Трудовая книжка – обязательный документ для всех работников, а также для работодателей, которые имеют наемных сотрудников. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) правила оформления записей в трудовой книжке не отличаются от правил для юридических лиц. В этой статье разберём, какие именно сведения необходимо заносить в трудовую книжку ИП, как правильно оформлять записи и какие нормативные акты регулируют этот процесс.
Кому нужна трудовая книжка?
Трудовая книжка требуется:
- Для всех работников, которые находятся на трудовом договоре.
- Для работодателя, если он является ИП и имеет наемных сотрудников.
- Для ИП, если он сам работает и не имеет наемных работников – в этом случае книга не нужна.
Обязанности работодателя – индивидуального предпринимателя
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022, ИП обязан:
- Внести в трудовую книжку запись о приёме на работу сотрудника.
- Внести запись о переводе сотрудника (если он переводится в другую организацию).
- Внести запись о увольнении сотрудника.
- Внести запись о начислении и выплате премий, поощрений.
- Сохранять трудовую книжку в течение всего срока работы сотрудника и не менее 10 лет после его увольнения.
Приём на работу
При приёме на работу работника ИП обязан внести запись в трудовую книжку в течение 5 дней с момента приёма. Запись оформляется в правом столбце и содержит следующие сведения:
- Дата приёма.
- Номер приказа о приёме.
- ФИО работника.
- Должность.
- Заработная плата (если указана).
- Дата начала работы.
- Номер трудового договора.
Пример записи:
Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович, ОГРНИП 1234567890, в должности руководителя, приём на работу сотрудника по трудовому договору № 1 от .
Увольнение
Запись об увольнении оформляется в том же правом столбце, но в отдельной строке. В ней указываются:
- Дата увольнения.
- Номер приказа об увольнении.
- Причина увольнения (если требуется).
- ФИО работника.
- Должность;
Перевод сотрудника
При переводе сотрудника в другую организацию ИП вносит запись о переводе. В ней указываются:
- Дата перевода.
- Номер приказа о переводе.
- ФИО работника.
- Новая должность (если отличается).
- Новый работодатель (если перевод в другую организацию).
Премии и поощрения
При начислении премий и поощрений в трудовой книжке вносится отдельная запись. В ней указываются:
- Дата начисления.
- Сумма премии.
- Причина начисления.
Правила оформления записи
- Запись в трудовой книжке делается в правом столбце.
- В правом столбце указывается дата и номер приказа о приёме, увольнении, переводе.
- В левом столбце указываются ФИО работника, должность, заработная плата, дата начала работы.
- Нельзя сокращать слова даже в наименовании работодателя. Например, запись «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович» должна быть полной.
- Запись должна быть подписана работодателем и, при необходимости, печатана.
- При оформлении записи обязательно указывайте фактическую дату принятия сотрудника на работу.
- Записи о приёме, увольнении, переводе и премиях оформляются в соответствии с образцами, предоставляемыми «КонсультантПлюс» и другими официальными источниками.
Пример заполнения
Ниже приведён пример записи о приёме на работу в трудовой книжке ИП:
Дата приёма:
Номер приказа: 001/2025
ФИО работника: Петров Петр Петрович
Должность: бухгалтер
Заработная плата: 50 000 руб.
Трудовой договор № 1 от
Ссылки на нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – глава «Трудовые книжки».
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022.
- Положения о трудовых книжках, утверждённые приказом Минтруда РФ.
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли трудовая книжка индивидуальному предпринимателю, если он сам работает?
Нет, если ИП работает только на себя и не имеет наемных сотрудников, трудовая книжка не требуется. - Можно ли сокращать название работодателя?
Нет, в трудовой книжке нельзя сокращать слова даже в наименовании работодателя. - Что делать, если книга потеряна?
В случае потери трудовой книжки необходимо обратиться в отдел кадров (если таковой имеется) или в налоговую инспекцию для получения справки о приёме и увольнении. Также можно оформить справку о приёме и увольнении в электронном виде. - Можно ли использовать электронный формат трудовой книжки?
В настоящее время обязательным является бумажный формат, однако в некоторых регионах допускается электронный формат при условии согласования с работодателем.
Индивидуальный предприниматель, как и любой другой работодатель, обязан вести трудовую книжку для своих наемных сотрудников. Записи о приёме, увольнении, переводе и премиях оформляются в соответствии с ТК РФ и Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022. Важно соблюдать все требования к оформлению: полные данные, отсутствие сокращений, правильные даты и номера приказов, а также своевременное внесение записей. Соблюдение этих правил гарантирует законность трудовых отношений и защищает права как работодателя, так и работника.