Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы, право на социальные гарантии и пенсионные выплаты. С 10 июня 2026 года в Украине процесс учёта трудового стажа полностью переходит в электронный формат, однако правила внесения записей о работе в качестве индивидуального предпринимателя (ИП) остаются актуальными как в бумажных, так и в электронных трудовых книжках.

Что такое ИП и почему запись в трудовой книжке может понадобиться?

Индивидуальный предприниматель – это физическое лицо, зарегистрированное в качестве самостоятельного предпринимателя и осуществляющее коммерческую деятельность без образования юридического лица. Несмотря на то, что ИП является работодателем, он может:

• нанимать работников по трудовому договору;
• самостоятельно работать в своей ИП‑деятельности, но при этом иметь официальные трудовые отношения с другими организациями.

Если ИП работает по трудовому договору (например, в качестве совместителя, временного работника или на условиях аутсорсинга), то такой период необходимо фиксировать в трудовой книжке, чтобы он учитывался при расчёте пенсионных прав и иных социальных гарантий.

Нормативно‑правовая база в Украине (по состоянию на 2026 год)

Ключевые документы, регулирующие ведение трудовой книжки и учёт стажа в Украине:

1. Трудовой кодекс Украины (ст. 78‑84) – определяет порядок ведения трудовых книжек.
2. Постановление Кабинета Министрів України от 23 апреля 2021 р. № 442 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
3. Пункт 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек – перечень сведений, подлежащих внесению.
4. Закон Украины «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу 10 июня 2026 г.) – перевод всех записей в электронный реестр застрахованных лиц.

С 10 июня 2026 года бумажные трудовые книжки теряют обязательный статус. Все сведения о трудовом стаже, включая записи о работе в ИП, автоматически синхронно отображаются в Электронной трудовой книжке (ЭТК) через реестр застрахованных лиц.

Когда ИП может быть вписан в трудовую книжку?

Запись в трудовую книжку делается только в случае, если между ИП и работником (или между ИП и другим юридическим лицом) возникли официальные трудовые отношения, оформленные трудовым договором. Ниже перечислены типичные сценарии:

• Работник нанят ИП в качестве сотрудника. ИП выступает работодателем, оформляет трудовой договор, выплачивает заработную плату, удерживает налоги и делает отчисления в фонд социального страхования.
• ИП работает в другой организации по трудовому договору. В этом случае запись делается работодателем‑организацией, а не самим ИП.
• Совместительство. ИП может одновременно работать по трудовому договору в другой компании и вести собственный бизнес. Оба периода фиксируются в трудовой книжке.
• Временное или проектное трудоустройство. Если ИП нанимает сотрудников на конкретный проект, запись в книжку обязательна.

Важно: если ИП привлекает работников на основе гражданско‑правовых договоров (например, договор подряда), такие отношения не являются трудовыми и в трудовую книжку не вносятся.

Порядок внесения записи в трудовую книжку (бумажную и электронную)

Бумажный вариант (для тех, кто ещё использует традиционную книжку)

1. Работодатель (ИП) заполняет вкладку № 1 трудовой книжки работника.
2. Указываются следующие сведения (пункт 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
   • Дата начала и окончания работы;
   • Наименование ИП (ФИО предпринимателя, ИНН, ОКПО, адрес места работы);
   • Должность (или вид выполняемой работы);
   • Размер заработной платы (в гривнах) и условия оплаты;
   • Основание для прекращения трудовых отношений (по взаимному согласию, по инициативе работника/работодателя и т.д.);
3. Запись подписывается руководителем ИП (обычно – самим предпринимателем) и работником.
4. К записи прилагаются копии документов, подтверждающих оплату (выписка из банка, расчётный лист).

