Вопрос о необходимости предъявления трудовой книжки при приеме на работу вызывает много споров. Ситуация изменилась с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Ответ зависит от нескольких ключевых факторов: является ли это первое трудоустройство гражданина, как давно он работает, и в каком формате ведется его трудовая книжка.

Общее правило по Трудовому кодексу РФ

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовую книжку, за исключением двух случаев…

Когда трудовая книжка НЕ требуется (исключения)

Из общего правила есть два важнейших исключения, установленных тем же законом:

1. Если трудовой договор заключается впервые. Это касается граждан, которые никогда ранее не работали по трудовому договору (не имели ни бумажной, ни электронной книжки).
2. Если работник поступает на работу на условиях совместительства (т.е. одновременно с основной работой по другому месту).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность

Как это работает?

С 1 января 2021 года все работодатели обязаны:

• Всем новым сотрудникам (кроме тех, кто впервые устраивается на работу) заводить электронную трудовую книжку в СЗВ-ТД.
• Вносить в нее все сведения о приеме, увольнении, переводах, награждениях с указанием даты, номера и основания (приказа).

Что должен предъявить соискатель с ЭТК?

Если у кандидата уже есть электронная трудовая книжка (например, он работал ранее), то при приеме на новую работу он:

• НЕ обязан предоставлять бумажную книжку.
• Должен сообщить работодателю свои данные для идентификации в системе СЗВ-ТД (например, СНИЛС).
• Работодатель самостоятельно запрашивает выписку из его ЭТК через межведомственное взаимодействие.

Важные нюансы и частые вопросы

А что, если человек проработал всего несколько дней?

По разъяснениям Роструда, запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) вносится только при стаже более 5 дней. Если сотрудник проработал 5 дней и менее и уволился по собственному желанию, работодатель не вносит запись и возвращает документ (если он был) без отметок.

Если же запись о приеме уже была внесена, а затем последовало увольнение, оба события фиксируются.

Нужно ли получать заявление об отказе/согласии на ЭТК?

Нет, не нужно. Трудовой кодекс не обязывает работодателя запрашивать у сотрудника письменное согласие или отказ от ведения электронной трудовой книжки в момент приема на работу. Формирование ЭТК — это обязанность работодателя, а не право работника на выбор.

Как подтвердить стаж для больничного и пенсии?

Все периоды работы, отраженные в электронной трудовой книжке, имеют такую же юридическую силу, как и записи в бумажном варианте. Для подтверждения стажа (для больничного, пенсии) достаточно выписки из ЭТК, которую можно получить через портал Госуслуг или по запросу в ПФР.

Практическая инструкция для работодателя при приеме на работу

1. Уточните у кандидата: Это ваше первое трудоустройство? У вас есть бумажная трудовая книжка или она уже электронная?
2. Если это первая работа: Трудовую книжку не просите. Заключайте договор. Сведения о работе автоматически пойдут в ЭТК.
3. Если у кандидата есть бумажная книжка: Обязательно примите ее. После приема на работу внесите запись и верните сотруднику. В дальнейшем ведите его запись в электронном виде.
4. Если у кандидата уже есть ЭТК: Запросите у него СНИЛС. Получите выписку из его электронной трудовой книжки через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
5. Не вносите запись в книжку (бумажную или электронную), если сотрудник проработал 5 дней и менее и уволился.

Краткий итог в виде таблицы