Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. В связи с этим работодатель несет строгую ответственность за сохранность этого документа и правильный учет его движения. Одним из ключевых элементов такого учета выступает опись выдачи трудовой книжки и фиксация этого факта в специальных журналах.

Законодательные основы выдачи трудовой книжки

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда России от № 320н (далее — Порядок). Согласно действующему законодательству, трудовые книжки хранятся у работодателя должным образом, в сейфе, и выдаются сотрудникам только в установленных законом случаях.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи работодатель может быть привлечен к административной ответственности, а для работника это может означать проблемы с подтверждением стажа. Если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд России (СФР), то данный период работы не будет учтён в трудовой стаж.

Однако увольнение — не единственный случай выдачи. Часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ устанавливает, что работодатель должен выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации. В этом случае выдача также происходит на основании письменного заявления работника.

Порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек

Факт выдачи документа обязательно фиксируется в журнале (книге) регистрации движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке и журнале учета осуществляются в следующем порядке:

• Графа 1: ставится порядковый номер вносимой записи;
• Графа 2: указывается дата выдачи трудовой книжки;
• Графа 3: делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ»;
• Графа 13: также необходимо указать: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

Далее свою подпись ставит сотрудник при получении книжки на руки. Это важнейший этап описи и учета, подтверждающий, что работодатель исполнил свою обязанность и передал документ владельцу.

Алгоритм выдачи трудовой книжки

Процесс передачи документа владельцу состоит из нескольких строгих шагов, которые гарантируют юридическую чистоту операции:

1. Получение заявления: если выдача происходит не при увольнении, работник должен написать письменное заявление. Если заявление об отказе от ведения трудовой книжки (переход на электронную форму) подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, то работодатель обязан успеть оформить все необходимые документы в срок.
2. Внесение записей: в саму трудовую книжку вносятся все актуальные сведения (о работе, увольнении и т.д.). Трудовые книжки и вкладыши в них заполняются на государственном и официальном языках. Записи производятся аккуратно, ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений.
3. Выдача книжки владельцу: документ передается непосредственно работнику.
4. Отметка в журнале регистрации: в журнале регистрации движения трудовых книжек отмечается факт выдачи, а получатель расписывается в получении, с обязательным проставлением даты.

Особые случаи и переход на электронный формат

Сегодня активно развивается ведение бумажной и электронной трудовой книжки. Если работник изъявит желание вести трудовую книжку в электронном виде, то выдача дубликата трудовой книжки или ее оригинала на руки производится по общим правилам с обязательной фиксацией в описи. Работодатель должен руководствоваться актуальными нормами при оформлении новых трудовых книжек, в т.ч. впервые, если до этого у новичка не было работы.

Что делать с невостребованными документами?

Бывают ситуации, когда уволенный работник не забирает свою трудовую книжку. В таком случае документ остается на хранении у работодателя. По истечении 50 лет работодатель имеет право уничтожить невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) в установленном порядке. Если же работник умер или признан безвестно отсутствующим, трудовая книжка также остается в архиве работодателя и выдается родственникам по их письменному заявованию.

Опись выдачи трудовой книжки и правильное ведение журнала учета движения — это не просто бюрократическая формальность, а гарант безопасности как для работника, так и для работодателя. Трудовая книжка подтверждает, где, как долго и на какой должности работал человек. Своевременная выдача документа под роспись и корректное заполнение всех граф (включая обязательное указание реквизитов заявления и статьи ТК РФ) позволяет избежать трудовых споров и штрафов со стороны контролирующих органов.