Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю гражданина. В Казахстане она регулируется Трудовым кодексом, а также рядом подзаконных актов Министерства труда и социальной защиты населения (МТСЗН). В статье рассмотрим, кто обязан вести трудовую книжку, какие сведения в ней фиксируются, как происходит её оформление и какие изменения произошли в 2025‑2026 годах.

Содержание статьи

1. Что такое трудовая книжка?
2. Правовая основа
3. Кто обязан иметь трудовую книжку?
4. Как оформить и получить трудовую книжку
5. Порядок внесения записей
6. Электронная трудовая книжка
7. Утрата, повреждение, замена
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официальное удостоверение, в котором фиксируються сведения о:

• дате и месте рождения работника;
• образовании, квалификации, профессиональном уровне;
• дате начала и окончания трудовых отношений с каждым работодателем;
• должности, разряде, ставке, размере заработной платы;
• отпусках (ежегодный, по беременности и родам, по уходу за ребёнком и др.);
• награждениях, премиях, повышениях квалификации;
• других событиях, влияющих на трудовой стаж.

Документ служит основанием для расчёта пенсионных прав, выплаты компенсаций и подтверждения опыта работы при поиске новой работы.

Правовая основа

Основные нормативные акты, регулирующие трудовую книжку в Казахстане:

• Трудовой кодекс Республики Казахстан (в ред. от 2023‑2025 гг.) – глава 6 «Трудовые книжки»;
• Постановление Правительства РК № 1123 от «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек»;
• Приказ МТСЗН № 23/2025 «О переходе на электронные трудовые книжки»;
• Закон «О пенсионном обеспечении» – статья 23, где указано, что стаж учитывается по данным трудовой книжки.

Кто обязан иметь трудовую книжку?

Согласно статье 67 Трудового кодекса, трудовую книжку обязаны вести:

1. Граждане, достигшие 18 лет и вступившие в трудовые отношения.
2. Работники, получающие заработную плату, сдельную оплату, стипендию, стипендию‑пособие.
3. Лица, работающие по срочным договорам, включая сезонные и временные работы.
4. Граждане, проходящие обязательную военную службу, если они совмещают её с гражданской работой.

Исключения:

• Самозанятые (индивидуальные предприниматели) – вместо книжки используют Электронный журнал учёта трудового стажа.
• Работники, занятые исключительно в рамках государственных программ «Старт‑Казахстан», где стаж фиксируется в единой базе данных.

Как оформить и получить трудовую книжку

Процедура получения трудовой книжки в 2025‑2026 годах упрощена и состоит из следующих шагов:

1. Регистрация в системе «Электронный кабинет граждан» на портале egov.kz.
2. Заполнение онлайн‑заявки «Получение трудовой книжки» (раздел «Трудовые документы»).
3. Выбор формы: бумажная (классический вариант) или электронная (рекомендовано).
4. При выборе бумажного варианта – в отделении Центра занятости (ЦЗ) предъявить паспорт и ИИН; в течение 5‑7 рабочих дней книжка будет готова.
5. При выборе электронного варианта – после подтверждения личности в системе вы получаете доступ к Электронной трудовой книжке (ЭТК) через мобильное приложение «Мой Труд».

Важно: При первом трудоустройстве работодатель обязан в течение 3 дней оформить запись о начале работы и выдать (или активировать) трудовую книжку.

Порядок внесения записей

Записи в трудовую книжку вносятся работодателем в строгом соответствии с установленными формами. Основные требования:

• Запись делается вручную чернильной ручкой (для бумажной книжки) или автоматически через ЭТК (для электронного варианта).
• Каждая запись должна содержать:
  • дата начала и окончания трудового договора;
  • наименование организации, её ИИН и адрес;
  • должность, разряд, ставку (оклад) и размер заработной платы;
  • основание прекращения трудовых отношений (по инициативе работника/работодателя, по соглашению сторон, по окончании срока договора и т.д.).
• Записи о отпуске (годовой, по беременности и родам, по уходу за ребёнком) вносятся в отдельный раздел с указанием количества дней.
• Все изменения фиксируются в хронологическом порядке без пропусков.

