Вопрос о том, что делать с трудовой книжкой после смерти сотрудника, часто возникает у работодателей, особенно в условиях перехода от бумажных к электронным формам документации. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на нормах Трудового кодекса РФ, практике органов социальной защиты и рекомендациях по работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК).

Правовые основы

• Статья 66 ТК РФ – определяет форму трудовой книжки (бумажная или электронная) и порядок её ведения.
• Статья 66.1 ТК РФ – даёт работнику право выбрать способ ведения трудовой книжки.
• Статья 81 ТК РФ – регулирует прекращение трудовых отношений, в т.ч. в случае смерти работника.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от г. (о внесении изменений в ТК РФ, вводящем электронную трудовую книжку).

Эти нормативные акты определяют, что трудовая книжка (в любой форме) остаётся документом, подтверждающим трудовую историю, и её нельзя просто «выбросить». После смерти сотрудника её необходимо передать законным наследникам или, при отсутствии наследников, в архив организации.

Что делать, если у сотрудника была бумажная трудовая книжка?

Оформление прекращения трудовых отношений

1. Составьте акт о прекращении трудового договора в связи со смертью работника. В акте указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • Дата рождения и дата смерти;
   • Основание прекращения (смерть);
   • Подписи представителя работодателя и (при наличии) законного представителя наследников.
2. Выплатите все причитающиеся выплаты (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие и т.д.) в порядке, установленном ТК РФ и ГК РФ.
3. Сформируйте справку о доходах за последний год работы (для целей пенсионного обеспечения).

Передача трудовой книжки наследникам

Согласно статье 81 ТК РФ, трудовая книжка передаётся законному наследнику (по завещанию или по закону). Для этого необходимо:

1. Получить от наследника документ, подтверждающий право наследования (нотариальная доверенность, свидетельство о праве на наследство, выписка из реестра наследников).
2. Составить акт приёма‑передачи трудовой книжки с подписью представителя работодателя и наследника.
3. Внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений (дата смерти, причина прекращения).
4. Выдать наследнику оригинал книжки и копию акта.

Если наследников нет

В случае отсутствия наследников трудовая книжка считается документом организации и может быть:

• Уничтожена после согласования с территориальным отделением Пенсионного фонда России (ПФР) (обычно требуется подтверждение, что документ более не нужен).
• Передана в архив организации (в случае, если она имеет архивную политику).

Что делать, если у сотрудника была электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Оповещение СФР

Электронные трудовые книжки хранятся в базе Социального фонда России (СФР). После смерти работника работодатель обязан:

1. Подать в СФР сообщение о прекращении трудовых отношений (форма ЭФС‑1), указав дату смерти.
2. Прикрепить к заявлению копию свидетельства о смерти и акт о прекращении трудового договора.

Передача доступа наследникам

ЭТК привязана к персональному Паспортному номеру и ИНН сотрудника, поэтому прямой «перевод» ЭТК невозможен. Однако наследник может получить выписку из ЭТК:

1. Наследник (или его представитель) обращается в отделение СФР с документом, подтверждающим право наследования.
2. Сотрудник СФР формирует печатную выписку из ЭТК, заверенную печатью фонда.
3. Эту выписку можно использовать при оформлении пенсионных прав и в иных юридических целях.

Закрытие ЭТК

После внесения записи о прекращении трудовых отношений система автоматически «закрывает» ЭТК. Дальнейшее её использование невозможно, но информация сохраняется в базе СФР навсегда.

Порядок действий работодателя «шаг за шагом»

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли «запретить» наследникам получать трудовую книжку?

Нет. Трудовая книжка – документ, подтверждающий трудовую историю. По закону она должна быть передана законному наследнику или, при отсутствии наследников, в архив организации.

Нужно ли закрывать бумажную трудовую книжку отдельной записью?

Да. В книжку вносятся записи о прекращении трудовых отношений: дата, причина (смерть), подпись представителя работодателя.

Как быстро появляется выписка из ЭТК?

Обычно СФР формирует выписку в течение 5‑10 рабочих дней после получения полного пакета документов.

Что делать, если у умершего не было ни бумажной, ни электронной трудовой книжки?

Если сотрудник был принят на работу после 1 января 2020 г., а он выбрал электронный формат, но по какой‑то причине запись в СФР не была сделана, работодатель обязан:

• Подать в СФР недостающие сведения о трудовой деятельности (форма ЭФС‑1);
• После подтверждения смерти оформить запись о прекращении трудовых отношений.

Практические рекомендации работодателю

• Вести реестр всех сотрудников, где указаны выбранные формы трудовых книжек (бумажная/ЭТК). Это ускорит процесс в случае смерти;
• Сохранять копии всех актов и справок в отдельном «деле по умершим сотрудникам» – так будет проще предоставить документы в ПФР или в суд.
• Обучать HR‑специалистов правилам работы с ЭТК и процессом подачи формы ЭФС‑1.
• Своевременно информировать бухгалтерию о необходимости расчётов по наследникам (выплаты, налоги).
• При наличии многих сотрудников, умерших в один период (например, эпидемия), рекомендуется подготовить шаблоны актов и инструкций, чтобы сократить время обработки.

Трудовая книжка, будь то бумажный документ или электронный аналог, является важным свидетельством трудовой истории сотрудника. После его смерти работодатель обязан оформить прекращение трудовых отношений, выплатить все причитающиеся суммы и правильно передать трудовую книжку наследникам или архивировать её.

Соблюдение указанных процедур гарантирует соблюдение прав наследников, корректность данных в пенсионных фондах и защиту интересов организации от возможных юридических споров.

Помните: своевременное и правильное оформление всех документов – залог безболезненного закрытия трудовых отношений и сохранения репутации работодателя.