Вопрос о необходимости ведения трудовой книжки для сотрудников, работающих по совместительству, часто возникает как у самих работников, так и у кадровых служб. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, практические аспекты и рекомендации по оформлению трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) для внутренних и внешних совместителей.

Что такое трудовая книжка и кто её ведёт?

Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим факт исполнения должностных обязанностей и их продолжительность. Ведение трудовой книжки возлагается на работодателя по месту основной работы сотрудника.

Основные положения:

• Трудовая книжка заполняется при приёме на работу, переводе, изменении условий труда и при увольнении.
• Запись вносится на основании приказа о приёме (или переводе) и трудового договора.
• Дата записи – дата приёма на работу, а не дата внесения сведений в книжку.

Совместительство: внутреннее и внешнее

Совместительство делится на два вида:

1. Внутреннее совместительство – работа по дополнительной должности в той же организации, где сотрудник уже трудоустроен.
2. Внешнее совместительство – работа по договору с другой организацией (или ИП), при этом основное место работы остаётся у другого работодателя.

Закон не ограничивает количество совмещаемых должностей; решение о количестве остаётся за самим гражданином.

Нужна ли трудовая книжка совместителям?

Краткий ответ: трудовая книжка не является обязательной для работы по совместительству, но её ведение возможно и часто рекомендуется.

Основные моменты:

• Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69), запись о работе по совместительству вносится по желанию работника и только при наличии подтверждающих документов (приказ, трудовой договор, дополнительное соглашение).
• Для внешних совместителей запись делается основным работодателем (т.е. тем, у кого сотрудник имеет основное место работы) на основании копии приказа или трудового договора о работе по совместительству.
• Для внутренних совместителей запись также вносится основным работодателем по просьбе сотрудника.
• Если сотрудник не желает фиксировать совместительство в трудовой книжке, запись не делается – это не нарушает трудовое законодательство.

Как оформляется запись о совместительстве?

При оформлении записи следует соблюдать следующие шаги:

1. Получить от сотрудника заявление о желании внести запись о совместительстве (можно в свободной форме).
2. Подготовить подтверждающий документ:
   • Копию приказа о приёме на работу по совместительству (для внешнего совместителя);
   • Копию трудового договора или дополнительного соглашения к основному трудовому договору (для внутреннего совместителя).
3. Внести запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки:
   • Дата – дата приёма на работу по совместительству (из приказа).
   • Наименование организации – место работы по совместительству.
   • Должность, профессия или specialty.
   • В примечании указать, что работа выполняется по совместительству (не является основным местом работы).
4. Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.

При увольнении с совместительской должности запись о прекращении работы также вносится по тем же правилам (по желанию работника).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и совместительство

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек, ведомых через ПФР. Для совместителей правила аналогичны:

• ЭТК ведётся только у основного работодателя.
• Запись о работе по совместительству вносится в ЭТК на основании тех же документов (приказ, договор) и также по желанию сотрудника.
• Уведомление о праве выбрать способ ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) направляется всем сотрудникам, включая внешних совместителей.
• Исключений для совместителей в данном положении нет.

Ответственность работодателя

Работодатель обязан:

• Информировать сотрудника о его праве внести запись о совместительстве в трудовую книжку (бумажную или электронную).
• Сохранять копии приказов и договоров, подтверждающих работу по совместительству, в течение всего периода хранения трудовых документов (как минимум 50 лет).
• Не отказывать в внесении записи при наличии заявления сотрудника и подтверждающих документов.

Нарушение этих требований может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение порядка ведения трудовых книжек).

Практические рекомендации

• Для сотрудников: если вам важно иметь документальное подтверждение совместительской работы (например, для будущего трудоустройства, получения пенсии или социальных выплат), подайте заявление о внесении записи и предоставьте копию приказа/договора.
• Для кадровых служб: разработайте стандартную форму заявления о внесении записи о совместительстве и инструкцию для сотрудников, чтобы процесс был прозрачным и единообразным.
• Для бухгалтерии: убедитесь, что при начислении страховых взходов и расчёте среднего заработка учитываются все места работы (основное и совместительское), даже если запись в трудовой книжке отсутствует.

Трудовая книжка не является обязательным условием для работы по совместительству, но её ведение возможно и часто полезно. Запись о совместительстве вносится по желанию работника и только при наличии подтверждающих документов (приказ, трудовой договор). Основной работодатель отвечает за оформление такой записи как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке. Соблюдение указанных правил обеспечивает законность трудовых отношений и защищает права сотрудников.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовых книжек для совместителей – обращайтесь к своему кадровому отделу или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.