Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются даты начала и окончания работы‚ должности‚ причины увольнения и другие сведения‚ которые могут понадобиться при расчёте пенсии‚ социальных выплат и при поиске новой работы. Вопрос о том‚ кто именно должен подписывать трудовую книжку‚ часто вызывает недоразумения‚ особенно в условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Правовой статус трудовой книжки в Украине
Согласно Трудовому кодексу Украины‚ трудовая книжка является официальным документом‚ подтверждающим трудовые отношения. До 10 июня 2026 года работники‚ которые получили трудовую книжку до 1 января 2004 года‚ обязаны оцифровать её. Начиная с 10 июня 2026 года‚ учет трудового стажа в Украине будет осуществляться исключительно в электронном виде.
С 2021 года специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях ведение бумажной трудовой книжки всё ещё допускается (например‚ при работе в учреждениях‚ где электронный доступ ограничен).
Кому необходимо расписываться в трудовой книжке?
- Работодатель – основной подписант. Он вносит сведения о приёме на работу‚ смене должности‚ увольнении и причинах увольнения. Подписывается в момент оформления каждой новой записи.
- Сотрудник (работник) – подписывает запись о приёме на работу и при увольнении‚ подтверждая‚ что информация верна. Это подтверждает согласие с условиями трудовых отношений.
- Специалист по кадрам (HR) – в некоторых компаниях HR-специалист может подписывать записи‚ если это предусмотрено внутренними процедурами. Однако юридически обязательной подписью остаётся работодатель.
- Проверяющий орган (например‚ инспекция труда) – при проверке может потребовать подписания подтверждающих документов‚ но это не относится к обычному заполнению трудовой книжки.
Как правильно расписываться?
- Запись о приёме на работу – работодатель заполняет поля «Дата приёма»‚ «Должность»‚ «Организация»‚ «Причина приёма». После заполнения подписывается работодатель и работник.
- Запись о смене должности – аналогично‚ работодатель вносит новую должность и дату‚ подписывая документ.
- Запись об увольнении – работодатель указывает дату увольнения‚ причину и‚ при необходимости‚ подтверждающие документы. Работник подписывает‚ подтверждая‚ что увольнение произошло по согласованной причине.
- Проверка и контроль – при проверке работодатель может предоставить копию записей‚ подтверждая‚ что все подписи действительны.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 10 июня 2026 года электронный формат становится единственным официальным. В ЭТК подписываются не физическими‚ а цифровыми подписью (КПП) работодателя и работника. Процесс выглядит так:
- Работодатель вводит данные в систему.
- Система генерирует электронный документ.
- Работодатель и работник подтверждают данные цифровой подписью.
- Документ сохраняется в базе данных‚ доступен для проверки в любой момент.
Важно отметить‚ что при переходе на ЭТК работники могут отказаться от бумажной версии‚ но это возможно только до даты перехода‚ после которой бумажная трудовая книжка становится недействительной.
Специальные случаи
- Утеря или повреждение трудовой книжки – работник может обратиться в службу занятости за восстановлением. В этом случае работодатель подписывает заявление о восстановлении.
- Смена работодателя – при переходе на новую работу работодатель нового работодателя подписывает запись о приёме‚ а старый работодатель – запись об увольнении.
- Сотрудник‚ работающий в нескольких местах одновременно – каждая организация должна вести отдельную запись‚ подписывая её соответствующим сотрудником.
Как оцифровать трудовую книжку?
Для тех‚ кто получил бумажную трудовую книжку до 1 января 2004 года‚ процедура оцифровки выглядит следующим образом:
- Соберите копии всех страниц трудовой книжки.
- Обратитесь в zoda.gov.ua – портал государственных услуг Украины.
- Заполните онлайн‑форму оцифровки‚ приложив сканы страниц.
- После проверки документов вам выдадут электронную версию.
Ключевые моменты:
- Работодатель – основной подписант.
- Работник подтверждает запись своей подписью.
- С 2021 года обязательна работа с электронными трудовыми книжками.
- С 10 июня 2026 года бумажная трудовая книжка становится недействительной.
- При переходе на ЭТК подписи заменяются цифровыми.
Следуя этим правилам‚ вы гарантируете корректность и законность оформления трудового стажа‚ что важно для расчёта пенсии‚ социальных выплат и при поиске новых рабочих мест.