Пример записи в бумажной трудовой книжке

 – 
ООО «АстанаТех», ИИН ###-###-####9, г. Астана, ул. Достык, 12
Должность: инженер‑технолог, разряд 4, ставка 250 000 тенге.
Основание прекращения: соглашение сторон.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года МТСЗН активно продвигает переход на электронный формат. Основные преимущества:

• Удобный доступ через мобильные устройства и ПК;
• Автоматическое обновление записей в реальном времени;
• Защита от потери, порчи и подделки (блокчейн‑технология, применяемая с 2025 года);
• Возможность передачи данных в пенсионный фонд и в органы соцзащиты одним нажатием.

Для работы с ЭТК необходимо:

1. Установить приложение «Мой Труд» (доступно в App Store и Google Play).
2. Войти, используя Электронный цифровой подпись (ЭЦП) или Код доступа, полученный в личном кабинете egov.kz.
3. Подтвердить согласие на обработку персональных данных.
4. После подтверждения работодатели могут вносить записи через специализированный портал «Электронный документооборот работодателя (ЭДО)».

Важно: При переходе с бумажной на электронную форму работник сохраняет все прежние записи – они автоматически импортируются из центральной базы данных.

Утрата, повреждение, замена трудовой книжки

Если трудовая книжка была утеряна, повреждена или требуется её замена, необходимо выполнить следующие действия:

1. Составить заявление о потере/повреждении в отделении ЦЗ или через онлайн‑сервис egov.kz (раздел «Трудовые документы»).
2. Предоставить копию паспорта и ИИН.
3. Если есть возможность, предоставить копии записей (например, справки от предыдущих работодателей). При наличии электронного профиля данные могут быть восстановлены автоматически.
4. Получить новую трудовую книжку (бумажную) в течение 10‑14 дней или активировать новую электронную запись в системе.

В случае утраты в период действия трудового договора работодатель обязан в течение 3 дней оформить запись о «потере трудовой книжки» и выдать временный документ, подтверждающий стаж.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки? Да. С 2025 года каждый работник имеет право сразу оформить электронную трудовую книжку. Для этого достаточно выбрать соответствующий вариант в заявке на получение документа.
• Как проверить правильность внесённых записей? Через приложение «Мой Труд» можно просмотреть каждую запись, а также запросить выписку в PDF‑формате для сравнения с данными работодателя.
• Что делать, если работодатель отказывается вносить запись? Необходимо написать письменную претензию работодателю, а при отсутствии реакции – обратиться в инспекцию труда по месту работы или в МТСЗН.
• Можно ли использовать трудовую книжку для получения визы за границу? Да, в большинстве стран трудовая книжка (в т.ч. её электронный эквивалент) признаётся документом, подтверждающим профессиональный опыт.
• Сколько лет хранится трудовая книжка? Трудовая книжка хранится в течение всей жизни работника. При смерти она передаётся наследникам для оформления пенсионных прав.

Трудовая книжка в Республике Казахстан – ключевой документ, фиксирующий профессиональный путь гражданина. С 2025 года активно внедряется электронный формат, который упрощает процесс ведения и обеспечивает более высокий уровень защиты данных. Тем не менее, знание традиционных правил (правильные записи, порядок получения и замены) остаётся важным, особенно для тех, кто работает в отраслях, где бумажный вариант всё ещё используется.

Помните: своевременное и корректное ведение трудовой книжки напрямую влияет на размер будущей пенсии, возможность получения социальных выплат и карьерный рост. При возникновении вопросов обращайтесь в МТCЗН, в отделения Центра занятости или используйте онлайн‑портал egov.kz.

Дата публикации: