В данной статье рассматривается порядок внесения записей в трудовую книжку (ТК) генерального директора, который одновременно является единственным учредителем (участником, акционером) организации․ Мы опираемся на актуальную нормативную базу (ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 225 от «О ведении трудовых книжек»), а также на практические разъяснения из судебной практики и рекомендаций кадровых служб․

Когда необходимо делать запись в ТК директора‑учредителя?

• При приёме на работу (назначении) – если директор оформляется по трудовому договору․
• При изменении условий труда (изменение должности, оклада, режима работы и т․п․)․
• При увольнении – по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и др․
• При совместительстве – если директор одновременно работает в другой организации․
• При изменении статуса учредителя (например, выход из числа участников или вход в состав учредителей)․

Важно помнить, что трудовой договор с единственным учредителем не является обязательным (ст․ 57 ТК РФ)․ Однако если такой договор всё‑же заключён, запись в ТК делается на общих основаниях․ Если договор не заключён, основанием для записи служит приказ о назначении (или снятии полномочий) и/или решение учредительного органа․

Какие документы могут выступать основанием для записи?

1. Приказ о приёме на работу (назначении) генерального директора․
2. Решение (протокол) собрания участников (акционеров) о назначении/увольнении директора․
3. Приказ о снятии полномочий (об увольнении)․
4. Соглашение об изменении условий труда (например, изменение оклада)․
5. Справка о работе по совместительству (если требуется внести запись о совместительстве)․

Согласно разъяснениям Минтруда и практике кадровых служб, в графе 4 «Основание для внесения записи» допустимо указывать сразу два документа (например, номер приказа и номер протокола собрания)․ Это не запрещено ни ТК РФ, ни Постановлением № 225․

Образцы записей в трудовую книжку

Запись о приёме на работу (назначении) директора‑учредителя

Сведения о работе
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: Генеральный директор
Дата приёма: 
Основание для внесения записи: Приказ № 12 от о приёме на работу;
 Протокол собрания участников № 3 от о назначении генерального директора․

Примечание: если трудовой договор не заключён, в графе 3 указывается только должность и организация, а в графе 4 – приказ и протокол․

Запись об изменении условий труда (повышение оклада)

Сведения о работе
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: Генеральный директор
Дата изменения: 
Основание для внесения записи: Приказ № 45 от об изменении оклада;
 Соглашение об изменении условий труда от ․

Запись об увольнении директора‑учредителя по собственному желанию

Сведения о работе
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: Генеральный директор
Дата увольнения: 
Основание для внесения записи: Приказ № 78 от об увольнении по собственному желанию;
 Протокол собрания участников № 7 от о принятии заявления об увольнении․

Запись о работе по совместительству (директор также работает в другой компании)

Сведения о работе (совместительство)
Наименование организации: ЗАО «Техносервис»
Должность: Консультант по стратегическому развитию
Дата приёма: 
Основание для внесения записи: Приказ № 5 от о приёме на работу по совместительству;
 Справка о работе по совместительству от ․

Запись о выходе из числа учредителей (сохранение должности директора)

Сведения о работе
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: Генеральный директор
Дата изменения: 
Основание для внесения записи: Приказ № 62 от о внесении изменений в устав (выход участника);
 Решение общего собрания участников № 9 от о выходе участника из состава учредителей․

Особенности ведения ТК для единственного учредителя‑директора

• Отсутствие трудового договора не освобождает от ведения ТК․ Если работа выполняется на основании приказа и решения учредительного органа, запись всё равно делается․
• Дата записи․ Дата в графе 2 (дата приёма/увольнения/изменения) должна совпадать с датой, указанной в основном документе (приказе или протоколе)․ Если даты различаются, в графе 2 ставится дата наступления фактических последствий (например, день фактического начала исполнения обязанностей)․
• Подпись и печать․ Запись заверяется подписью ответственного за ведение кадрового учета (кадровика, бухгалтера) и печатью организации․ Если организация не имеет печати, допускается подпись уполномоченного лица с указанием его должности․
• Электронный формат․ С 2021 года допускается ведение ТК в электронном виде (ФНС России)․ При этом требования к содержанию записей остаются теми же․

Частые ошибки и как их избежать

1. Указание только трудового договора в качестве основания․ Если договор не заключён, запись будет считаться ошибочной․ Нужно добавить приказ и/или протокол․
2. Отсутствие ссылки на решение учредительного органа․ Для директора‑учредителя это ключевой документ, подтверждающий легитимность назначения/увольнения․
3. Неправильная дата․ Использование даты подписи приказа вместо даты вступления в силу может привести к спорам при проверке трудовой инспекции․
4. Смешивание основной работы и совместительства в одной строке․ Каждый вид работы оформляется отдельной записью с указанием «Совместительство» в графе 3․
5. Отсутствие печати или подписи․ Запись без заверения считается недействительной․

Практический алгоритм для кадровика

1. Получить основной документ: приказ о назначении/увольнении и/или протокол собрания участников․
2. Убедиться, что в документе указаны дата, номер и наименование организации․
3. Определить вид изменения (приём, перевод, увольнение, изменение условий, совместительство)․
4. Заполнить форму ТК:
   • Графa 1 – порядковый номер записи․
   • Графa 2 – дата события (приёма, увольнения и т․п․)․
   • Графa 3 – наименование организации и должность․
   • Графa 4 – основание (укажите номер и дату приказа, а также номер и дату протокола/решения, если они есть)․
   • Графa 5 – подпись ответственного лица и печать организации․
5. Проверить запись на соответствие требованиям (отсутствие ошибок, полнота реквизитов)․
6. Архивировать копию приказа и протокола в личном деле сотрудника․

Внесение записей в трудовую книжку генерального директора, который одновременно является единственным учредителем организации, не отличается от стандартной процедуры, однако требует особого внимания к документам, подтверждающим его полномочия․ Основанием для записи могут служить как приказ о приёме/увольнении, так и решение учредительного органа (протокол собрания участников, акционеров)․ Допустимо указывать оба документа в графе 4, что повышает юридическую надёжность записи․

Соблюдение представленных рекомендаций позволит избежать типичных ошибок, обеспечит корректное ведение трудовой книжки и защитит организацию от претензий со стороны государственных инспекций по труду․

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и практических рекомендаций кадровых служб на 23 мая 2026 года․