Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности государственного служащего: приём на работу, переводы, отпуска, увольнения и т․д․ В 2026 году порядок её заполнения регулируется рядом нормативных актов, а также практикой государственных органов․

Где прописан порядок заполнения трудовой книжки?

• Статья 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – Трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника․
• Постановление Правительства РФ от 20 июня 1974 г․ № 266 «Об утверждении инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в организациях и учреждениях» (с последующими изменениями)․
• Постановление Госстраха от 28 декабря 2020 г․ № 514 «Об утверждении формы вкладыша к трудовой книжке» (актуально для 2026 года)․
• Методические рекомендации Министерства труда и социальной защиты РФ «Ведение трудовых книжек госслужащих в 2026 году»․

Кто отвечает за корректное заполнение трудовых книжек в организации?

Ответственность распределяется следующим образом:

1. Работодатель (руководитель организации) – обеспечивает наличие формы трудовой книжки, контролирует её правильное оформление и своевременное обновление․
2. Отдел кадров / HR‑служба – непосредственно заполняет и ведёт трудовые книжки, консультирует руководителей по требованиям к оформлению․
3. Сам государственный служащий – имеет право требовать копию своей книжки и проверять её соответствие фактической информации․

Как правильно работать с трудовой книжкой в 2026 году?

В 2026 году действует несколько важных изменений, которые необходимо учитывать:

• Все записи в книжке делаются в электронном виде (при наличии электронного документооборота), однако оригинальная бумажная копия остаётся обязательной․
• Вкладка «Внутренний учёт» (вкладыш) теперь оформляется в виде отдельного PDF‑документа, который можно загрузить в личный кабинет работника․
• При приёме на работу в госслужбу вводятся новые реквизиты: код должности, уровень квалификации, специальность по ОКПД2․
• При увольнении по собственному желанию в книжке указывается дата окончания трудового договора и причина увольнения – «по собственному желанию»․

Наглядные образцы заполнения трудовой книжки в 2026 году

Приём на работу

| № п/п | Дата | Наименование организации | Должность | Квалификация | Специальность | Основание |
|------|------|--------------------------|-----------|--------------|---------------|-----------|
| 1 | | Министерство обороны РФ | Инженер‑техник | 3‑й разряд | Инженер‑механик | Приказ № 15 от |

Перевод

| № п/п | Дата | Наименование организации | Новая должность | Квалификация | Основание |
|------|------|--------------------------|----------------|--------------|-----------|
| 2 | | Федеральная служба безопасности | Начальник отдела | 4‑й разряд | Управление персоналом | Приказ № 34 от |

Увольнение по собственному желанию

| № п/п | Дата | Причина увольнения | Последний рабочий день |
|------|------|--------------------|------------------------|
| 3 | | По собственному желанию | |

Скачать бесплатно актуальный бланк и вкладыш в трудовые книжки

Для удобства работодателей и госслужащих предоставляются готовые формы, которые можно скачать в двух форматах:

• DOC – редактируемый документ, позволяющий вносить изменения в любой момент․
• PDF – неизменяемый шаблон для печати и архивирования․

Скачать DOC‑шаблон

Скачать PDF‑шаблон

Подборка наиболее важных документов

Для быстрого доступа к нормативным актам и рекомендациям:

• Трудовой кодекс РФ – статья 66․
• Постановление Правительства РФ № 266 от 20 июня 1974 г․
• Постановление Госстраха № 514 от 28 декабря 2020 г․
• Методические рекомендации Минтруда «Ведение трудовых книжек госслужащих в 2026 году»․
• Консультации экспертов портала «Бухонлайн» – «Как заполнить трудовые книжки в 2025‑2026 годах»․

Трудовая книжка госслужащего – это не просто формальный документ, а ключевой элемент документооборота, который фиксирует весь трудовой путь сотрудника․ Правильное её оформление обеспечивает:

• Прозрачность кадровых процессов;
• Соответствие требованиям законодательства;
• Удобство контроля со стороны работников и надзорных органов․

Соблюдая указанные выше нормы и используя готовые образцы, работодатели смогут вести учёт трудовых книжек эффективно и без риска ошибок․