР, чтобы избежать дублирования записей.

Резюме для работодателя в 2026 году:

1. Всегда запрашивайте актуальные сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР).
2. Проверяйте наличие закрывающей записи в бумажной трудовой книжке.
3. Не вносите записи в бумажную книжку, если сотрудник перешел на ЭТК.
4. Своевременно передавайте данные в СФР для формирования электронного стажа сотрудника.

Соблюдение этих правил гарантирует правильность исчисления пенсий и социальных гарантий для ваших сотрудников, а также обезопасит компанию от штрафов со стороны контролирующих органов.