Трудовая книжка остается одним из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж и опыт сотрудника, несмотря на активный переход к электронным реестрам. В 2026 году, когда процесс цифровизации данных о стаже (включая требования по оцифровке бумажных книжек, актуальные для ряда стран СНГ) находится на завершающей стадии, правильность ведения бумажного документа по-прежнему критически важна. Особое внимание следует уделить записям о работе в филиалах организаций, так как здесь часто возникают вопросы о том, кто именно выступает работодателем и как правильно оформить печать и подпись.

Юридический статус филиала при ведении трудовых книжек

Самое главное помнить, что согласно Трудовому кодексу, филиал не является самостоятельным юридическим лицом. Он представляет собой обособленное подразделение организации, расположенное вне места ее нахождения. Следовательно:

• Трудовые отношения работник заключает с головной организацией (юридическим лицом).
• Филиал действует на основании положения, утвержденного головной организацией.
• Право приема и увольнения работников филиал получает только через делеирование полномочий руководителю филиала.

Если в вашей ситуации обнаружено, что одна из организаций не сделала запись (ни о приеме, ни об увольнении), а сотрудник уже работает в другом месте, восстановление записей становится приоритетной задачей для подтверждения стажа.

Кто вносит запись: головной офис или филиал?

Запись в трудовую книжку вносит работодатель, с которым заключен трудовой договор. Поскольку договор заключается с юридическим лицом (головной организацией), то и запись формально вносится от имени этой организации. Однако практическое исполнение может различаться:

1. Если у филиала есть своя печать: Запись вносится специалистом по кадрам филиала, заверяется подписью руководителя филиала (или уполномоченного лица) и печатью филиала. В этом случае в графе 3 указывается название организации, а в скобках или следующей строкой — название филиала.
2. Если печати у филиала нет: Документация может вестись в головном офисе, либо печать ставится головной организации. В таком случае в трудовой книжке указывается наименование головного юридического лица.

Важно: с 2021 года при переходе на электронные трудовые книжки (форма СЗВ-ТД, ныне интегрированная в единые реестры), данные подаются от имени юридического лица. Ошибки в наименовании филиала в бумажном документе могут привести к несоответствию с электронными данными, что потребует исправлений.

Пошаговая инструкция: как правильно сделать запись

При приеме сотрудника в филиал или переводе в него, необходимо соблюдать следующий алгоритм действий:

Шаг 1. Проверка полномочий

Убедитесь, что у руководителя филиала есть доверенность или приказ по организации, наделяющий его правом приема и увольнения сотрудников, а также правом ведения трудовых книжек.

Шаг 2. Формулировка записи о приеме

В графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись. Пример правильной формулировки:

«Принят в отдел продаж филиала «Сибирский» ООО «Торговый Дом «Прогресс» в должность менеджера».

Или, если принято указывать организацию отдельно:

• Графа 3: ООО «Торговый Дом «Прогресс»
• Следующая строка: Принят в филиал «Сибирский» в отдел продаж на должность менеджера.

Шаг 3. Заверение записи

Запись должна быть заверена:

• Подписью ответственного лица (руководителя филиала или начальника отдела кадров).
• Печатью. Если у филиала есть своя печать, ставится она. Если нет, печать головной организации.
• Датой внесения записи.

Типичные ошибки и сложные ситуации

Часто кадровики сталкиваются с проблемами, когда записи отсутствуют или внесены неверно. Рассмотрим частые кейсы:

• Отсутствие записи о приеме/увольнении: Если организация (или филиал) не внесла запись, а сотрудник уже ушел, восстановить ее можно только через архивные приказы или по решению суда (как в случае с жителем Новосибирска, доказавшим факт трудовых отношений через суд). Без подтверждающих документов внесение записей «задним числом» незаконно.
• Несоответствие электронным данным: С 2021 года все данные дублируются в электронном виде. Если в бумажной книжке указан филиал, а в электронном реестре (СЗВ-ТД/ЕФС-1) только головная организация без уточнения, это может создать проблемы при подсчете стажа для пенсии.
• Ликвидация филиала: При закрытии филиала в трудовую книжку вносится запись об увольнении в связи с ликвидацией подразделения (если это прописано в штатном расписании как отдельная структурная единица) или переводом в головной офис/другое подразделение.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если трудовая книжка утеряна, работник пишет заявление, и работодатель заводит новую. Однако записи о стаже в новую книжку вносятся только на основании официальных документов (копий приказов, справок с предыдущих мест работы). Просто со слов сотрудника или по памяти вносить данные о работе в филиалах прошлых лет нельзя.

Ведение трудовой книжки для филиала требует четкого понимания структуры организации и наличия соответствующих полномочий у локального руководства. Помните, что трудовая книжка — это основной документ для подтверждения стажа, и любые ошибки в наименовании филиала или отсутствии печатей могут привести к длительным разбирательствам при оформлении пенсии или соцвыплат.

В условиях 2026 года, когда бумажный документ все еще имеет силу, но постепенно уступает место цифровым реестрам, двойной контроль (бумажная запись + электронная отчетность) становится обязательным стандартом работы кадровых служб.