Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В случае её утраты, повреждения или отсутствия у соискателя, законодательство РФ (ст. 65 ТК РФ) обязывает работодателя оформить новую книжку только после получения от работника письменного заявления.

Содержание статьи

1. Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
2. Когда требуется заявление на приобретение новой трудовой книжки
3. Правовая база
4. Кто имеет право подать заявление
5. Необходимый пакет документов
6. Образец заявления (текст и заполненный вариант)
7. Порядок подачи и сроки рассмотрения
8. Электронная трудовая книжка: особенности заявления
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) фиксирует:

• Дата начала и окончания трудовых отношений;
• Наименования организаций‑работодателей;
• Должности, ставки, виды работ;
• Сведения о профессиональном обучении, повышении квалификации;
• Отпуска, командировки, дисциплинарные взыскания;
• Сведения о страховом стаже, необходимых для расчёта пенсии.

Без трудовой книжки работнику будет сложно доказать стаж при оформлении пенсии, получении социальных льгот и при трудоустройстве в новые организации.

Когда требуется заявление на приобретение новой трудовой книжки

Заявление необходимо в следующих ситуациях:

• Утрата (кража, потеря) трудовой книжки;
• Повреждение (разрыв, сильные загрязнения, исписанные страницы);
• Отсутствие книжки у соискателя, который впервые поступает на работу;
• Необходимость получения копии (для подтверждения страхового стажа);
• Переход с бумажной формы на электронную (и наоборот).

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок выдачи и замены трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, ст. 67, ст. 69);
• Постановление Правительства РФ от № 1135 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России № 1н от «Об утверждении формы заявления работника о выдаче (замене) трудовой книжки» (рекомендован, но не обязателен).

Кто имеет право подать заявление

Заявление может подать:

• Сам работник (физическое лицо);
• Законный представитель несовершеннолетнего работника (родитель, опекун);
• Лицо, получившее доверенность от работника (например, представитель профсоюза).

Необходимый пакет документов

Для получения новой трудовой книжки обычно требуется следующий набор:

1. Заявление работника (шаблон ниже);
2. Паспорт (оригинал + копия) или иной документ, удостоверяющий личность;
3. Свидетельство о рождении (только для несовершеннолетних);
4. Документ, подтверждающий утрату/повреждение (полис страхования, справка из полиции – при краже);
5. Трудовая книжка (если она возвращается в исправленном виде) – в случае замены;
6. Квитанция об уплате госпошлины (если работодатель требует её в рамках внутренней политики).

В некоторых организациях могут потребоваться дополнительные справки (например, справка о наличии электронного варианта трудовой книжки).

Образец заявления (текст и заполненный вариант)

Общий шаблон заявления

Заявление

Я, Ф.И.О. полностью, дата рождения, паспорт: серия ___ номер ___, выдан кем и когда, проживающий(ая) по адресу: полный адрес,

прошу наименование организации‑работодателя (или Ф.И.О. руководителя) выдать (заменить) мне трудовую книжку (в бумажном/электронном виде) в связи с указание причины: утрата, повреждение, отсутствие и т.д..

Приложения:
Копия паспорта;
Справка о потере (при наличии);
Квитанция об уплате госпошлины (если требуется);
Иные документы (указать).

Дата _____________ Подпись ___________

Заполненный пример

Заявление

Я, Иванов Сергей Петрович, г., паспорт: серия 45 02 № 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве г., проживающий по адресу: 125009, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 45,

прошу ООО «ТехноСервис» (директору Петрову Алексею Владимировичу) выдать мне новую трудовую книжку в бумажном виде в связи с утратой оригинального документа (потеря в результате переезда).


Приложения:
Копия паспорта;
Справка из отделения полиции № 2026‑001 от г;;
Квитанция об уплате госпошлины № 5678 от г.

Дата г. Подпись ___________ (Иванов С. П.)

Важно: заявление должно быть написано разборчиво (если от руки) или в электронном виде с подписью. Внутри организации заявление обычно подаётся в отдел кадров.

Порядок подачи и сроки рассмотрения

1. Подготовка заявления и пакета документов. Убедитесь, что все копии чистые, а оригиналы (паспорт) готовы к предъявлению.
2. Подача в отдел кадров. Заявление и документы передаются лично или через внутреннюю электронную систему (если такая есть).
3. Проверка документов. Сотрудник отдела кадров проверяет полноту пакета (обычно в течение 1‑2 рабочих дней).
4. Принятие решения. Руководитель (директор, главный бухгалтер) подписывает резолюцию о выдаче новой книжки.
5. Изготовление книжки. В большинстве компаний книжка заказывается у типографии или в региональном отделении Фонда социального страхования. Срок – от 5 до 10 рабочих дней.
6. Получение книжки. Работник подписывает акт приёма‑передачи и получает книжку в руки.

Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней после получения полного заявления.

Электронная трудовая книжка: особенности заявления

С 1 января 2023 г. в России активно вводится электронный вариант трудовой книжки (ЭТК). При желании перейти на электронный формат необходимо:

• Подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный/электронный);
• Указать в заявлении реквизиты личного кабинета на портале Госуслуги;
• Получить подтверждение от работодателя о переходе и согласие Фонда социального страхования.

Для получения копии ЭТК через портал «Госуслуги» достаточно авторизоваться, выбрать услугу «Трудовая книжка», запросить выписку и скачать её в формате PDF.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить госпошлину за замену трудовой книжки?

В большинстве случаев госпошлина не взимается, однако некоторые организации (особенно в частном секторе) могут требовать небольшую административную плату. Обязательно уточните в вашем отделе кадров.

Можно ли получить новую книжку, если у меня нет оригинала утраченной?

Да. Достаточно предоставить справку из полиции о краже/утрате и копию паспорта. Работодатель оформит замену без оригинала.

Сколько стоит изготовление бумажной трудовой книжки?

Стоимость типографской печати обычно составляет от 300 до 800 рублей, в зависимости от региона и качества бумаги.

Как быстро оформить электронную трудовую книжку?

Если у работодателя уже подключена система «Электронная трудовая книжка», процесс занимает от 1 до 3 рабочих дней после подачи заявления.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать новую книжку?

В таком случае работник может обратиться в инспекцию по труду с жалобой. По закону отказ без уважительных причин считается нарушением ТК РФ.

Заявление на приобретение (замену) трудовой книжки – простой, но важный документ, без которого невозможно корректно оформить трудовые отношения и подтвердить стаж. Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, готовьте заявление и комплект документов заранее, и процесс получения новой книжки пройдёт быстро и без лишних проблем.

Дата актуализации статьи: