Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Правильное её оформление и своевременная выдача являются обязательными требованиями Трудового кодекса РФ. В статье мы подробно разберём, когда, кому и в какие сроки необходимо выдавать трудовую книжку (бумажную и электронную), а также как оформить дубликат.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, статья 66 – регламентирует порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
• Статья 66.1 ТК РФ – устанавливает право работника получать сведения о своей трудовой деятельности в течение 3‑х рабочих дней после подачи заявления.
• Постановление Правительства РФ от № 1234 «Порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликатов и электронных трудовых книжек».

Когда необходимо выдавать трудовую книжку

1. При увольнении (прекращении трудового договора) – в последний день работы работнику должна быть выдана оригинальная книжка с записью об увольнении.
2. При оформлении пенсии – работник имеет право получить книжку до выхода на пенсию.
3. При переводе на электронную трудовую книжку (ЭТК) – оригинал может быть возвращён, а сведения передаются в электронный вид.
4. По заявлению работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1) – книжка выдаётся не позднее 3 рабочих дней.
5. При потере или порче оригинала – работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней со дня запроса.

Сроки выдачи

Пошаговая инструкция по выдаче бумажной трудовой книжки

Шаг 1. Подготовка документов

• Убедитесь, что в книжке есть все обязательные страницы (вкладка «Книга учета», листы для записей, листы для наград и пр.).
• Подготовьте журнал учёта движения трудовых книжек (обычно находится в кадровом отделе).
• Соберите справки, необходимые для записи (приказ об увольнении, приказ о переводе, справка о награде и т.д.).

Шаг 2. Внесение записи

1. В графе 1 укажите порядковый номер записи.
2. В графе 2 – дату выдачи (для увольнения – дата увольнения).
3. В графе 3 – основание (например, «Увольнение по собственному желанию», «Перевод на другую должность»).
4. В графе 4 – сведения о должности, размере заработной платы и другие обязательные реквизиты.
5. Подпишите запись своей подписью и печатью организации.

Шаг 3. Подписание журнала учёта

Работник подписывает журнал, подтверждая получение книжки (или её части). Если книжка возвращается в архив, в журнале делается отметка о возврате.

Шаг 4. Подписание работником

Работник ставит подпись в специальном поле «Получил(а) трудовую книжку» и указывает дату получения. При отказе от получения – работник подписывает отказ.

Шаг 5. Передача книжки

• Если сотрудник присутствует – передайте книжку лично.
• Если сотрудник отсутствует, оформите уведомление о необходимости явиться за книжкой (письмо с указанием срока – не менее 5 дней).
• При согласии работника на отправку – оформите договор почтовой отправки и приложите копию уведомления.

Что делать, если сотрудник отказывается принимать книжку или не может явиться

1. Составьте письмо‑уведомление с требованием явиться за книжкой в течение 5‑10 рабочих дней.
2. Если в течение установленного срока книжка не получена, отправьте её по почте с заказным письмом (согласие получателя должно быть зафиксировано в письме‑уведомлении).
3. В случае отказа от получения и отсутствия согласия – сохраняйте книжку в архиве и фиксируйте отказ в журнале. При необходимости можно обратиться в суд за принудительным возвратом.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Что такое ЭТК?

ЭТК – цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в системе Госуслуги и доступный через личный кабинет гражданина, а также через мобильные приложения.

Как оформить ЭТК

1. Работодатель регистрируется в системе «Электронные трудовые книжки» и получает доступ к личному кабинету.
2. Создаёт запись о приёме на работу, внося все обязательные данные (дата, должность, оклад, основания и пр.).
3. При увольнении вносит запись об увольнении с указанием причины и даты.
4. Работник получает уведомление на электронную почту/смс и может просмотреть выписку в личном кабинете ПФР или Госуслуг.

Как выдать выписку из ЭТК

• Войдите в Личный кабинет на портале Госуслуги → «Электронная трудовая книжка» → «Выписка».
• Выберите формат PDF, подтвердите запрос – документ будет сформирован с электронной подписью и отправлен в ваш почтовый ящик.
• При необходимости печатную копию можно выдать работнику в течение 3 рабочих дней.

Выдача дубликата трудовой книжки

Дубликат выдается в следующих случаях:

• Утеря оригинала работником.
• Повреждение (разрыв, заливка и т.п.).
• Необходимость замены из‑за изменения реквизитов организации.

Порядок выдачи дубликата:

1. Работник подаёт письменное заявление с указанием причины и копией паспорта.
2. Работодатель проверяет отсутствие оригинала в архиве.
3. Оформляется дубликат (на первой странице ставится отметка «Дубликат» в правом верхнем углу).
4. Дубликат выдаётся в течение 15 календарных дней со дня получения заявления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдать трудовую книжку позже дня увольнения?

Только в исключительных случаях, когда работник отказывается принимать книжку. В таком случае необходимо оформить уведомление и, при согласии, отправить книжку по почте.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется в порядке, установленном пунктом 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек: вносятся исправительные записи, подписываются обеими сторонами и фиксируются в журнале учёта.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. При переходе на ЭТК оригинальная бумажная книжка может быть возвращена работодателю, но работник сохраняет право запросить её копию в любой момент.

Какие сведения обязаны быть в первой странице трудовой книжки?

На первой странице указываются: название организации, её ИНН, ОКПО, дата регистрации, а также отметка «Дубликат», если это дубликат.

Выдача трудовой книжки – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных сроков и правильного оформления записей. Следуя пошаговой инструкции, вы избежите конфликтов с сотрудниками и контролирующими органами, а также обеспечите надёжную фиксацию трудового стажа ваших работников.

Помните: своевременная выдача, подпись работника и запись в журнале учёта – ключевые элементы, без которых документ считается выданным некорректно.

Дата актуализации статьи: