Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно в нее работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности работал человек, а также о поощрениях и увольнениях. Несмотря на повсеместную цифровизацию, вопрос о том, кто и как заводит трудовую книжку, остается актуальным для многих работодателей и работников.
Кто и когда должен заводить трудовую книжку?
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, трудовую книжку заводит работодатель. Это происходит в следующих случаях:
- Первое трудоустройство: Если человек устраивается на работу впервые в жизни, обязанность по оформлению трудовой книжки полностью ложится на плечи работодателя.
- Утрата или повреждение: Если сотрудник пришел устраиваться на работу без трудовой книжки (утратил, испортил), работодатель обязан завести ему новую по письменному заявлению работника.
Для заведения документа работодатель должен приобрести чистый бланк установленного государственного образца. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков и обеспечение ими работодателей утверждены специальным Постановлением Правительства Российской Федерации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии с 2021 года
С 2021 года в России произошел масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Теперь при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять именно электронные трудовые книжки, передавая сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ (СФР).
Однако бумажный вариант все еще имеет место:
- Совместный формат: Сотрудник мог выбрать сохранение бумажной книжки наряду с электронной. В этом случае работодатель ведет оба формата параллельно.
- Отказ от перехода на ЭТК: Те, кто написал заявление о сохранении бумажной книжки, продолжают пользоваться только ей.
- Впервые устраивающиеся на работу: С 2021 года всем, кто трудоустраивается впервые, заводится только электронная трудовая книжка. Бумажный бланк им не выдается.
Важно отметить, что с 7 марта россияне получили возможность обращаться в Пенсионный фонд РФ, чтобы включить в электронные трудовые книжки информацию обо всем трудовом стаже, накопленном за годы работы. Это позволяет сделать ЭТК максимально полной и достоверной.
Особенности ведения бумажных трудовых книжек
Несмотря на развитие цифровых технологий (как отмечают многие: «В XXI веке живем, кругом цифровизация»), бумажный документооборот все еще строго регламентирован:
- Книги учета: Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно обязательно на бумажном носителе. Это подтвердил Минтруд в своем письме. Электронные журналы для этих целей не подойдут.
- Ответственность: За отсутствие или неправильное ведение книг учета, а также за задержку выдачи трудовой книжки работодатель несет материальную ответственность.
Как быть с иностранными гражданами?
На практике часто возникают вопросы с трудоустройством иностранных граждан. Например, в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан. Трудовой книжки (бумажной) образца РФ у него нет. Как быть?
В таком случае работодатель не имеет права требовать предоставления трудовой книжки иностранного образца. По просьбе сотрудника или на основании его заявления, работодатель заводит для него новую трудовую книжку российского образца. Сведения о предыдущем стаже в иностранном государстве в нее не вносятся.
Настройка работы с ЭТК в кадровых программах
Для современных HR-специалистов и бухгалтеров крайне важно правильно настроить заполнение электронной трудовой книжки в используемых программах (например, в 1С). Разбираем важные вопросы оформления:
- В настройках учетной политики организации должна быть включена опция использования электронных трудовых книжек.
- Необходимо своевременно обновлять программное обеспечение, чтобы формы отчетности (например, ЕФС-1) соответствовали актуальным требованиям законодательства.
- При приеме на работу нового сотрудника нужно обязательно уточнять, подавал ли он заявление о сохранении бумажной книжки или перешел полностью на ЭТК.
Судебная практика: о чем важно помнить работодателю?
Ошибки в ведении трудовых книжек часто становятся причиной судебных разбирательств. Например, Шестой кассационный суд общей юрисдикции (КСОЮ), рассматривая спор о правомерности привлечения индивидуального предпринимателя к ответственности, подчеркнул важность соблюдения сроков выдачи документов и правильности внесения записей.
Работодатель должен помнить:
- Заведение трудовой книжки должно происходить не позднее 5 рабочих дней со дня приема сотрудника на работу.
- Записи в бумажной книжке должны строго соответствовать приказу о приеме на работу.
- При увольнении книжка (или сведения о трудовой деятельности для ЭТК) должна быть выдана работнику в день увольнения.
Процесс заведения трудовой книжки работодателем претерпел значительные изменения. Сегодня трудовую книжку заводит работодатель в первую очередь в электронном формате, что делает процесс учета стажа более современным и удобным. Однако бумажный формат все еще остается актуальным для тех, кто решил его сохранить, а также требует строгого соблюдения правил ведения бумажных книг учета. Главной задачей кадровика сейчас является грамотное совмещение обоих форматов и безошибочная передача данных в государственные органы.