В 2026 году правила приема на работу в России претерпели значительные изменения. Электронная трудовая книжка (Электронная трудовая книжка, ЭЛК) стала обязательной, однако бумажная версия всё ещё может понадобиться в ряде случаев. В этой статье разберёмся, что делать, если соискатель пришёл без трудовой книжки, какие риски и возможности для работодателя, а также как правильно оформить сотрудника в соответствии с действующим законодательством.

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

• Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий стаж работы, должности, заработную плату и другие сведения о трудовой деятельности.
• В 2026 году обязательным является электронный формат, но в некоторых ситуациях работодатель всё ещё может вести бумажный вариант.
• Отсутствие трудовой книжки затрудняет проверку стажа и может стать основанием для отказа в приёме.

Ключевые моменты из законодательства

• Статья 65 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) определяет трудовую книжку как документ, предъявляемый при приёме на работу.
• Работодатель не вправе требовать от соискателя бумаг, не предусмотренных законодательством, но обязан грамотно реагировать на отсутствие обязательных документов.
• Если трудовая книжка утеряна или повреждена, работник обязан написать заявление с указанием причины её отсутствия.

Что делать, если сотрудник пришёл без трудовой книжки?

1. Проверьте наличие других документов – справка о предыдущем месте работы, справка о доходах, СНИЛС, паспорт.
2. Попросите письменное заявление соискателя о потере/утере трудовой книжки. Это поможет избежать недоразумений.
3. Оформите сотрудника в электронную трудовую книжку – в 2026 году это обязательный шаг. В случае отсутствия бумажной книги, запись в ЭЛК будет единственным официальным документом.
4. Проведите проверку стажа – если соискатель имеет подтвержденный стаж в других компаниях (свидетельства, справки), его можно учесть, но без бумажной книги запись о предыдущем стаже в ЭЛК будет невозможна.
5. Составьте трудовой договор и приказ о приёме – эти документы оформляются независимо от наличия трудовой книжки.

Когда можно отказать в приёме?

• Если соискатель не может предоставить письменное подтверждение потери книги и не имеет других документов, подтверждающих стаж.
• Если законодательство требует наличие трудовой книжки для конкретной отрасли (например, в государственных учреждениях).
• Если отказ в приёме по причине отсутствия трудовой книжки может быть воспринят как дискриминация, если соискатель имеет доказательства стажа.

Как оформить электронную трудовую книжку (ЭЛК) в 2026 году?

ЭЛК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, доступный через портал «Электронный персональный кабинет» (ЭПК). Оформление проходит в несколько этапов:

1. Регистрация в системе – сотрудник получает уникальный номер ЭПК.
2. Подача заявления о приёме – работодатель вносит данные о сотруднике в систему.
3. Проверка данных – система автоматически проверяет наличие предыдущих записей.
4. Подтверждение записи – после одобрения работодатель подписывает электронный договор и приказ.

Если сотрудник впервые поступает на работу, трудовую книжку не оформляйте в бумажном виде – это противоречит рекомендациям КонсультантПлюс (2026).

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

• Сотрудник должен составить заявление о потере и подать его работодателю.
• Работодатель может оформить дубликат в соответствии с процедурами ТК РФ.
• Если у сотрудника есть доказательства стажа (справки от предыдущих работодателей), их можно использовать для корректного расчёта стажа при оформлении в ЭЛК.

Практические рекомендации для работодателя

• Всегда проверяйте наличие всех обязательных документов перед подписанием договора.
• Если сотрудник не может предоставить трудовую книжку, запросите письменное подтверждение потери и/или справки о предыдущем стаже.
• Оформляйте все документы в электронном виде – это ускорит процесс и снизит риск ошибок.
• Обучайте персонал отдела кадров правилам работы с ЭЛК и бумажными вариантами.
• При отказе в приёме обязательно объясняйте причину в письменной форме, чтобы избежать претензий со стороны соискателя.

Как избежать конфликтов с соискателем?

1. Проведите обучение сотрудников отдела кадров по актуальным требованиям ТК РФ.
2. Соблюдайте прозрачность процесса – сообщайте соискателю о необходимых документах заранее.
3. При отсутствии трудовой книжки предложите альтернативные документы (справки, сертификаты).
4. Если работник имеет доказательства стажа, учтите их при расчёте стажа в ЭЛК.

В 2026 году приём на работу без трудовой книжки возможен, но требует соблюдения ряда процедур. Главное – правильно оформить электронную трудовую книжку, убедиться в наличии подтверждающих документов и вести прозрачный процесс. При отсутствии бумажной книги работодатель может оформить сотрудника в ЭЛК, но при этом не сможет учесть предыдущий стаж без дополнительных доказательств. Соблюдение законодательства и открытость в общении с соискателем помогут избежать конфликтов и защитить интересы обеих сторон.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, обратитесь к специалистам по трудовому праву или воспользуйтесь сервисами КонсультантПлюс и Банки.ру, которые предоставляют актуальные шаблоны и рекомендации.