В России переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал добровольным и регулируется Федеральным законом «О трудовой книжке» от 1 января 2020 г. Если вы потеряли бумажную трудовую книжку и хотите перейти на цифровой формат, вам необходимо выполнить несколько простых шагов. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция, основанная на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях, опубликованных в 2026 г.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в системе «Госуслуги» и доступный работодателю и работнику в любой точке России. Переход на ЭТК добровольный, но при этом сохраняются все юридические права и обязанности, которые были закреплены в бумажном документе.

Преимущества ЭТК

• Удобный доступ 24 / 7 через портал Госуслуги.
• Экономия времени и средств на печати, хранении и транспортировке.
• Непрерывность записи: все изменения фиксируются мгновенно.
• Защита от потери, кражи и повреждения.

Когда можно перейти на ЭТК?

С 1 января 2020 г. переход на электронный формат стал добровольным. Работник может заявить о желании перейти в любой момент, но после принятия решения изменить его нельзя (согласно статье 14 Федерального закона «О трудовой книжке»).

Сроки подачи заявления

Согласно последним данным (2026 г.), заявление о переходе на ЭТК можно подавать в любое время, но при приёме на работу новый сотрудник должен сообщить работодателю о потере бумажной трудовой книжки и желании перейти на электронный вариант. Работодатель обязан оформить новую бумажную трудовую книжку, если работник ранее отказался от бумажного формата.

Что делать, если потеря произошла после увольнения?

Если вы получили бумажную трудовую книжку при увольнении и потеряли её, то:

1. Обратитесь в отдел кадров последнего места работы с заявлением о потере.
2. Получите дубликат бумажной трудовой книжки (форма «Дубликат трудовой книжки»).
3. Если вы хотите перейти на ЭТК, сообщите работодателю о желании перейти на электронный формат.

В случае, если вы уже получили электронную трудовую книжку и потеряли бумажную, работодатель обязан оформить новый дубликат бумажной книжки, если работник ранее отказался от бумажного формата.

Как оформить переход на ЭТК при приёме нового сотрудника

При приёме нового сотрудника, который сообщает о потере бумажной трудовой книжки, работодателю необходимо:

• Провести проверку данных в системе «Госуслуги» (если работник ранее был зарегистрирован).
• Оформить новую бумажную трудовую книжку (если работник отказался от бумажного формата).
• Запросить у сотрудника письменное заявление о переходе на ЭТК.
• Сформировать электронную трудовую книжку в системе «Госуслуги» и отразить все сведения о трудовой деятельности.

Если работник не имеет записи в «Госуслугах», то в электронной трудовой книжке можно оформить только новые сведения, а за предыдущий период необходимо создать дубликат бумажной книжки.

Как восстановить потерянную бумажную трудовую книжку

Восстановление бумажной трудовой книжки – обязательная процедура. Для этого необходимо:

1. Заполнить заявление о восстановлении (форма «Заявление о восстановлении трудовой книжки»).
2. Предоставить копию паспорта и справку о трудовой деятельности (если есть).
3. Оплатить государственную пошлину (согласно тарифу 2026 г.).
4. Получить дубликат в отделе кадров.

В случае, если работник уже перешёл на ЭТК, дубликат бумажной трудовой книжки можно оформить только в том случае, если работник ранее отказался от бумажного формата.

Практические рекомендации

• Регулярно проверяйте данные в системе «Госуслуги» – это поможет избежать ошибок при переходе.
• Храните копию электронного файла (если он доступен в личном кабинете).
• Сохраняйте копии всех заявлений и документов, связанных с переходом на ЭТК.
• Если вы не уверены в правильности оформления, обратитесь за консультацией к юристу или в отдел кадров.

Где найти официальные формы и образцы

Все необходимые формы можно скачать с официального сайта Госуслуги или в отделе кадров вашего предприятия. Ключевые документы:

• Форма «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку».
• Форма «Дубликат трудовой книжки».
• Форма «Заявление о восстановлении трудовой книжки».

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки после перехода на ЭТК? – Нет, после принятия решения о переходе изменить его нельзя.
2. Что делать, если электронная трудовая книжка потерялась? – Восстановление производится через портал «Госуслуги» по аналогии с бумажной.
3. Можно ли получить электронную трудовую книжку без бумажной? – Да, если работник ранее отказался от бумажного формата и оформил переход.

Потеря бумажной трудовой книжки не является преградой для перехода на электронный формат. Главное – своевременно подать заявление, оформить дубликат и следовать установленным процедурам. Благодаря системе «Госуслуги» процесс становится быстрым и прозрачным, а работник получает доступ к своим трудовым данным в любой момент.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашего предприятия или в службу поддержки «Госуслуг».