Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. С г. порядок её ведения и хранения регулируется Приказом Минтруда России № 320н от («Правила ведения и хранения трудовых книжек»). Ниже представлена подробная инструкция по заполнению новой трудовой книжки, включая образцы заполнения каждого раздела.
Нормативная база
- Приказ Минтруда России № 320н от г. – «Правила ведения и хранения трудовых книжек».
- ФЗ‑№ 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (для отражения данных в бухгалтерии).
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66 – обязанность работодателя вести трудовую книжку).
С г. трудовые книжки нового образца стали обязательными для всех newly hired сотрудников. Однако бумажные бланки старого образца можно использовать до исчерпания их запасов, а также для оформления дубликатов.
Структура трудовой книжки нового образца
Трудовая книжка состоит из следующих разделов:
- Титульный лист (личные данные работника).
- Раздел «Сведения о работе» (записи о приёме, переводе, увольнении).
- Раздел «Сведения о награждениях» (поощрения, благодарности, награды).
- Вкладыш (добавляется, когда заполнены все строки основного раздела).
- Фамилия: Иванов
- Имя: Иван
- Отчество: Иванович
- Дата рождения:
- Образование: высшее профессиональное (бакалавр)
- Профессия, специальность: инженер‑программист
- Серия и номер трудовой книжки: 0123 № 456789
- Дата выдачи:
- Подпись работника: _____________________
- Подпись уполномоченного лица (кадровик): _____________________
- Печать организации: (ставится)
- Дата (число, месяц, год).
- Наименование организации (полное, без сокращений).
- Должность, род работы или вид деятельности.
- Основание записи (приказ, договор и т.п.).
- Организация: ООО «ТехноСервис»
- Должность: инженер‑программист
- Основание: Приказ № 45 от о приёме на работу
- Организация: ООО «ТехноСервис»
- Должность: ведущий инженер‑программист
- Основание: Приказ № 12 от о переводе
- Организация: ООО «ТехноСервис»
- Должность: ведущий инженер‑программист
- Основание: Приказ № 78 от об увольнении по собственному желанию
- Дата награждения.
- Наименование награды (почётная грамота, благодарность, medal и т.д.).
- Основание (приказ, распоряжение).
- Награда: Благодарность министерства труда и социальной защиты РФ
- Основание: Приказ Минтруда № 202 от
- Серия и номер основной книжки.
- ФИО работника.
- Дата начала ведения вкладыша.
- Подпись уполномоченного лица и печать организации;
- Сотрудник подаёт заявление об утрате трудовой книжки (образец заявления можно скачать на сайте «Моё дело»).
- Кадровик проверяет трудовой стаж по личной карточке и другим документам (трудовой договор, приказы).
- Заполняется новый бланк трудовой книжки (серия и номер указываются как у утраченного документа, если они известны; иначе присваиваются новые).
- Все записи переносятся из исходной книжки (или из архивных данных) в дубликат, соблюдая нумерацию.
- На титульном листе делается отметка «Дубликат» и ставится дата выдачи.
- Подписи работника и уполномоченного лица, печать организации.
- Печатными буквами. Рукописный текст допускается только в случае отсутствия возможности печати (например, вных подразделениях), но даже тогда необходимо аккуратно выводить буквы.
- Не использовать сокращения. Исключение – общепринятые (г., ул., д., №). Наименование организации пишется полностью.
- Даты в формате DD.MM.YYYY. Например, .
- Основание записи. Указывается номер и дата приказа, договора или другого документа, подтверждающего изменение трудовой функции.
- Нумерация. Не пропускать номера, не начинать новую нумерацию без причины.
- Проверка перед подписью. После заполнения каждой страницы рекомендуется сверить данные с исходными приказами и договорами.
- Хранение. Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в металлическом шкафу или сейфе, доступ ограничен уполномоченным лицам.
Заполнение титульного листа
Титульный лист заполняется один раз при первом оформлении книжки (или при выдаче дубликата). Все поля заполняются печатными буквами, без сокращений, за исключением общепринятых сокращений (г., ул., д.).
Образец заполнения титульного листа
Важно: Если работник ранее имел трудовую книжку, в поле «Серия и номер» указываются данные старой книжки (при оформлении дубликата). При первичном оформлении – серия и номер нового бланка.
Заполнение раздела «Сведения о работе»
Каждая запись в этом разделе оформляется отдельной строкой и содержит четыре графы:
Пример записи о приёме на работу
Пример записи о переводе на другую должность
Пример записи об увольнении
Все записи нумеруются последовательно внутри раздела. При оформлении дубликата нумерация продолжается с последнего номера оригинальной книжки.
Заполнение раздела «Сведения о награждениях»
В этом разделе фиксируются поощрения, благодарности, награды, полученные за трудовые достижения. Каждая запись содержит три графы:
Образец записи
Оформление вкладыша и дубликата
Когда нужен вкладыш?
Если все строки раздела «Сведения о работе» (или «Сведения о награждениях») заполнены, к трудовой книжке подшивается вкладыш того же образца. На первой странице вкладыша указывается:
Дубликат трудовой книжки
Дубликат выдаётся при утрате, порче или уничтожении оригинала. Порядок оформления:
При оформлении дубликата важно сохранить точность всех данных: даты, наименования организаций, должности, основания записей.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С г. в России начал функционировать формат электронной трудовой книжки, хранящейся в Пенсионном фонде РФ. Работодатель обязан сдавать сведения о приёме, переводе и увольнении в электронном виде через систему «Соответствие».
Если работник выбрал ведение ЭТК, бумажная книжка не заполняется (за исключением случаев, когда работник требует бумажный дубликат). Однако кадровик всё равно должен вести внутренний учёт и иметь возможность распечатать выписку из ЭТК по требованию сотрудника.
Общие рекомендации и частые ошибки
Правильное заполнение новой трудовой книжки – это залог корректного учёта трудового стажа и избежания споров при назначении пенсии, подтверждении опыта при приёме на новую работу и при оформлении социальных выплат. Следуя приведённым выше инструкциям, используя образцы заполнения и учитывая требования Приказа № 320н, кадровик сможет оформить трудовую книжку без ошибок и в полном соответствии с законодательством.
Для удобства рекомендуется скачать готовые шаблоны титульного листа, заявления о выдаче дубликата и образцы записей из официальных источников (сайт Минтруда России, портал «Госуслуги», сервис «Моё дело») и хранить их в электронном виде для быстрого доступа.
Статья актуальна на май 2026 года. При изменении нормативных актов рекомендуется сверяться с последними версиями Приказа Минтруда и других регулирующих документов.