Сегодня 22 мая 2026 года актуальность вопроса оформления расписки о выдаче трудовой книжки остаётся высокой. Данный документ подтверждает факт передачи трудовой книжки работнику и служит важным доказательством в кадровых спорах, при оформлении пенсии, а также при необходимости предъявления трудовой книжки в Пенсионный фонд РФ (ПФР).

Что такое расписка о получении трудовой книжки?

Расписка о получении трудовой книжки – это письменный документ, которым работник подтверждает, что получил от работодателя трудовую книжку (или её дубликат) на определённый срок. Расписка составляется в двух экземплярах: один остаётся у сотрудника, второй – в отделе кадров предприятия.

Основные функции расписки:

• Фиксация факта передачи документа;
• Защита прав обеих сторон при возможных спорах (например, при утере или повреждении трудовой книжки);
• Основание для предоставления трудовой книжки в ПФР при оформлении пенсии или других социальных выплат;
• Документальное подтверждение соблюдения внутренних регламентов организации по работе с трудовыми книжками.

Когда требуется оформить расписку?

Расписка оформляется в следующих ситуациях:

1. При увольнении сотрудника – трудовая книжка выдаётся на руки под расписку;
2. При временной выдаче трудовой книжки для предоставления в ПФР, суд, нотариуса или иные органы;
3. При восстановлении утраченной или повреждённой трудовой книжки (выдаётся дубликат);
4. При переводе сотрудника в другое структурное подразделение с временным хранением трудовой книжки у работника;
5. При выдаче трудовой книжки сотруднику, находящемуся в отпуске, командировке или на больничном, если требуется её предъявление.

Правовое регулирование

Оформление расписки не прямо прописано в Трудовом кодексе РФ, но основывается на:

• Статье 62 ТК РФ – право работника получить трудовую книжку при увольнении;
• Статье 66 ТК РФ – обязанность работодателя вести и хранить трудовые книжки;
• Гражданском кодексе РФ (ст. 160, 161) – оформление простых письменных сделок;
• Статье 196 ГК РФ – срок исковой давности по требованиям о нарушении прав, связанных с трудовыми книжками, составляет 3 года со дня нарушения.

Таким образом, расписка имеет юридическую силу и может быть использована в суде как доказательство факта передачи (или не передачи) трудовой книжки.

Состав и обязательные реквизиты расписки

Хотя законодательно не установлен единый образец, расписка должна содержать следующие элементы:

• Наименование документа – «Расписка о получении трудовой книжки»;
• Дата и место составления;
• Информация о работодателе – наименование организации, её ИНН, КПСС (при наличии), адрес;
• Информация о работнике – ФИО, должность, структурное подразделение, номер трудовой книжки (или серии и номера дубликата);
• Основание выдачи – увольнение, временная выдача для ПФР, восстановление и т.п.;
• Срок выдачи – указывается, на какой период трудовая книжка передаётся работнику (например, «на 3 рабочих дня»);
• Обязательство работника вернуть документ – указание срока возврата (как правило, не более трёх дней после окончания срока использования);
• Подписи сторон – работника и уполномоченного представителя отдела кадров (с расшифровкой и датой);
• Печать организации (при наличии).

При необходимости можно добавить примечание о том, что работник ознакомлен с условиями хранения и использования трудовой книжки, а также с ответственностью за её утрату или повреждение.

Образец расписки о получении трудовой книжки

РАСПИСКА
о получении трудовой книжки

г. Москва «22» мая 2026 г.

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженера-конструктора в ООО «ТехноПром» (ИНН 7701234567), подтверждаю, что получил(а) на руки трудовую книжку № 1234567890, выданную мне в связи с временной выдачей для предоставления в Пенсионный фонд РФ.

Обязуюсь вернуть указанную трудовую книжку в отдел кадров ООО «ТехноПром» не позднее «25» мая 2026 г. (через три рабочих дня).

Подпись работника: _________________ /Иванов И.И./
Подпись представителя работодателя: _________________ /Петрова С.В./, специалист отдела кадров

(М.П.)

Приведённый выше пример можно оформить в виде таблицы или просто как свободный текст – главное, чтобы все обязательные реквизиты были присутствовали.

Как правильно заполнить расписку?

1. Шапка документа: указываем город и дату составления.
2. ФИО сотрудника полностью, как в паспорте и трудовой книжке.
3. Должность и подразделение (если есть).
4. Наименование организации, её реквизиты (ИНН, КПП, адрес).
5. Номер трудовой книжки (или серии и номера дубликата). Если книжка ещё не заполнена – указываем «дубликат трудовой книжки, серия …, номер …»;
6. Основание выдачи (выбираем из списка: увольнение, временная выдача для ПФР, восстановление, иное – уточняем).
7. Срок, на который выдаётся книжка, и срок возврата.
8. Подписи обеих сторон с расшифровкой и датой.
9. При наличии – ставим печать организации.

Рекомендуется использовать печатный бланк организации или шаблон в формате DOC/PDF, чтобы избежать ошибок и обеспечить единообразие оформления.

Хранение и срок действия расписки

Расписка о получении трудовой книжки хранится:

• У работника – до момента возврата трудовой книжки работодателю;
• В отделе кадров – в личном деле сотрудника на протяжении всего периода работы плюс 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).

Срок исковой давности по возможным спорам, связанным с несвоевременным возвратом или утратой трудовой книжки, составляет 3 года со дня нарушения права (ст. 196 ГК РФ). Поэтому рекомендуется сохранять копию расписки не менее этого периода.

Что делать, если работник отказался подписать расписку?

Отказ сотрудника подписать расписку не освобождает работодателя от обязанности выдать трудовую книжку. В таком случае:

1. Сделать отметку о выдаче трудовой книжки в журнале учёта трудовых книжек (или в электронной системе кадрового учёта);
2. Составить акт о выдаче трудовой книжки в присутствии двух свидетелей (например, сотрудников отдела кадров и бухгалтерии).
3. Уведомить сотрудника под расписку о том, что трудовая книжка выдана, и что он обязан вернуть её в установленный срок.
4. При дальнейшем споре использовать журнал учёта и акт как доказательства факта выдачи.

Полезные советы по оформлению

• Используйте единый шаблон для всей организации – это упрощает контроль и снижает риск ошибок.
• Перед выдачей трудовой книжки проверяйте её состояние (отсутствие повреждений, наличие всех необходимых записей).
• Если трудовая книжка выдаётся на длительный срок (например, для оформления пенсии), укажите точную дату возврата и предупредите о возможных последствиях за нарушение срока.
• После получения трудовой книжки обратно сделайте отметку в журнале учёта и верните расписку сотруднику (или храните её в личном деле).
• При переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) расписка о получении бумажного дубликата всё ещё может потребоваться, если работник просит выдать бумажный вариант для предоставления в определённые органы.

Расписка о получении трудовой книжки на руки – простой, но важный документ, который защищает интересы как работника, так и работодателя. Правильное оформление, соблюдение всех requisites и своевременное хранение позволяют избежать недоразумений при увольнении, оформлении пенсии или предоставлении трудовой книжки в государственные органы. Следуя приведённым рекомендациям и используя предложенный образец, вы сможете оформить расписку корректно и в полном соответствии с действующим законодательством.

Если вам нужен готовый шаблон, многие кадровые порталы и юридические сервисы предлагают бесплатные скачиваемые бланки расписки в форматах DOC, PDF и RTF. Достаточно ввести в поисковик запрос «образец расписки о получении трудовой книжки скачать бесплатно» и выбрать подходящий вариант.