Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. В условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и изменения законодательства, правильность внесения записей при увольнении становится критически важной. Особенно это касается такой чувствительной процедуры, как сокращение штата.
Ниже представлен подробный разбор того, какая именно формулировка должна быть использована, на какие статьи Трудового кодекса РФ опираться и как избежать ошибок в 2026 году.

Основания для увольнения при сокращении

При сокращении численности или штата работников работодатель обязан руководствоваться пунктом 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Именно эта норма права диктует формулировку, которая должна появиться в трудовой книжке (или в сведениях о трудовой деятельности, передаваемых в Социальный фонд России).

Важно понимать: запись вносится не произвольно, а дословно соответствует закону. Любое отклонение может привести к признанию увольнения незаконным в суде.

Правильная формулировка записи

Самое главное, что нужно помнить: запись в графе «Основание» (или в соответствующем поле электронной системы) должна содержать ссылку на конкретный пункт, часть и статью Трудового кодекса РФ.

При сокращении штата запись выглядит следующим образом:

> Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Пример заполнения (структура записи):

Дата увольнения: Указывается последний день работы сотрудника.
Запись о причине: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя…».
Основание: «пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Документ-основание: Приказ об увольнении (номер и дата).

Особенности внесения записи в 2026 году

На текущий момент (2026 год) в России уже несколько лет действует система электронных трудовых книжек. Это накладывает определенные технические особенности на процесс:

• Для сотрудников с ЭТК: Работодатель не делает запись чернилами в бумажный документ (если он не велся ранее и не был предоставлен сотрудником для хранения). Вместо этого работодатель формирует отчет ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) и передает его в Социальный фонд России (СФР); В этом отчете в поле «Основание прекращения трудового договора» выбирается код причины увольнения, соответствующий п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, и прописывается текстовая формулировка.
• Для сотрудников с бумажной ТК: Если сотрудник ранее подал заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, запись вносится традиционно: чернилами (черными, фиолетовыми или синими), без сокращений, с заверением подписью работодателя и печатью организации (если она используется).

Алгоритм действий работодателя

Чтобы запись в трудовой книжке была легитимной, должна быть соблюдена вся процедура сокращения:
Издание приказа о сокращении штата.
Уведомление сотрудника персонально и под роспись не менее чем за 2 месяца до увольнения.
Предложение вакантных должностей (если они есть).
Уведомление профсоюза (если он есть) и службы занятости.
Издание приказа об увольнении в последний день работы.
Внесение записи в трудовую книжку (бумажную) или формирование отчета ЕФС-1.
Выдача сотруднику копии приказа и сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) в день увольнения.

Частые ошибки и как их избежать

При внесении данных о сокращении часто допускаются следующие ошибки, которые могут создать проблемы работнику при получении пособия по безработице или оформлении пенсии:

• Неверная ссылка на статью. Иногда кадровики путают п. 2 ст. 81 (сокращение) с п. 3 ст. 81 (несоответствие должности) или ст. 77 (общие основания). Это недопустимо.
• Сокращения в тексте. Аббревиатуры вроде «ТК РФ» вместо «Трудового кодекса Российской Федерации» в самой формулировке причины увольнения могут быть признаны ошибкой, хотя на практике к «ТК РФ» относятся лояльнее, но лучше писать полностью.
• Несоответствие дат. Дата записи должна строго совпадать с датой приказа и датой фактического увольнения.

Почему важна точность формулировки?

От правильной записи зависит право сотрудника на выходное пособие. При увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ работнику положено:

• Выходное пособие в размере среднего месячного заработка.
• Сохранение среднего заработка на период трудоустройства (до 2-х, а в исключительных случаях до 3-х месяцев).
• Досрочное получение пенсии (для предпенсионеров) при невозможности трудоустройства.

Если в трудовой книжке будет указана другая статья (например, «по собственному желанию»), сотрудник потеряет право на эти компенсации.

Запись в трудовой книжке при сокращении — это не просто формальность, а гарантия социальных прав работника. Формулировка должна быть безупречной: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Работодателям следует проявлять максимальную внимательность при формировании отчетов ЕФС-1 или заполнении бумажных бланков, так как ошибки в этом документе могут привести к судебным разбирательствам и финансовым потерям для компании, а также к проблемам с пенсионным стажем для сотрудника.