Трудовая книжка – это главный документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина. В ней фиксируются все события, влияющие на трудовой стаж, размер будущей пенсии и социальные гарантии работника. Ниже рассмотрены ключевые типы записей, которые должны присутствовать в трудовой книжке (как в бумажном, так и в электронном виде).
Запись о приёме на работу
Первая запись в трудовой книжке делается при поступлении сотрудника на должность. Она содержит:
- Дата приёма (день, месяц, год);
- Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
- Должность, которую занимает работник;
- Подразделение (отдел, цех, служба) – при наличии;
- Трудовой договор – номер и дата заключения (в некоторых случаях указывается только факт заключения).
Пример записи:
Принят на работу в ООО «СтройИнвест» с г. на должность инженера‑проектировщика отдела проектирования.
Запись о переводе на другую должность
Перевод может быть внутренним (в пределах одной организации) или внешним (при смене работодателя). В трудовой книжке указывается:
- Дата перевода;
- Новая должность;
- Подразделение (если изменилось);
- Основание перевода (приказ, распоряжение, соглашение сторон и т.д.).
Пример:
Переведён с г. на должность старшего инженера‑проектировщика отдела проектирования в соответствии с приказом № 45‑к от г.
Запись о повышении по службе (повышение квалификации, присвоение звания)
Если работник получает новое звание, категорию или проходит аттестацию, в трудовой книжке делается запись:
- Дата присвоения;
- Название звания/категории;
- Номер и дата приказа о присвоении.
Пример:
Присвоено звание «Инженер‑проектировщик I категории» с г. согласно приказа № 12‑к от г.
Запись о понижении в должности или демобилизации
В случае понижения (например, из‑за сокращения штата или дисциплинарного взыскания) фиксируются:
- Дата понижения;
- Прежняя и новая должность;
- Основание (приказ, распоряжение).
Пример:
Понижен в должности с г. с позиции ведущего инженера‑проектировщика на инженера‑проектировщика согласно приказу № 78‑к от г.
Запись об увольнении
Увольнение – одна из самых важных записей, поскольку она закрывает трудовой период у данного работодателя. В неё включаются:
- Дата увольнения (день, месяц, год);
- Основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, сокращение штата, истечение срока контракта и т.д.);
- Номер и дата приказа об увольнении;
- Примечание о выплате всех причитающихся сумм (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск и др.).
Пример:
Уволен по собственному желанию с г. в соответствии с приказом № 102‑к от г. Все расчёты произведены в полном объёме.
Запись о восстановлении на работе
Если работник восстановлен после незаконного увольнения (по решению суда или трудовой инспекции), в трудовой книжке делается запись:
- Дата восстановления;
- Должность, на которую восстановлен;
- Основание (решение суда, предписание инспекции и т.д.);
- Номер и дата соответствующего документа.
Пример:
Восстановлен на работе с г. на должность инженера‑проектировщика отдела проектирования согласно решению Ленинского районного суда г. Москвы от г. № 2‑123/25.
Записи о периодах нетрудоспособности (больничные, декретный отпуск и т.д.)
Хотя эти периоды не всегда вносятся в трудовую книжку, в некоторых случаях (например, при оформлении пособий по временной нетрудоспособности) делаются пометки:
- Дата начала и окончания нетрудоспособности;
- Вид нетрудоспособности (болезнь, отпуск по беременности и родам, уход за ребёнком и т.д.);
- Номер и дата листка нетрудоспособности или другого подтверждающего документа.
Пример:
Находился на больничном с г. по г. (листок нетрудоспособности № 456789 от г.).
Исправления и внесение пропущенных записей
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка или пропущена запись, её необходимо исправить согласно действующему порядку:
- Вычеркнуть ошибочную запись одной чертой (не замазывать, не стирать);
- Сверху написать правильную информацию;
- Указать, что запись исправлена, ссылкой на документ, на основании которого внесено исправление (приказ, распоряжение, решение суда и т.д.);
- Поставить дату исправления и подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) с расшифровкой;
- При необходимости – поставить печать организации.
Пример исправления:
Переведён с г. на должность ведущего инженера‑проектировщика.
Исправлено: Переведён с г. на должность старшего инженера‑проектировщика отдела проектирования в соответствии с приказом № 45‑к от г. (исправлено г., подпись И.И. Иванов, кадровик).
Особенности электронной трудовой книжки
С 2021 года в России действует электронный формат трудовой книжки. Основные отличия:
- Записи вносятся в единую информационную систему ПФР через личный кабинет работодателя;
- Работник может просматривать свою трудовую историю в личном кабинете на портале «Госуслуги»;
- Для исправления ошибок используется электронный документ‑исправление, который также направляется в ПФР;
- Требования к содержанию записей остаются теми же: дата, основание, должность, подразделение, номер и дата приказа.
Несмотря на электронный вид, важно помнить, что любые неточности могут привести к отказу в назначении пенсии, пособий по безработице или других социальных выплат.
Трудовая книжка – это не просто формальность, а юридически значимый документ, от которого зависят пенсионные права, возможность получения социальных выплат и защита интересов работника. Поэтому каждая запись должна быть:
- Своевременной;
- Полной (все обязательные реквизиты);
- Подтверждённой соответствующим приказом или иным внутренним документом;
- Оформленной без помарок и с соблюдением установленного порядка исправлений.
Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка будет надёжно отражать трудовой путь гражданина и послужит solid основанием для будущих пенсионных и социальных выплат.