Дата публикации: 22 мая 2026 года

Кто и за что платит при оформлении трудовой книжки

Первичное оформление: обязанности работодателя

Согласно пункту 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225) и Инструкции Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку бесплатно при первом трудоустройстве.

Это означает:

• Работодатель закупает бланки трудовых книжек и вкладышей за свой счёт
• При выдаче новой трудовой книжки (в т.ч. при первом трудоустройстве) оплата с работника не взимается
• В бухгалтерском учёте операция отражается на счёте 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям»

Повторное оформление: когда платить приходится работнику

Работник обязан возместить стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша в следующих случаях:

1. Порча или утеря трудовой книжки по вине работника (например, если работник испортил книжку сам или потерял её по неосторожности)
2. Выдача дубликата трудовой книжки (если оригинал утерян или пришёл в негодность)
3. Оформление вкладыша при заполнении всех страниц основной книжки

Сколько стоит трудовая книжка и вкладыш в 2026 году

Стоимость бланков

Стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша определяется:

• Постановлениями региональных органов власти
• Договорными отношениями между поставщиком бланков и работодателем
• В среднем составляет от 150 до 300 рублей за бланк трудовой книжки
• Вкладыш обычно стоит 50-100 рублей

Как подтвердить стоимость при возмещении

При возмещении стоимости работник должен предъявить:

• Квитанцию об оплате бланка (если оплата производилась через банк)
• Документ, подтверждающий фактическую стоимость бланка (например, счёт-фактура поставщика)
• В некоторых случаях — копию платёжного поручения

Электронные трудовые книжки: что изменилось в 2026 году

Переход на ЭТК в России

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает:

• Все новые записи о трудовой деятельности вносятся в электронный формат
• Бумажные трудовые книжки сохраняются, но новые записи в них не вносятся (кроме случаев, когда работник сам изъявит желание)
• Для подтверждения специфического стажа (например, льготной пенсии) могут потребоваться бумажные документы или справки из архивов

Особенности ЭТК

Электронная трудовая книжка содержит:

• Основную информацию о трудовой деятельности
• Сведения о награждениях и поощрениях
• Информацию о приёме на работу и увольнении

Но не включает данные о больничных, отпусках и заработной плате, так как эти сведения не относятся к ключевым моментам трудовой биографии.

Когда трудовая книжка не нужна вообще

В следующих случаях оформление трудовой книжки не требуется:

1. Если вы зарегистрированы как самозанятый и платите налог по специальному режиму
2. Если вы работаете по гражданско-правовому договору (ГПХ) (например, договор подряда или оказания услуг)
3. Если вы выполняете разовую работу (например, разовый ремонт или услуга)
4. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем и не состоите в трудовых отношениях

Ответственность работодателя и работника

Обязанности работодателя

• Выдавать трудовую книжку при первом трудоустройстве бесплатно
• Вести учёт трудовых книжек и вкладышей
• Хранить трудовые книжки работников в надёжном месте
• Выдавать дубликат при утере или порче книжки по вине работодателя
• Своевременно вносить записи о приёме на работу, переводах, награждениях и увольнениях

Обязанности работника

• Бережно хранить трудовую книжку
• Своевременно сообщать об утере или порче книжки
• Возмещать стоимость бланка в случае порчи или утери по своей вине
• Предоставлять трудовую книжку при увольнении для внесения записи об увольнении

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Может ли работодатель взять плату за первичное оформление трудовой книжки?

Нет! Согласно действующему законодательству, первичное оформление трудовой книжки при приёме на работу — бесплатная услуга для работника. Работодатель обязан выдать её за свой счёт.

Вопрос 2: Можно ли не платить за вкладыш в трудовую книжку?

Да, если:

• Вкладыш выдаётся впервые при заполнении основной книжки
• Работник не виноват в порче или утере основной книжки

Нет, если:

• Вкладыш оформляется в связи с порчей или утерей основной книжки по вине работника

Вопрос 3: Что делать, если работодатель требует плату за первичное оформление?

В этом случае:

1. Напишите письменное заявление на имя руководителя с требованием выдать трудовую книжку бесплатно
2. Обратитесь в трудовую инспекцию или прокуратуру
3. Подайте жалобу в Государственную инспекцию труда
4. В крайнем случае — обратитесь в суд

Вопрос 4: Как подтвердить стаж для льготной пенсии, если все записи в электронном формате?

В этом случае:

• Запросите у работодателя справку о трудовом стаже
• Обратитесь в архив организации, где вы работали ранее
• Получите выписку из Пенсионного фонда РФ (если стаж подтверждается для пенсии)

Практические советы: как избежать проблем с трудовой книжкой

Совет 1: Проверяйте записи при увольнении

Перед увольнением обязательно проверьте, чтобы:

• В трудовой книжке была правильно внесена запись об увольнении
• Все предыдущие записи были корректными
• Подпись и печать работодателя стояли на месте

Совет 2: Храните трудовую книжку дома

Не оставляйте трудовую книжку на работе! Держите её у себя дома в надёжном месте (например, в сейфе или надёжном шкафу).

Совет 3: Своевременно сообщайте об утере

Если вы потеряли трудовую книжку, немедленно сообщите об этом работодателю. Чем раньше вы это сделаете, тем проще будет восстановить записи.

Совет 4: Используйте электронные сервисы для контроля стажа

В личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или Госуслуг вы можете:

• Посмотреть свой трудовой стаж
• Получить справку о стаже
• Узнать, какие записи внесены в вашу электронную трудовую книжку

Полезные ссылки и нормативные акты

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»
• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь
• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)
• Пенсионный фонд Российской Федерации
• Портал государственных услуг Российской Федерации