Прием нового сотрудника на работу — ответственный процесс, требующий соблюдения множества формальностей․ Одним из ключевых документов, традиционно запрашиваемых кадровыми службами, является трудовая книжка․ Однако с 2021 года, с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК), ситуация стала сложнее․ В этой статье подробно разберем, когда можно принять сотрудника без бумажной трудовой книжки, какие риски несет работодатель при нарушении правил и как правильно оформить все документы․
Главное правило: требование закона
Согласно части 2 статьи 65 Трудового кодекса РФ, при приеме на работу работник обязан представить работодателю:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в ЭТК);
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- документы воинского учета (для военнообязанных);
- иные документы, предусмотренные федеральными законами․
Трудовая книжка (бумажная или электронная) — это обязательный документ․ Отсутствие этого требования является нарушением․
Когда прием без трудовой книжки ЗАКОНЕН? Исключения из правила
Законодательство предусматривает несколько четких случаев, когда работник может быть принят на работу без предъявления трудовой книжки․ Все они связаны с отсутствием у сотрудника самой возможности предоставить этот документ․
Первичное трудоустройство (первая работа в жизни)
Это самое распространенное и абсолютно законное основание․ Если человек впервые в жизни устраивается на работу и у него никогда не было трудовой книжки (бумажной или электронной), работодатель не имеет права требовать ее предъявления․
- С 1 января 2021 года для всех впервые принимаемых на работу ведется только электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Бумажную книжку в этом случае оформлять не нужно (п․ 8 ст․ 2 Федерального закона № 439-ФЗ от )․
- Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней со дня приема на работу направить сведения о приеме в Пенсионный фонд России для открытия электронной трудовой книжки․
Утрата, повреждение или невозможность предъявления по иной причине
Если у сотрудника была трудовая книжка, но она была утрачена, повреждена, украдена или находится на восстановлении, он не может ее предъявить․ В этом случае:
- Сотрудник должен письменно объяснить причину отсутствия документа (например, заявление с просьбой принять на работу без предъявления ТК в связи с ее утратой)․
- Работодатель вправе принять его на работу, но предыдущий стаж работы в данном случае не будет учтен, так как сведения о нем отсутствуют в ЭТК или в восстановленной книжке․
- Впоследствии, если сотрудник восстановит свою трудовую книжку (бумажную или электронную), он должен предоставить ее работодателю для внесения сведений о предыдущих местах работы․
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если сотрудник ранее работал и у него есть электронная трудовая книжка (ЭТК), он не обязан иметь при себе бумажный документ․ Он должен:
- Сообщить работодателю свои данные для доступа к ЭТК (например, номер СНИЛС)․
- Предоставить распечатанную выписку из ЭТК по форме СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), если того требует работодатель для первичного оформления․
Важно: Если у сотрудника со стажем нет ни бумажной книжки, ни выписки СТД-Р, его можно оформить, но его предыдущий стаж не будет учтен в вашей организации․ Прием на работу в этом случае возможен, но с риском потери информации о прошлом опыте работника․
Чего НЕЛЬЗЯ делать: типичные ошибки работодателя
- Принимать сотрудника по договору гражданско-правового характера (ГПХ) вместо трудового договора, чтобы избежать оформления трудовой книжки․ Это прямая замена трудовых отношений искаженной формой, что является грубым нарушением ТК РФ и влечет ответственность․
- Требовать от впервые устраивающегося человека «справку об отсутствии трудовой книжки» или иные документы, не предусмотренные законом․ Это избыточное требование․
- Оформлять сотрудника без указания в трудовом договоре и приказе сведений о предыдущем месте работы (если они известны)․ Если стаж не будет учтен из-за отсутствия документов, это должно быть отражено в документах․
- Не направлять сведения о приеме на работу в ПФР для открытия ЭТК в случае первичного трудоустройства․
Алгоритм действий для работодателя при отсутствии трудовой книжки у соискателя
Если при приеме на работу сотрудник не предъявил трудовую книжку, действуйте по следующему плану:
- Уточните причину․ Запросите у сотрудника письменное объяснение (в виде заявления или служебной записки) о причине отсутствия документа․
- Определите категорию․ Относится ли сотрудник к одной из законных категорий:
- Впервые устраивается на работу?
- Имеет утраченную/поврежденную книжку?
- Перешел на ЭТК и не имеет бумажного документа?
- Оформите правильно․
- Заключите трудовой договор (не ГПХ!)․
- Издайте приказ о приеме на работу․ В графе «Трудовая книжка» укажите: «Не предоставил(а) в связи с ___» (указать причину: первичное трудоустройство, утрата и т․д․)․
- Если причина — первичное трудоустройство, в течение 5 рабочих дней направьте сведения в ПФР для открытия ЭТК․
- Проинформируйте сотрудника․ Объясните ему его обязанность в будущем предоставить трудовую книжку (бумажную или выписку из ЭТК), если она будет восстановлена, для учета предыдущего стажа․
- Храните документ․ Полученное письменное объяснение о причине отсутствия ТК приложите к личному делу сотрудника;
Ответственность работодателя за прием без трудовой книжки
Прием на работу без трудовой книжки в случаях, не предусмотренных законом, является административным правонарушением․
- Статья 5․27 КоАП РФ («Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»)․
- Для должностных лиц и юридических лиц предусмотрены штрафы (от 5 000 до 50 000 руб․ для ИП и юрлиц, дисквалификация для должностных лиц)․
- Кроме того, сотрудник (или государственный инспектор труда) может потребовать оформления трудовых отношений правильно и восстановления нарушенных прав․
Краткий итог: можно или нельзя?
| Ситуация | Можно ли принять без ТК? | Что делать? |
|---|---|---|
| Сотрудник впервые устраивается на работу (никогда не имел ТК) | ДА, обязательно | Оформить трудовой договор․ Направить сведения в ПФР для открытия ЭТК․ Указать в приказе причину «первичное трудоустройство»․ |
| У сотрудника была ТК, но она утеряна/украдена/повреждена | ДА | Принять на работу на основании письменного объяснения․ В приказе указать причину «утрата ТК»․ Предыдущий стаж не учитывается․ Требовать предоставления ТК после восстановления․ |
| У сотрудника есть ЭТК, но нет бумажной ТК | ДА | Запросить выписку СТД-Р или данные для проверки ЭТК через ПФР․ Принять на работу․ Указать в приказе причину «наличие ЭТК, бумажная ТК не предусмотрена»․ |
| У сотрудника есть стаж, но он не хочет предоставлять ТК/ЭТК | НЕТ | Отказ в приеме на работу обоснован․ Требование предоставить ТК/сведения об ЭТК — законное․ |
| Сотрудник с опытом работы, но без ТК по любой другой причине | НЕТ (рискованно) | Требовать предоставления документа․ Прием без него — нарушение, если причина не подпадает под исключения (утрата и т․д․)․ |