Обновлено: 23 мая 2026 года
Это подтверждено Минтрудом в письме от г․ № 14-2/ООГ-7143;
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ В ней фиксируются:
- Места работы
- Занимаемые должности
- Награды и поощрения
- Основания для увольнения
- Сведения о повышении квалификации
С 2023 года оформляються на новых бланках, а с 2020 года граждане могут выбрать электронный формат трудовой книжки․
Способы отправки трудовой книжки
Лично в руки сотруднику при увольнении
Это наиболее распространённый и рекомендованный способ․ Работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день․
- Максимальная надёжность передачи
- Возможность сразу проверить правильность внесённых записей
- Отсутствие риска потери или повреждения документа
Почтой России
Если сотрудник не может получить документ лично, работодатель отправляет его заказным письмом с уведомлением о вручении․
Важные моменты:
- Отправка должна быть произведена не позднее 3 рабочих дней после издания приказа об увольнении
- Стоимость услуги зависит от расстояния и веса отправления
- Рекомендуется использовать услугу «Заказное письмо с объявленной ценностью» для дополнительной защиты
- Следует сохранить квитанцию об отправке и уведомление о вручении
Курьерской службой
Для срочной доставки можно воспользоваться услугами курьерских компаний:
- CDEK — надёжная доставка по всей России
- DPD — международные и внутренние отправления
- Почта России, классический вариант с различными тарифами
- FastSend — быстрая отправка электронных копий
Документ должен быть передан либо лично сотруднику, либо через официальные почтовые/курьерские службы․
Как правильно оформить отправку
Подготовка документа
- Проверка записей: Убедитесь, что все последние записи внесены правильно, особенно последнее кадровое событие
- Заполнение последнего события: Если сотрудник работал по основному месту работы, необходимо корректно заполнить информацию о последнем дне работы
- Составление описи: При отправке почтой рекомендуется составить опись вложения
- Упаковка: Документ должен быть помещён в конверт или коробку, исключающую повреждение
Заполнение сопроводительных документов
При отправке почтой необходимо:
- Заполнить бланк почтового отправления
- Указать точный адрес получателя
- Указать обратный адрес отправителя
- Выбрать услугу с уведомлением о вручении
Что делать, если трудовая книжка не получена
Если сотрудник не получил трудовую книжку в положенный срок, он имеет право:
- Обратиться к бывшему работодателю с требованием выдать документ
- Направить письменное обращение с уведомлением о вручении
- Обратиться в суд с иском о взыскании неполученного заработка за период задержки
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда
Это значительно упрощает контроль за правильностью ведения трудовой документации․
Особенности отправки при электронной трудовой книжке
С 2020 года граждане могут выбрать электронный формат трудовой книжки․ В этом случае:
- Все записи вносятся в электронном виде
- Сотрудник может получить доступ к своей трудовой книжке через личный кабинет на портале госуслуг
- Работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России
- Бумажный вариант не оформляется (если не выбрана смешанная форма)
По состоянию на май 2026 года более 73 тысяч петербуржцев и жителей Ленинградской области перешли на электронные трудовые книжки․
Рекомендации для работодателей
- Соблюдайте сроки: Трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день
- Используйте официальные каналы: Не передавайте документ через третьих лиц
- Сохраняйте доказательства: Квитанции, уведомления, копии писем
- Информируйте сотрудника: О способе получения и сроках
- Проводите проверку: Убедитесь, что все записи корректны перед отправкой
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить трудовую книжку по электронной почте?
Нет․ Трудовая книжка является официальным документом строгой отчётности, который не может быть передан в электронном виде без нотариального заверения․
Что делать, если сотрудник отказывается получать трудовую книжку?
Если сотрудник отказывается получать документ, работодатель должен:
- Направить письменное уведомление о необходимости получения
- Сделать соответствующую отметку в журнале учёта трудовых книжек
- Отправить документ по почте с уведомлением о вручении
Можно ли вернуть трудовую книжку обратно работодателю?
Да, если сотрудник по каким-либо причинам не может её сохранить, он может вернуть её работодателю для хранения․ В этом случае составляется акт приёма-передачи․
Отправка трудовой книжки — это ответственный процесс, который требует соблюдения законодательных норм и правил делопроизводства․ Работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку в последний рабочий день
- Использовать только официальные каналы передачи
- Соблюдать сроки и порядок оформления
- Сохранять доказательства передачи документа
Сотрудник, в свою очередь, должен своевременно получить документ или уведомить работодателя о невозможности его получения․
Это можно сделать на специализированных платформах, где представлены предложения от 17 и более компаний․
Важно помнить: Электронные трудовые книжки становятся всё более популярными, но бумажные документы всё ещё актуальны для многих граждан․
Правильная отправка трудовой книжки защищает права как работника, так и работодателя․