Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Помимо личного дела сотрудника, она относится к управленческим архивным документам, срок хранения которых регулируется федеральными нормативными актами. С 2023 года в России действует правило: документы, связанные с трудовыми книжками, хранятся 50 лет (при условии, что делопроизводство завершено после 1 января 2003 г.) и 75 лет — если делопроизводство завершено до этой даты.

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база
2. Сроки хранения: 50 и 75 лет
3. Этапы учёта и регистрации трудовых книжек
4. Требования к месту и способу хранения
5. Архивирование и уничтожение
6. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

• Постановление Правительства РФ от № 225 (с изменениями от ) «Об трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России № 320н «Об организации учёта и хранения трудовых книжек, их вкладышей и заявлений работников о выборе формы ведения трудовой книжки».
• Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Минкультуры России от № 305, где указаны сроки хранения.
• Федеральный закон «Об архивном деле» от № 125‑ФЗ.

Все перечисленные акты согласованы между Минтрудом, Минкультурой и Федеральной архивной службой, поэтому их соблюдение является обязательным для всех работодателей — от государственных учреждений до частных компаний.

Сроки хранения: 50 и 75 лет

Согласно актуализированному перечню (2025 г;):

• 50 лет — срок хранения трудовых книжек и связанных с ними документов (заявления о выборе формы ведения, вкладыши, журналы учёта) для делопроизводства, завершённого после 1 января 2003 года.
• 75 лет — срок хранения для документов, завершивших делопроизводство до 1 января 2003 года. Это правило сохраняет историческую ценность более старых архивных материалов.

Важно отметить, что срок считается исчисленным с даты окончания делопроизводства, а не с даты последнего изменения в книжке. Окончание делопроизводства фиксируется в журнале учёта движения трудовых книжек.

Этапы учёта и регистрации трудовых книжек

Для корректного соблюдения сроков необходимо выполнить несколько обязательных действий:

1. Регистрация поступления — при получении новой книжки или вкладыша в организацию оформляется запись в журнале учёта движения трудовых книжек. В запись вносятся:
   • ФИО сотрудника;
   • номер и серию книжки;
   • дата получения;
   • основание (приём на работу, выдача дубликата, возврат и т.п.).
2. Хранение в сейфе — все книжки, находящиеся в организации, должны храниться в специально оборудованном сейфе или в закрытом архивном помещении, защищённом от влаги, пыли и несанкционированного доступа.
3. Регистрация выдачи, при передаче книжки сотруднику (по увольнению, при переводе и т.д.) фиксируется в журнале дата выдачи и подпись сотрудника.
4. Ведение журнала заявлений — если работник подаёт заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной), это заявление также включается в личное дело и подлежит хранению 50 лет.

Требования к месту и способу хранения

Ниже перечислены основные технические и организационные требования, вытекающие из приказа Минтруда № 320н:

• Сейф/архивное помещение должно быть оборудовано системой контроля доступа (ключ, карточка, биометрия).
• Температурный режим: от +18 °C до +22 °C, относительная влажность 45‑55 %. Это предотвращает деформацию бумаги.
• Запрещено хранить книжки в открытых стеллажах, на полках в офисных помещениях или вблизи источников тепла.
• Все перемещения книжек (выдача, возврат, передача в архив) фиксируются в журнале с указанием ФИО ответственного лица.
• Для электронных копий (если используется электронная трудовая книжка) необходимо обеспечить надёжное резервное копирование и соблюдение требований к защите персональных данных (ФЗ‑152).

Архивирование и уничтожение

После истечения установленного срока (50 или 75 лет) документы могут быть уничтожены, но только после проведения следующих процедур:

1. Проверка актуальности — убедиться, что у всех бывших сотрудников нет открытых претензий, связанных с их трудовой историей.
2. Согласование с архивным отделом, подготовить акт о завершении хранения, который подписывается руководителем организации и главным архивариусом.
3. Уничтожение — документы уничтожаются в соответствии с методами, предусмотренными ФЗ‑125 (шрединг, сжигание). При этом составляется протокол уничтожения, который хранится в архиве организации в течение 5 лет.

Если часть книжек требуется передать в государственный архив (например, в случае ликвидации организации), то они переходят в публичный архив и хранятся в соответствии с нормативами архивных учреждений.

Часто задаваемые вопросы

Какой срок хранения у заявления о выборе формы ведения трудовой книжки?

Заявление включается в личное дело работника и хранится 50 лет (при условии, что делопроизводство завершено после 2003 года).

Можно ли хранить дубликаты трудовых книжек в обычном офисном шкафу?

Нет. Дубликаты относятся к тем же архивным документам, что и оригиналы, и должны храниться в сейфе или закрытом архивном помещении, отвечающем требованиям по температуре и влажности.

Что делать, если книжка утеряна после увольнения?

Работодатель обязан оформить акт утери, внести запись в журнал учёта и, при необходимости, выдать дубликат. Утерянный оригинал считается «невостребованным» и хранится в архиве до истечения срока (50/75 лет), после чего подлежит уничтожению.

Какой документ фиксирует окончание делопроизводства?

Это акт закрытия личного дела, подписанный руководителем организации и ответственным за архив. Дата подписи акта является датой начала исчисления срока хранения.

Нужен ли отдельный журнал для электронных трудовых книжек?

Да. При переходе на электронный формат необходимо вести журнал учёта электронных трудовых книжек, где фиксируются даты создания, изменения и передачи доступа сотруднику.

Соблюдение правил хранения трудовых книжек — не просто формальность, а обязательное требование законодательства, направленное на защиту прав работников и сохранение исторической информации о трудовой деятельности. Правильная организация учёта, регистрация всех операций и обеспечение надёжных условий хранения позволяют избежать штрафов, а также гарантировать, что в случае необходимости документы будут доступны в течение установленного срока — 50 лет (или 75 лет для более старых архивов).

Если у вас возникли сомнения в правильности организации процесса, рекомендуется обратиться к специалисту по архивному делу или к юридическому консультанту, который поможет адаптировать внутренние регламенты под актуальные требования Минтруда и Минкультуры.