В 2026 году правила ведения, хранения и выдачи трудовых книжек в организациях закреплены в Порядке ведения и хранения трудовых книжек (п; 41, 44, 45, 42) и в Постановлении Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. (п. 84). Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить бланки и вкладыши, а также кто за это отвечает.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш – это отдельный документ, который подшивается к трудовой книжке, когда все страницы раздела (или раздела) в книжке заполнены. Вкладыш содержит:
- ьный лист с данными работника;
- номер, серию и дату выдачи;
- штамп «Выдан вкладыш» с реквизитами.
После подшивания на первом листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш».
Когда требуется выдача вкладыша?
- Заполнены все страницы раздела «Работа» (или любого другого раздела) в трудовой книжке.
- Трудовая книжка или вкладыш пришли в негодность (порча, неправильное заполнение).
- Требуется дубликат в связи с массовой утратой или чрезвычайными обстоятельствами.
Кто отвечает за выдачу?
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей возлагается на работодателя. Специально уполномоченное лицо назначается приказом (распоряжением) работодателя и имеет право:
- выдавать оригиналы трудовых книжек и вкладышей;
- вносить записи в приходно-расходную книгу;
- организовывать уничтожение испорченных бланков с составлением акта.
Как получить бланк или вкладыш?
Существует несколько способов:
- Скачивание – работник может скачать официальный бланк с сайта организации или Минтруда.
- Приобретение – в киосках, отделениях банка или в государственных учреждениях.
- Запрос в отделе кадров – письменная заявка с согласованием в секторе развития предпринимательства (например, в кабинете 206, 2‑й этаж).
Пошаговый процесс получения бланка
- Подготовьте письменную заявку на получение бланка трудовой книжки или вкладыша.
- Поставьте отметку о согласовании в заявлении.
- Отнесите заявку в сектор по развитию предпринимательства (п. 84 Постановления Минтруда).
- Получите бланк в течение рабочего дня (понедельник/среда, 14:00–17:30).
Учет и хранение бланков и вкладышей
Бланки и вкладыши считаются документами строгой отчетности. Их учет ведется в приходно-расходной книге:
- Записывается дата выдачи, номер, серия.
- При уничтожении испорченных бланков оформляется акт о уничтожении.
- Все чистые бланки и вкладыши фиксируются в приходно-расходной книге.
Ключевые пункты правил
- П. 41, 44 – обязательность наличия запасов чистых бланков и вкладышей.
- П. 45 – ответственность за ведение, хранение и выдачу.
- П. 42 – назначение уполномоченного лица.
- П. 84 – порядок выдачи бланков и вкладышей в государственных учреждениях.
Особенности в 2026 году
С 1 января 2021 г. новые трудовые книжки при первом трудоустройстве не оформляются. Тем не менее, организации обязаны:
- иметь запас чистых бланков и вкладышей;
- выдавать оригиналы сотруднику для оформления пенсии или перехода на электронный учёт.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку
- Заполните ьный лист вкладыша.
- Подшивайте вкладыш к трудовой книжке.
- На первом листе трудовой книжки ставьте штамп «Выдан вкладыш» с реквизитами (номер, дата выдачи, серия).
- Фиксируйте выдачу в приходно-расходной книге.
Где можно получить бланки и вкладыши?
- Администрация Первомайского района г. Минска – отдел по развитию предпринимательства.
- Администрация Московского района – отдел кадров.
- Государственная инспекция труда в Калужской области – сектор по развитию предпринимательства.
- Киоски и отделы кадров в частных компаниях.
- Всегда проверяйте наличие свободных страниц в трудовой книжке перед подшивкой вкладыша.
- Соблюдайте порядок оформления и учета согласно пунктам 41–45, 42, 84.
- При возникновении повреждения бланка оформляйте акт о уничтожении.
- Не забывайте, что с 2021 г. новые трудовые книжки не выдаются при первом трудоустройстве, но бланки и вкладыши остаются обязательными.
Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите правильное и законное ведение трудовых книжек и вкладышей в вашей организации.