Вкладыш – отдельный лист (или несколько листов), который вшивается в трудовую книжку и служит для записи
сведений о трудовой деятельности работника, когда основной бланк уже заполнен или когда требуется
вести дополнительный учёт. В статье рассмотрим, как выглядел старый образец вкладыша, какие нормативные
документы регулировали его оформление, чем он отличается от современного образца и что делать с
оставшимися бланками старого образца.

Исторический обзор

Трудовые книжки в СССР и России выпускались в нескольких сериях:

• 1938 год – первый образец, использовавшийся до 1973 года;
• 1973 год – книжка двуязычная (русский + язык союзной республики);
• 1993 год – образец, принятый после распада СССР;
• 2003 год – последний образец «старого» типа, действующий до ;
• 2023 год – новый образец, введённый постановлением Минтруда РФ.

Вкладыши выпускались одновременно с основными книжками и имели те же визуальные особенности, что и
основной бланк, но без ьного листа. Их цель – обеспечить возможность продолжать запись
трудовой истории без необходимости заменять всю книжку.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление вкладыша старого образца:

1. Постановление Совета Министров СССР от 6 сентября 1973 г. № 656;
2. Постановление Совета Министров СССР от 21 апреля 1975 г. № 310‑3;
3. Постановление Министерства финансов РФ, утвердившее образцы трудовой книжки и вкладыша (2003 год);
4. Приказ Минтруда России от № … – ввод нового образца (позволяет использовать старый до 2023 года).

Согласно этим документам, вкладыш считается действительным, если:

• он изготовлен по утверждённому образцу;
• в него внесены записи в соответствии с установленными реквизитами;
• он вшит в трудовую книжку до 01 января 2023 года (последний день применения старого образца).

Внешний вид старого образца вкладыша

Вкладыш 2003 года (самый «старый», но ещё действующий до 2023 г.) выглядит следующим образом:

• Размер: А5 (148 × 210 мм), листы плотностью 80 г/м²;
• Колонв шапке каждой страницы указано «ВКЛАДЫШ» и номер серии (например, «2003‑01»);
• Реквизиты: таблица с колонками:
  • № п/п;
  • Дата приема на работу;
  • Наименование организации, ИНН, ОКПО;
  • Должность, разряд, тарифный разряд;
  • Основание для приёма (договор, приказ);
  • Дата увольнения, основание увольнения;
  • Подпись руководителя и печать.
• Подписи: внизу каждой записи – подпись (расшифровка) лица, вносящего запись, и печать организации.

В отличие от новых образцов (введённых в 2023 году), старый вкладыш не содержит QR‑кода и не имеет
отдельного раздела «Сведения о профессиональном обучении».

Как правильно заполнять старый вкладыш

Заполнение производится в строгом соответствии с установленными формами. Ниже – пошаговая инструкция.

Шаг 1. Подготовка

• Убедитесь, что в трудовой книжке осталось свободное место для вшивания вкладыша (обычно – в конце первой части).
• Проверьте, что бланк вкладыша соответствует серии 2003‑01 (или другой, указанной в приказе организации).

Шаг 2; Заполнение первой записи

1. В колонке «№ п/п» укажите порядковый номер, который следует за последним номером в основной части книжки (например, если в основной части последняя запись – 29, то первая запись во вкладыше будет 30).
2. Укажите дату приёма (дд.мм.гггг) и основание приёма (договор, приказ, решение совета директоров).
3. Запишите полное наименование организации, её ИНН и ОКПО.
4. Укажите должность, разряд (если применимо) и тарифный разряд.
5. Подпишите запись своей подписью (расшифровка) и поставьте печать организации.

Шаг 3. Запись об увольнении (если требуется)

• В отдельной строке укажите дату увольнения, основание (по собственному желанию, по сокращению, по соглашению сторон).
• Подпись руководителя и печать обязательны.

Шаг 4. Вшивание вкладыша

После заполнения всех записей вкладыш вшивается в трудовую книжку в специально отведённый угол (обычно – в правый нижний угол последней страницы первой части). Важно, чтобы вшивание не повреждало уже существующие записи.

Что делать с неиспользованными бланками старого образца?

С в России действует новый образец трудовой книжки. Однако многие организации всё ещё имеют
запасы старых бланков и вкладышей. Рекомендации:

• Сохранить в архиве – если в организации есть сотрудники, у которых книжка ещё старого образца, оставшиеся бланки могут понадобиться для их дальнейшего использования.
• Обменять на новые – по запросу работника можно оформить замену старой книжки (и вкладыша) на новую. При этом старый вкладыш считается недействительным, если его не вшили до 2023 года.
• Утилизировать – если бланки не планируется использовать, их следует уничтожить в соответствии с правилами
  обращения с конфиденциальными документами (переплавка, сжигание).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать трудовую книжку образца 1993 года?

Да, если она была выдана до 2023 года и в ней находятся все необходимые записи. Однако в 2023 году
введён новый образец, и работодатели обязаны выдавать новые книжки новым сотрудникам. Существующие
книжки 1993 года могут использоваться до полного перехода на новый образец.

Обязательно ли вшивать вкладыш в старую книжку?

Нет, законодательного запрета нет. Вшивание вкладыша – обычная практика, позволяющая сохранить целостность
документа. Если вкладыш не вшит, его можно хранить отдельно, но при проверке трудовой книжки
сотруднику следует объяснить, где находятся дополнительные записи.

Как оформить запись, если трудовой договор закончился, а запись об увольнении не внесена?

В таком случае в вкладыше делается запись об увольнении с указанием даты и основания. При этом
в шапке записи указывается «Вкладка» и номер записи (продолжение нумерации основной части).

Сравнение старого и нового образцов вкладыша

Старый образец вкладыша трудовой книжки – важный документ, который использовался более полувека.
Его оформление строго регламентировано нормативными актами СССР и РФ. Несмотря на ввод нового
образца в 2023 году, старые вкладыши продолжают оставаться действительными, если они были
вшиты в книжку до установленного срока. Работодателям рекомендуется:

1. Проверять наличие свободного места в книжке и, при необходимости, вшивать старый вкладыш;
2. Обеспечить корректность заполнения всех реквизитов согласно образцу 2003 года;
3. Планировать замену старых книжек и вкладышей на новые, чтобы избежать проблем при проверках.

При правильном подходе старый вкладыш остаётся надёжным способом документировать трудовую историю
работника и не создаёт препятствий для перехода на новые формы учёта.

Дата актуализации статьи: