Потеря трудовой книжки – ситуация, с которой сталкиваются многие соискатели. Важно знать, как правильно оформить трудоустройство, чтобы не нарушить трудовое законодательство и защитить свои права. Ниже представлен подробный гид, основанный на актуальных разъяснениях государственных органов (Письмо Роструда от  N ПГ/30991-6-1, разъяснения ГАРАНТ.РУ, Контур.Экстерн и др.) и актуален на .

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 65 (оформление трудовой книжки), ст. 66 (ведение трудовой книжки).
• Письмо Роструда от  N ПГ/30991-6-1 – разъясняет порядок приёма на работу при отсутствии трудовой книжки.
• Разъяснения ГАРАНТ.РУ (2022‑06‑08) – работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению сотрудника.
• Контур.Экстерн (2024‑04‑16) – возможна работа без бумажного документа при условии оформления электронной трудовой книжки (ЭТК) или выдачи дубликата.

Что делать работнику при утере трудовой книжки

1. Составить письменное заявление на имя руководителя (или кадровой службы) с указанием:
   • ФИО и данные паспорта;
   • Причина отсутствия трудовой книжки (утрата, порча, хищение и т.д.);
   • Просьба оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) и/или выдать дубликат.
2. Приложить к заявлению копии документов, подтверждающих стаж (если они есть):
   • Выписки из прежних трудовых книжек;
   • Справки от предыдущих работодателей о периодах работы;
   • Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении;
   • Выписки из ПФР о стаже и заработке.
3. Получить подтверждение получения заявления (входящий номер, дата, подпись ответственного лица).
4. Дождаться оформления новой трудовой книжки (обычно в течение 3‑5 рабочих дней).

Обязанности работодателя

Согласно ст. 65 ТК РФ и разъяснениям Роструда, работодатель обязан:

• Принять письменное заявление работника об утрате трудовой книжки.
• Оформить новую трудовую книжку (бумажную) или оформить запись в электронной трудовой книжке (ЭТК) по выбору сотрудника.
• Внести в новую книжку сведения о текущем месте работы (должность, дата приёма, порядковый номер записи).
• Если работник предоставил документы, подтверждающие предыдущий стаж, обязан оказать содействие в получении этих документов (запросить справки у бывшего работодателя, предоставить копии приказов и т.д.).
• Выдать работнику дубликат трудовой книжки только в случае, если утрата произошла по вине работодателя (например, при хранении в организации).
• Обеспечить конфиденциальность персональных данных, содержащихся в заявлении и прилагаемых документах.

Оформление новой трудовой книжки: бумажная vs электронная

Бумажная трудовая книжка

Классический вариант, регулируемый ст. 66 ТК РФ. В новой книжке делается только одна запись о текущем месте работы. Предыдущий стаж указывается в отдельном листе или в справке, прилагаемой к книжке.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. ведение трудовой книжки в электронной форме является обязательным для всех работодателей. При отсутствии бумажного документа работник может:

• Подать заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в ЭТК;
• Предоставить подтверждающие документы (справки, выписки) для внесения данных о предыдущем стаже в ЭТК;
• Получить выписку из ЭТК в виде PDF‑документа, которая имеет ту же юридическую силу, что и бумажная книжка.

Образцы документов

Образец заявления о утрате трудовой книжки

[ФИО работника]
[Паспорт: серия №, выдан кем, когда]
[Адрес проживания]
[Контактный телефон]
[E‑mail]

Наименование организации
Кадровому отделу
Или непосредственному руководителю
[ФИО руководителя]

Заявление

Я, [ФИО], потерял(а) трудовую книжку в результате [указать обстоятельство: кража, пожар, случайная утеря и т.д.] в [месяц, год]. 
Прошу оформить новую трудовую книжку (бумажную/электронную) и внести в неё сведения о моём приёме на работу в вашу организацию с [дата приёма] на должность [название должности].

Прилагаю копии документов, подтверждающих мой трудовой стаж:
Справка от ООО «Предыдущий работодатель» о периодах работы с [дата] по [дата];
Выписка из ПФР о стаже и заработке;
Трудовой договор с предыдущим работодателем (№ … от …).

Подпись: _______________

Приказ о выдаче новой трудовой книжки

Приказ № ___ от «__» __________ 2026 г.

О выдаче новой трудовой книжки

В соответствии с заявлением работника [ФИО] от «__» __________ 2026 г. о утрате трудовой книжки и в соответствии со ст. 65 ТК РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Оформить новую трудовую книжку (бумажную/электронную) для работника [ФИО], принятого на работу с «__» __________ 2026 г. на должность [название должности].
Внести в трудовую книжку запись:
 – Дата приёма: «__» __________ 2026 г.;
 – Должность: [название должности];
 – Отдел/подразделение: [название];
 – Табельный номер: [номер].
Ответственному за кадровое обслуживание [ФИО] обеспечить выдачу новой трудовой книжки работнику в течение трёх рабочих дней.
Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров [ФИО].

Директор: _______________ /[ФИО]/

Ответственность сторон

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять на работу без любой трудовой книжки?

Да, если работник подаёт письменное заявление об утрате и работник оформляет новую книжку (бумажную или электронную) в соответствии с ТК РФ.

Кто должен восстанавливать трудовую книжку, если она потеряна до приёма на новое место?

Восстановление (выдача дубликата) осуществляется тем работодателем, у которого трудовая книжка была на момент утраты. Если утрата произошла после увольнения, новый работодатель обязан оформить новую книжку по заявлению сотрудника.

Нужно ли заверять копии документов, подтверждающих стаж?

Копии могут быть заверены работником самим (подпись + дата) либо нотариально, если требуется работодателем для внутренней проверки.

Можно ли оформить только электронную трудовую книжку и не выдавать бумажную?

Да, если работник согласен на ведение сведений исключительно в ЭТК. В этом случае выдача бумажного дубликата не требуется, но работник имеет право получить выписку из ЭТК в любой момент.

Утрата трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства, если соблюдены установленные законом процедуры. Работник должен своевременно подать письменное заявление с указанием причины отсутствия документа и, при возможности, приложить подтверждающие стаж бумаги. Работодатель, в свою очередь, обязан оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) и оказать содействие в получении сведений о предыдущем стаже. Соблюдение этих правил защищает права обеих сторон и минимизирует риски административной ответственности.

Следует помнить, что актуальная нормативная база может изменяться; перед оформлением документов рекомендуется свериться с последними версиями ТК РФ, письмами Роструда и разъяснениями контролирующих органов.