Запись о благодарности – один из видов поощрения, который работодатель обязан отразить в трудовой книжке сотрудника. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, кто может объявить благодарность, сроки и порядок внесения записи, а также приведен типовой образец заполнения.

Правовая база

• Статья 66 Трудового кодекса РФ (часть 4) – регулирует внесение сведений о награждении и поощрении в трудовую книжку.
• Пункт 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Минтруда России от № 69) – определяет, что сведения о награждении вносятся в раздел «Сведения о награждении».
• Письмо Минтруда России от № 14‑6/10/ООГ – разъясняет, что запись о благодарности, объявленной органом государственной власти или местного самоуправления, подлежит внесению в трудовую книжку.
• Приказ работодателя о поощрении – основание для внесения записи; должен быть издан в течение пяти рабочих дней с момента объявления благодарности.

Кто может объявить благодарность

Благодарность может быть объявлена:

1. руководителем организации (директор, генеральный директор и т.п.);
2. главой муниципального образования (мэр, глава администрации);
3. губернатором области, края, республики;
4. другими органами государственной власти или местного самоуправления в рамках их компетенции.

Важно, чтобы благодарность была оформлена официальным документом (приказ, распоряжение, постановление) и содержала четкое указание на основание поощрения (например, «за высокие показатели в выполнении производственного плана», «за активное участие в муницип‑проекте» и т.д.).

Когда и как вносить запись

1. Срок – запись должна быть внесена в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа о поощрении (ч; 4 ст; 66 ТК РФ).
2. Раздел – в трудовой книжке существует отдельный раздел «Сведения о награждении». Запись помещаеться именно туда, после всех предыдущих записей о наградах и поощрениях.
3. Формат записи (примерно):

    2026 г. № ____ Благодарность объявлена Губернатором [название субъекта] за [краткое описание основания].
    

   Год указывается полностью, номер приказа – как в документе, затем текст благодарности.

4. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации.

Пример записи в трудовую книжку

Ниже представлен типовой вариант заполнения раздела «Сведения о награждении»:

2026 г. № 125‑к Благодарность объявлена Главой города Норильск за активное участие в муницип‑проекте «Чистый город» и значительный вклад в улучшение санитарного состояния территории.

Запись оформляется следующим образом:

Год – 2026;
Номер приказа – 125‑к;
Текст благодарности – кратко, но информативно, указывает кем объявлена и за что.

Что не вносится в трудовую книжку
Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практики, в трудовую книжку не вносятся записи о:

выплате премий, bonusов и иных вознаграждений, предусмотренных локальными нормативными актами организации;
поощрениях, выраженных исключительно в виде verbalной похвалы без оформления приказа;
наградах, не имеющих статуса официального поощрения (например, благодарности в виде электронного письма без последующего приказа).

Последствия отсутствия записи
Не внесение записи о благодарности не влечет за собой прямых правовых последствий для работника (его права и гарантии остаются неизменными). Однако для работодателя это может быть квалифицировано как нарушение требований ст. 66 ТК РФ и пунктов Правил ведения трудовых книжек, что повлечет:

административную ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ);
необходимость внесения пропущенной записи в рамках проверки трудовой инспекции;
риск возникновения споров при подтверждении стажа и трудовой деятельности работника.

Полезные советы для кадровой службы

Своевременно фиксировать приказ – сразу после издания приказа о благодарности сделать копию для личного дела сотрудника.
Проверять формулировку – текст благодарности должен быть лаконичным, но содержать суть основания (кем объявлена, за что).
Вести журнал учета поощрений – удобно вести отдельный регистр, где фиксируются номер приказа, дата, ФИО сотрудника и текст благодарности.
Обучать ответственных сотрудников – провести краткий инструктаж по правилам внесения записей в трудовую книжку, включая разделы о награждении.
Хранить приказы – оригиналы приказов о поощрении сохранять в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов).

Соблюдение указанных правил обеспечит корректное ведение трудовых книжек, минимизирует риски штрафных санкций и повысит доверие сотрудников к кадровой службе организации.