Вопрос о трудовой книжке часто вызывает путаницу у тех, кто работает по совместительству, временно или на неполную ставку. Главное, что нужно помнить: трудовая книжка (бумажная или электронная) требуется при любой официально оформленной работе, включая подработку, если это не первое место работы в жизни. Давайте разберем все нюансы по порядку.
Что такое трудовая книжка сегодня?
С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это единая база данных, которую ведёт Социальный фонд России (СФР). В ней хранятся сведения о всех местах работы, периодах, должностях и причинах увольнения.
Однако бумажная трудовая книжка не отменена. Работник имеет право выбрать, в каком формате ему вести записи:
- Только электронная — все сведения вносятся исключительно в базу СФР.
- Бумажная + электронная — работодатель вносит данные одновременно в оба формата. Бумажный вариант выдают на руки.
Важно: Если вы уже работаете и у вас есть бумажная книжка с записями до 2020 года, она остаётся у вас. Новые записи будут вноситься в выбранный вами формат.
Нужна ли трудовая книжка при подработке?
Да, нужна. Трудовой кодекс РФ (статья 66.1) обязывает работника при заключении трудового договора предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности.
Исключения составляют только два случая:
- Если вы устраиваетесь впервые (у вас никогда не было официального работодателя).
- Если вы идёте на работу на условиях совместительства (т.е. к основному месту работы добавляется подработка).
Во втором случае (совместительство) трудовая книжка не требуется. Но если у вас уже есть бумажная книжка, новый работодатель может попросить её, чтобы внести запись о подработке. Вы вправе отказаться и попросить вести учёт только в электронном виде.
Особенности оформления при совместительстве
Если вы совмещаете работу, запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) не делается. Сведения о работе по совместительству вносятся в личную карточку работника (форма Т-2), которая хранится у работодателя. Это прямо указано в Правилах ведения трудовых книжек (п. 11).
Как выбрать формат: бумажный или электронный?
При первом оформлении на работу (не на совместительство) вам предложат выбрать. Если вы выбрали бумажную книжку, но позже передумали, вы можете:
- Подать письменное заявление текущему работодателю с просьбой перевести учёт на электронный формат (ч. 3 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ).
- Работодатель будет вносить данные одновременно в обе версии (бумажную и электронную) до момента, пока у вас есть бумажный документ.
Если вы изначально выбрали электронный формат, а потом захотите получить бумажную книжку, вы можете запросить у работодателя выписку из электронной трудовой книжки и оформить её как бумажный документ. Но это будет не официальная «трудовая книжка», а ваш личный документ с копиями записей.
Что делать, если трудовой книжки нет?
Если у вас никогда не было трудовой книжки (например, вы никогда не работали официально) или она утеряна/порча, новый работодатель при первом трудоустройстве:
- Оформляет новую бумажную трудовую книжку (выдаёт бланк, вносит первую запись).
- Или открывает электронную трудовую книжку в СФР, если вы выбрали этот формат.
Если у вас была бумажная книжка, но она утеряна, вы должны:
- Обратиться в орган, который её выдавал (обычно последний работодатель или архив) за справкой о трудовой деятельности.
- С этой справкой и заявлением о выдаче дубликата новый работодатель (или вы сами) оформит дубликат в установленном порядке.
Ответственность работодателя
Работодатель обязан:
- Внести корректные сведения о приёме, увольнении, переводе, награждениях.
- Хранить бумажные трудовые книжки (если они выданы на руки) в безопасных условиях.
- Выдать дубликат при утрате/порче по заявлению работника в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
За нарушения ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для юридических лиц (в т.ч. НКО) — штраф от 50 000 до 70 000 рублей.
- Для должностных лиц, штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация до 3 лет.
Практические советы для работающего на подработке
- Уточняйте при приёме на работу, в каком формате будет вестись ваш учёт (электронно или бумажно).
- При совместительстве настаивайте, чтобы запись не вносилась в трудовую книжку, а шла в личную карточку.
- Регулярно проверяйте свои сведения в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте СФР (для электронной книжки).
- Бережно храните бумажную трудовую книжку, если она у вас есть. Её потеря — это долгий процесс восстановления;
- Не путайте трудовую книжку с другими документами (например, с книжкой учета рабочего времени);
Трудовая книжка при подработке — такой же важный документ, как и при основной работе. Ключевые выводы:
- При совместительстве запись в трудовую книжку обычно не вносится.
- При первом трудоустройстве (не совместительство) книжка требуется.
- Вы вправе выбрать формат (бумажный или электронный) и впоследствии изменить его по заявлению.
- Бумажная книжка не исчезла, но её роль постепенно сокращается в пользу электронной.
- Контролируйте корректность записей и храните документ в безопасности.
Будьте внимательны при оформлении, и ваша трудовая история будет надёжно защищена.