Дата актуализации:  г․

Общие положения

Трудовая книжка (включая электронный вариант) – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника в Республике Казахстан․ Она служит подтверждением стажа‚ прав на пенсионные выплаты и иных социальных гарантий․

Заполнение трудовой книжки регулируется несколькими нормативными актами‚ среди которых:

• Трудовой кодекс Республики Казахстан (ТК РК);
• Положение о порядке ведения книги (журнала) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё (пункт 40 Порядка);
• Инструкции по использованию электронных трудовых книжек (ЭТК);
• Формы ЕФС‑1‚ применяемые при кадровых мероприятиях;

Правовые основы

Согласно статье 63 Трудового кодекса РК каждый работник обязан иметь трудовую книжку‚ а работодатель – вести её надлежащим образом․ Основные требования:

1. Трудовая книжка должна быть выдана в бумажном или электронном виде в течение трёх рабочих дней со дня начала трудовых отношений․
2. Все записи в книжке (приём‚ перевод‚ увольнение‚ изменение условий труда) должны быть сделаны в течение пяти рабочих дней после соответствующего события․
3. Записи должны быть выполнены разборчиво‚ без исправлений (при ошибке – оформляется новый вкладыш)․

Обязанности работодателя

Обязанность вести книгу (журнал) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё закреплена пунктом 40 Порядка․ Основные задачи работодателя:

• Вести реестр (журнал) всех выданных и полученных трудовых книжек․
• Обеспечивать сохранность книжек и их вкладышей в течение всего срока трудовых отношений․
• Своевременно вносить записи о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ изменении условий труда․
• Оформлять и хранить форму ЕФС‑1 (единую форму сведений) при каждом кадровом событии․
• Обеспечивать переход на электронный формат‚ если работник выразил согласие․

Порядок заполнения бумажной трудовой книжки

Ниже приведена пошаговая инструкция‚ которую следует выполнять каждому работодателю․

Приём на работу

1. Выдайте работнику трудовую книжку (или электронный эквивалент) в течение 3 дней․
2. Заполните вкладку № 1:
   • ФИО работника (полностью‚ как в удостоверении личности)․
   • Дата рождения‚ ИИН․
   • Наименование организации‚ её ИИН‚ адрес․
   • Должность‚ дата начала работы‚ условия труда․
3. Подпишите запись и поставьте печать организации․
4. Заполните форму ЕФС‑1 (раздел «Приём на работу») и отправьте в электронный реестр․

Перевод внутри организации

1. Откройте новую вкладку (следующий свободный номер)․
2. Укажите прежнюю должность‚ дату перевода‚ новую должность‚ условия труда․
3. Подпишите и поставьте печать․
4. Обновите запись в журнале движения книжек и в ЕФС‑1 (раздел «Перевод»)․

Увольнение

1. Заполните последнюю вкладку:
   • Дата увольнения‚ причина (по инициативе работника/работодателя‚ сокращение и т․д․)․
   • Ссылка на приказ об увольнении․
2. Подпишите запись‚ поставьте печать․
3. Сдайте книжку работнику (или передайте электронный документ)․
4. Сформируйте и отправьте ЕФС‑1 (раздел «Увольнение»)․

Отказ от трудовой книжки

Если работник отказывается от бумажной книжки в пользу электронного варианта‚ необходимо:

• Оформить акт отказа (пункт «Отказ от трудовой книжки» в ЕФС‑1)․
• Перенести все записи в электронный реестр․
• Выдать работнику подтверждение о переводе данных․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронный формат вводится в рамках цифровизации государственных сервисов․ Преимущества:

• Упрощённый доступ для работника через портал eGov․kz․
• Автоматическое обновление записей через интеграцию с системой ЕФС‑1․
• Сокращение бумажного документооборота․

Как настроить заполнение ЭТК в программе

1. Установите официальное программное обеспечение «Электронная трудовая книжка» (доступно на сайте Министерства труда)․
2. Войдите в систему‚ используя корпоративный сертификат и ИИН организации․
3. Создайте профиль сотрудника (ввод ФИО‚ ИИН‚ даты рождения)․
4. При каждом кадровом событии (приём‚ перевод‚ увольнение) заполняйте соответствующий шаблон в системе – данные автоматически отправляются в реестр ЕФС‑1․
5. После подтверждения записи система генерирует уведомление‚ которое отправляется работнику на электронную почту и в личный кабинет eGov․kz․

Особенности контроля

Контроль за корректностью записей в ЭТК осуществляют:

• Инспекторы труда (проверка журналов и выгрузок из ЕФС‑1)․
• Служба занятости (периодический аудит электронных реестров)․

Формы и документы‚ связанные с трудовой книжкой

ЕФС‑1 (Единая форма сведений)

ЕФС‑1 – основной документ‚ фиксирующий все кадровые события․ В зависимости от ситуации заполняются разные разделы:

Приказ о приёме/переводе/увольнении

Каждое кадровое действие должно быть оформлено приказом‚ который в дальнейшем указывается в соответствующей записи трудовой книжки и в ЕФС‑1․

Журнал учёта движения трудовых книжек

В журнале фиксируются:

• Дата выдачи и возврата книжки;
• Номер книжки (для бумажных вариантов) и её статус;
• Сведения о сотруднике (ФИО‚ ИИН)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени у меня есть на заполнение записи после увольнения?

Согласно ТК РК – пять рабочих дней․ При задержке работодатель может быть привлечён к административной ответственности․

Можно ли исправлять ошибки в трудовой книжке?

Прямое исправление запрещено․ При ошибке оформляется новый вкладыш с указанием «заменить запись № X»‚ а старая запись сохраняется в журнале․

Что делать‚ если работник потерял бумажную трудовую книжку?

Работодатель обязан оформить акт утраты и выдать дубликат․ Дубликат оформляется на основании заявления работника и копий паспорта․

Как перейти с бумажной книжки на электронную?

Необходимо:

1. Получить согласие работника (письменное или электронное)․
2. Оформить акт «Отказ от бумажной трудовой книжки» в ЕФС‑1․
3. Перенести все записи в электронный реестр через программное обеспечение․
4. Уведомить работника о завершении процедуры․

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков заполнения?

Для юридических лиц – штраф от 30 000 до 200 000 тенге за каждое нарушение․ Для индивидуальных предпринимателей – от 10 000 до 50 000 тенге․

Заполнение трудовых книжек в Казахстане – процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных сроков и формальностей․ Основные рекомендации для работодателей:

• Вести актуальный журнал движения книжек и регулярно сверять его с данными в ЕФС‑1․
• Переходить на электронный формат‚ где это возможно‚ чтобы снизить риск ошибок и ускорить обмен информацией․
• Обучать кадровый персонал правилам заполнения как бумажных‚ так и электронных трудовых книжек․
• Контролировать сроки: 3 дня – выдача книжки‚ 5 дней – запись о событии․

Точное и своевременное ведение трудовых книжек гарантирует защиту прав работников и избавляет работодателя от штрафных санкций․

Статья подготовлена в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан на дату 22 мая 2026 г․