Электронный вариант (ЭТК)

1. Работодатель (ИП) входит в Электронный сервис ПФУ (Пенсионный фонд Украины) через Е‑Дія или корпоративный аккаунт.
2. В разделе «Внесение записей в трудовую книжку» выбирается тип записи «Трудовой договор с ИП‑работодателем».
3. Заполняются те же поля, что и в бумажной версии, но в электронном виде:
   • Дата начала/окончания;
   • Наименование ИП (ФИО, ИНН, ОКПО);
   • Должность/вид работы;
   • Размер заработной платы;
   • Основание прекращения.
4. Система автоматически проверяет наличие обязательных страховых взносов и подтверждает запись.
5. После подтверждения запись появляется в Электронном реестре застрахованных лиц и становится доступной работнику через личный кабинет Е‑Дія.

Электронный процесс полностью заменяет необходимость в бумажных подписях, однако в случае спорных ситуаций рекомендуется сохранять сканы подписанных договоров и расчётных листов.

Какие сведения указываются в записи о работе в ИП?

Особенности учета для ИП‑работников

• Самозанятый ИП без работников. Если ИП работает только на себя, запись в трудовую книжку не требуется, так как нет трудовых отношений.
• Совместительство. При работе в ИП и в другой организации одновременно, обе записи фиксируются независимо друг от друга.
• Периодические проекты. При работе на проектной основе запись делается на каждый отдельный проект, если он оформлен трудовым договором.
• Отпуск и больничные. ИП‑работодатель обязан вести учёт отпусков, больничных листов и предоставлять соответствующие справки, как любой другой работодатель.
• Социальные отчисления. ИП обязан перечислять страховые взносы в ПФУ, Фонд социального страхования и др. Неплатежи могут стать причиной отказа в внесении записи.

Что делать, если запись в трудовой книжке отсутствует?

1. Обратиться к работодателю (ИП). Попросить оформить запись в течение 5‑10 рабочих дней.
2. Если ИП отказывается, подать заявление в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с требованием исправить нарушение.
3. В случае, когда ИП уже прекратил деятельность, обратиться в Пенсионный фонд Украины с копиями трудового договора и справками о выплате заработной платы – они могут вручную добавить запись в электронный реестр.
4. Для защиты своих прав рекомендуется сохранять все документы: договор, расчётные листы, банковские выписки, подтверждающие факт трудовых отношений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить запись в трудовой книжке, если я работаю в ИП на условиях договора подряда?

Нет. Договор подряда – это гражданско‑правовой договор, а не трудовой. В трудовую книжку такие отношения не вносятся.

Нужно ли вносить запись, если я являюсь единственным сотрудником своего ИП?

Нет. Трудовая книжка фиксирует только трудовые отношения с работодателем. Если вы работаете только на себя, запись не требуется;

Как отразятся в пенсионных начислениях периоды работы в ИП?

Все периоды, зафиксированные в трудовой книжке (бумажной или электронной), учитываются при расчёте страхового стажа. При правильных отчислениях в ПФУ ваш пенсионный счёт будет пополняться.

Можно ли самостоятельно добавить запись в электронную трудовую книжку?

Нет. Запись может вносить только работодатель (в данном случае ИП) через официальный сервис ПФУ. Самостоятельное добавление считается нарушением.

Что происходит с уже существующими бумажными трудовыми книжками после 10 июня 2026 года?

Бумажные книжки сохраняются у работников как справочный документ, но их юридическая сила прекращается. Все сведения автоматически синхронизируются с электронным реестром, и дальнейшее ведение происходит только в электронном виде.

Вписывание ИП в трудовую книжку – обязательный процесс, если между ИП и работником возникли официальные трудовые отношения. С 10 июня 2026 года весь учёт стажа переходит в электронный формат, но требования к содержанию записей и к обязательным страховым отчислениям остаются прежними. Соблюдение нормативов защищает права работников, обеспечивает правильный расчёт пенсионных и социальных выплат, а также упрощает взаимодействие с государственными сервисами.

Помните: правильное оформление записи – ваш гарантийный щит в случае споров о трудовых правах и пенсионных начислениях.

Дата публикации: