Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное указание даты приема на работу имеет юридическое значение и влияет на расчет стажа, пенсионные права и другие социальные гарантии. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно заполнять дату приема на работу в трудовой книжке, какие документы являются основанием для внесения записи и в какие сроки это необходимо сделать.

Что такое дата приема на работу?

Дата приема на работу, это день, с которого работник фактически приступает к выполнению своих трудовых обязанностей. Именно эта дата указывается в трудовой книжке и является юридически значимой. Важно помнить:

• Дата приема на работу не всегда совпадает с датой издания приказа о приеме на работу;
• Работник считается принятым на работу со дня начала работы, указанного в трудовом договоре;
• Если трудовой договор заключен, но работник еще не приступил к работе, датой приема считается день фактического начала трудовой деятельности.

Правовые основания для внесения записи о приеме на работу

Запись о приеме на работу в трудовой книжке вносится на основании следующих документов:

1. Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а);
2. Трудовой договор (если приказ не издавался);
3. Другие документы, подтверждающие факт заключения трудового договора (например, протокол заседания комиссии по приему на работу и т.д.).

Сроки внесения записи

Согласно действующему законодательству, запись о приеме на работу должна быть внесена в трудовую книжку:

• В течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу;
• Если приказ не издавался, запись вносится в течение 5 рабочих дней со дня заключения трудового договора;
• Если работник принят на работу по совместительству, запись вносится в течение 5 рабочих дней после издания приказа.

Как правильно заполнить трудовую книжку: пошаговая инструкция

Определение даты приема на работу

Прежде чем вносить запись, необходимо определить точную дату приема на работу. Она может быть:

• Указана в трудовом договоре;
• Указана в приказе о приеме на работу;
• Указана в другом документе, подтверждающем факт заключения трудового договора.

Если дата начала работы не указана, по умолчанию она считается равной дате заключения трудового договора.

Заполнение граф трудовой книжки

В трудовой книжке запись о приеме на работу заполняется в разделе «Сведения о работе». Необходимо заполнить следующие графы:

Формат даты

Дата приема на работу указывается в следующем формате:

• День — две цифры (например, 05);
• Месяц — две цифры (например, 01);
• Год — четыре цифры (например, 2025).

Пример: (18 января 2025 года).

Особенности заполнения для разных категорий работников

Совместители

Для работников, принятых на работу по совместительству, запись в трудовую книжку вносится:

• В хронологическом порядке;
• Или блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации;
• На основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении трудового договора.

Работники, принятые после 10 июня 2021 года

С 10 июня 2021 года бумажные трудовые книжки для новых работников не ведутся. Учет трудовой деятельности осуществляется в электронной форме в Реестре застрахованных лиц. Работодатель обязан:

• Сделать запись о приеме на работу в электронном виде;
• Выдать работнику бумажную копию записи по его требованию;
• Хранить электронную запись в установленном порядке.

Работники, работающие по срочным договорам

Для работников, принятых на работу по срочному трудовому договору, дата приема на работу указывается:

• В графе 2 раздела «Сведения о работе»;
• С учетом срока действия трудового договора;
• При увольнении в графе 2 указывается дата увольнения.

Что делать, если дата приема указана неправильно?

Если в трудовой книжке указана неверная дата приема на работу, необходимо:

1. Обратиться к работодателю с заявлением о внесении исправлений;
2. Представить документы, подтверждающие правильную дату (например, копию трудового договора, приказа о приеме на работу);
3. В случае отказа работодателя внести исправления — обратиться в трудовую инспекцию или суд;
4. При внесении исправлений в графе 4 указывается: «Запись № __ исправлена. Основание: ___________».

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

За нарушение правил ведения, хранения или внесения записей в трудовую книжку работодатель может быть привлечен к административной ответственности:

• Штраф до 50 000 рублей (для должностных лиц);
• Штраф до 5 000 рублей (для индивидуальных предпринимателей);
• При повторном нарушении — штраф может быть увеличен.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли указать в трудовой книжке дату издания приказа о приеме на работу?

Нет, в трудовой книжке указывается дата начала работы, а не дата издания приказа. Если приказ издан 15 января 2025 года, а работник приступил к работе 20 января 2025 года, в трудовой книжке указывается дата .

Что делать, если работник не предъявил трудовую книжку при приеме на работу?

Если у работника нет трудовой книжки (например, она утеряна), работодатель обязан:

• Завести новую трудовую книжку;
• Сделать запись о приеме на работу;
• Указать в графе 4: «Выдана новая трудовая книжка».

Можно ли вносить записи о приеме на работу задним числом?

Нет, записи в трудовую книжку вносятся только на основании документов, датированных текущим периодом. Вносить записи задним числом не допускается.

Как быть, если работник принят на работу, но трудовая книжка не оформлена?

Если работник проработал у работодателя свыше 5 дней, а трудовая книжка не оформлена, работодатель обязан:

• Оформить трудовую книжку;
• Внести запись о приеме на работу;
• Указать в графе 4: «Трудовая книжка оформлена впервые».

Правильное указание даты приема на работу в трудовой книжке — это не только требование законодательства, но и забота о правах работника. Работодатель обязан:

• Указать точную дату начала работы;
• Внести запись в трудовую книжку в установленные сроки;
• Соблюдать все правила ведения и хранения трудовой книжки;
• Исправлять ошибки при их обнаружении.

Если у вас возникли вопросы по заполнению трудовой книжки или вы столкнулись с нарушением своих прав, рекомендуем обратиться к квалифицированному юристу или в государственную инспекцию труда.