Дата актуализации информации: 12:43:07 ().

Нормативная база

Основные положения‚ регулирующие выдачу трудовой книжки при увольнении‚ содержатся в:

• Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (выдача трудовой книжки в день прекращения трудового договора) и ст. 62 (право работника на получение документов‚ связанных с трудовой деятельностью).
• Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённые постановлением Правительства РФ от № 225 (п. 35).
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регулирует хранение документов‚ включая трудовые книжки.

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). После этой даты бумажные книжки выдаются только по заявлению работника‚ а в остальных случаях предоставляются заверенные копии или выписки из ЭТК.

Почему работник может не забрать трудовую книжку

Ситуации‚ когда сотрудник не получает документ в день увольнения‚ могут быть связаны с:

• отказом от получения книжки (например‚ из‑за спора с работодателем);
• отсутствием работника на рабочем месте (больничный‚ отпуск‚ командировка);
• нежеланием посещать отдел кадров из‑за личных обстоятельств;
• незнанием порядка получения документа;
• техническими проблемами (например‚ отсутствие бланка или необходимость заверения копии).

Что обязан сделать работодатель

Согласно ст. 84.1 ТК РФ и п. 35 Правил‚ если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно по вине работника или по объективным причинам‚ работодатель должен:

1. Направить уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой. Уведомление можно передать лично под расписку‚ отправить заказным письмом с уведомлением о вручении либо передать через электронную почту‚ если работник дал согласие на такой способ коммуникации.
2. Получить согласие на отправку книжки по почте (или курьерской службой). Трудовой кодекс запрещает пересылать оригинал трудовой книжки без письменного согласия сотрудника.
3. Обеспечить хранение документа у себя до момента его получения работником. При этом работодатель не вправе удерживать книжку как залог или в качестве давления.
4. В случае задержки выдачи по вине работодателя выплатить компенсацию за неполученный заработок за весь период задержки (ст. 234 ТК РФ).

Как правильно составить уведомление

Уведомление должно содержать:

• реквизиты работодателя (название‚ ИНН‚ адрес);
• ФИО сотрудника и его табельный номер;
• дата и основание прекращения трудового договора;
• указание‚ что трудовая книжка готова к выдаче;
• адрес и часы приёма отдела кадров (или иного уполномоченного подразделения);
• предупреждение о возможной компенсации за задержку выдачи по вине работодателя;
• контактные данные для связи (телефон‚ e‑mail);
• подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии).

Пример формулировки:

Уважаемый(ая) [ФИО]! Информируем вас‚ что трудовая книжка‚ относящаяся к периоду работы в нашей организации с [дата] по [дата]‚ готова к выдаче. Просим явиться в отдел кадров по адресу [адрес] в рабочие дни с [время] до [время] для получения документа. В случае невозможности личного визита вы можете дать письменное согласие на отправку книжки почтой (указать адрес доставки).

Возможные последствия для работодателя

Если работодатель не выполнит вышеуказанные обязанности‚ он рискует:

• получить административный штраф за нарушение сроков выдачи трудовой книжки (ст. 5.27 КоАП РФ);
• выплатить компенсацию за задержку выдачи (средний заработок за каждый день задержки);
• столкнуться с судебным иском работника о возмещении ущерба (включая моральный вред);
• повредить репутацию компании как надёжного работодателя.

Что может сделать работник‚ если книжка не выдаётся

Сотрудник вправе:

• написать письменное претензионное письмо работодателю с требованием выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней;
• обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой на нарушение сроков выдачи;
• подать иск в суд о возмещении компенсации за задержку выдачи и‚ при необходимости‚ о восстановлении трудовой книжки;
• запросить заверенную копию трудовой книжки (или выписку из ЭТК) – это допустимо даже без личного получения оригинала‚ если работник предоставил письменное согласие на такую форму предоставления.

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С :

• Оригинальная бумажная трудовая книжка больше не является обязательным документом для трудоустройства;
• Работодатель ведёт учёт трудовой деятельности в электронном виде в системе ПФР;
• При увольнении работник получает выписку из ЭТК (или доступ к своему личному кабинету на портале «Работа в России») по своему запросу;
• Если сотрудник желает получить бумажный вариант‚ он может подать заявление на выдачу заверенной копии из ЭТК; такая копия имеет ту же юридическую силу‚ что и оригинал.

Таким образом‚ даже если работник не может забрать бумажную книжку‚ его права на подтверждение трудового стажа сохраняются через электронный формат.

Рекомендации для кадровой службы

Чтобы минимизировать риски и обеспечить соблюдение законодательства‚ отдел кадров может:

1. Вести журнал учёта выдачи трудовой книжки (или выписок из ЭТК) с отметками о дате‚ способе получения и подписи получателя;
2. Разработать шаблон уведомления и согласие на почтовую отправку‚ утверждённые юристом компании;
3. Обучать сотрудников отдела кадров процедурам выдачи и хранения трудовых документов;
4. При переходе на ЭТК настроить интеграцию с системой ПФР и обеспечить доступ сотрудников к личным кабинетам;
5. Хранить копии всех уведомлений и согласий не менее трёх лет в соответствии с требованиями архивного законодательства.

Если работник не может забрать трудовую книжку в день увольнения‚ закон чётко определяет порядок действий работодателя:

• направить уведомление о необходимости явиться за документом;
• получить согласие на отправку книжки по почте (или курьером);
• обеспечить хранение книжки до её получения;
• при задержке по вине работодателя выплатить компенсацию за неполученный заработок.

С учётом перехода на электронные трудовые книжки с 2026 года‚ многие из этих процедур упрощаются‚ однако основные принципы – своевременное информирование‚ получение согласия и выплата компенсации за задержку – остаются неизменными. Соблюдение этих требований защищает права работника и помогает работодателю избежать штрафов и судебных споров.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и судебной практики на момент 12:43:07.