Дата актуализации: 22 мая 2026 г.

Почему требуется согласие работника?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 84.1) работодатель обязан в последний день работы выдать сотруднику трудовую книжку с записью об увольнении. Если работник не может лично получить документ (болезнь‚ удалённое проживание‚ отсутствие связи и т.п.)‚ закон допускает его отправку по почте только при наличии письменного согласия сотрудника.

Без такого согласия пересылка трудовой книжки считается нарушением прав работника и может повлечь:

• административную ответственность организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
• возможные исковые требования о компенсации морального вреда;
• задержку в получении пособий по безработице‚ пенсии и других социальных выплат.

Нормативная база

• ТК РФ‚ ст. 84.1 – выдача трудовой книжки при увольнении;
• ФЗ «О персональных данных» (ст. 6‚ 9) – передача сведений о трудовой деятельности требует согласия субъекта;
• Постановление Правительства РФ от  № 841 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» – указывает на необходимость получения согласия при отправке книжки по почте;
• Рекомендации Минтруда и соцзащиты РФ (письмо от  № 12‑3/10‑2026) – образец уведомления и заявления о согласии.

Когда необходимо получать согласие?

Согласие требуется в следующих ситуациях:

1. Работник не явился в последний рабочий день для получения трудовой книжки;
2. Увольнение происходит удалённо (например‚ вахтовый метод‚ работа на дому);
3. Сотрудник находится на больничном‚ в отпуске без сохранения заработка или в командировке;
4. Работник отказался принимать книжку лично из‑за спора о причине увольнения.

Порядок получения согласия

Уведомление работника

Работодатель направляет сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. Уведомление должно содержать:

• название организации и её реквизиты;
• ФИО работника‚ должность‚ дату увольнения;
• указание‚ что в случае отсутствия возможности получения книжки лично требуется письменное согласие на её пересылку;
• срок‚ в течение которого работник должен предоставить согласие (как правило‚ не более 3 рабочих дней с момента получения уведомления);
• контактные данные отдела кадров (телефон‚ e‑mail‚ адрес для подачи заявления).

Форма согласия

Согласие оформляется в виде заявления работника (можно назвать также «согласие на высылку трудовой книжки по почте»). Обязательные элементы:

• название документа («Заявление о согласии на отправку трудовой книжки по почте»);
• дата и место составления;
• ФИО работника‚ его должность‚ табельный номер (если есть);
• реквизиты организации‑работодателя;
• явное выражение согласия на отправку трудовой книжки почтой;
• полный почтовый адрес‚ на который следует направить книжку (с индексом‚ названием населённого пункта‚ улицей‚ домом‚ квартирой);
• предпочтительный способ отправки (заказное письмо с уведомлением о вручении‚ ценное письмо и т.д.);
• подпись работника и расшифровка подписи;
• при необходимости – дата получения согласия работодателем (ставится отделом кадров).

Способы подачи заявления

Работник может передать заявление:

• лично в отдел кадров (под роспись о получении);
• по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
• через электронный документооборот (если у организации настроен ЭДО и есть квалифицированная электронная подпись работника);
• через корпоративный портал или личный кабинет сотрудника (при наличии такой системы).

Сроки отправки трудовой книжки после получения согласия

Согласно разъяснениям Минтруда (письмо от ):

• Если день получения заявления является рабочим – трудовая книжка отправляется в тот же день;
• Если день получения заявления выпадает на выходной или праздничный – отправка осуществляется в первый последующий рабочий день;
• Максимальный срок – не более одного рабочего дня после получения согласия (в случае‚ если день получения – нерабочий‚ то первый рабочий день после него).

Отправка осуществляется заказным письмом с уведомлением о вручении (или иным способом‚ обеспечивающим подтверждение получения). Это позволяет работодателю иметь доказательство того‚ что документ доставлен адресату.

Образцы документов

Уведомление работнику (пример)

УВЕДОМЛЕНИЕ
О необходимости явиться за трудовой книжкой
или дать согласие на её отправку по почте

Наименование организации: ООО «Пример»
ИНН/КПП: 7701234567/770101001
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ офис 5

Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович!

В связи с прекращением трудового договора с г. (увольнение по собственному желанию)
Вам необходимо явиться в отдел кадров ООО «Пример» не позднее г. для получения трудовой книжки.

В случае‚ если личный визит невозможен‚ просим предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
Согласие должно быть представлено в виде заявления (образец прилагается) и направлено в отдел кадров:
- лично;
- заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через электронный документооборот (если у вас есть КЭП).

Срок предоставления согласия – не более 3 рабочих дней с момента получения настоящего уведомления.

Контактное лицо: Петрова Анна Сергеевна‚ специалист отдела кадров
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E-mail: kadry@primer.ru

Заявление работника о согласии на отправку трудовой книжки по почте (пример)

ЗАЯВЛЕНИЕ

о согласии на отправку трудовой книжки по почте

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ родившийся г.‚ проживающий по адресу:
123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ кв. 45‚
работавший в ООО «Пример» в должности инженера‑конструктора с г. по г.‚
выражаю своё согласие на отправку мне трудовой книжки почтой.

Прошу направить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении по следующему адресу:
123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ кв. 45‚
с индексом 123456.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Что делать‚ если работник отказывается давать согласие?

Если сотрудник отказывается предоставить согласие на почтовую отправку‚ работодатель обязан:

1. Повторно вручить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой лично (можно направить заказным письмом с уведомлением);
2. При невозможности получения книжки лично (например‚ работник находится в другом регионе и не может приехать) – оформить акт о невозможности вручения трудовой книжки‚ подписанный двумя свидетелями от организации;
3. Хранить трудовую книжку в отделе кадров в течение пяти лет (ст. 66 ТК РФ) и выдавать её по первому требованию работника;
4. При необходимости – направить в трудовую инспекцию уведомление о невозможности вручения документа‚ приложив копии уведомлений и акта.

Важно: отсутствие согласия не освобождает работодателя от обязанности обеспечить получение трудовой книжки работником в разумные сроки.

Ответственность за нарушение порядка

Нарушение требований о получении согласия на отправку трудовой книжки может повлечь:

• Штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц (ст; 5.27 КоАП РФ);
• Штраф от 100 000 до 200 000 руб. для организаций;
• Возможное возмещение работнику ущерба (например‚ задержка выплаты пособия по безработице).

Практические советы для кадровой службы

• Создайте шаблоны уведомления и заявления в корпоративных форматах (Word‚ PDF) и разместите их на внутреннем портале;
• Автоматизируйте процесс: при вводе даты увольнения в кадровую систему генерируйте задачу на отправку уведомления работнику;
• Фиксируйте дату получения согласия в журнале учета трудовых книжек;
• При отправке используйте услуги почты с трекингом и уведомлением о вручении – это упрощает доказательную базу;
• Обучайте сотрудников отдела кадров правилам работы с персональными данными при передаче сведений о трудовой деятельности.

Согласие работника на высылку трудовой книжки по почте является обязательным условием для законной отправки документа при увольнении. Чёткое соблюдение процедуры – timely уведомление‚ получение письменного согласия‚ отправка в установленные сроки и использование подтверждающих способов доставки – защищает интересы обеих сторон и минимизирует риски административных штрафов и трудовых споров.

Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые образцы‚ кадровая служба сможет оперативно и корректно оформить все необходимые документы‚ обеспечив соблюдение требований ТК РФ и защиту прав работников.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и практических рекомендаций на 22 мая 2026 года.