Цель статьи – дать полное представление о порядке оформления, заполнения, хранения и контроля трудовых книжек и личных дел гражданских служащих в соответствии с действующим законодательством РФ и РБ.

Нормативно-правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие ведение трудовых книжек и личных дел:

1. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
2. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
3. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 23 мая 2024 г. № 29 (отменено с ) и постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26 марта 2004 г. «Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников».
4. Квалификационные справочники и Общегосударственный классификатор РБ «Профессии рабочих и должности служащих».
5. Трудовой кодекс РФ (части 2‑4) и Закон РБ «О гражданской службе».

Понятия и основные термины

• Трудовая книжка – документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина, его стаже, квалификации и условиях труда.
• Личное дело гражданского служащего – комплект документов, отражающих профессиональную биографию, аттестацию, повышение квалификации, награды и иные сведения о сотруднике.
• Ведение – процесс оформления, учета, хранения и контроля за документами.

Порядок ведения трудовых книжек

Оформление и выдача

Трудовую книжку выдает работодатель в течение трёх рабочих дней со дня заключения трудового договора. При выдаче необходимо:

1. Заполнить первую страницу (данные о работодателе, реквизиты книжки).
2. Внести сведения о сотруднике: ФИО, дата рождения, пол, гражданство, образование.
3. Проставить отметку о выдаче (подпись, печать, дата).

Заполнение записей

Каждая запись делается в двухстрочном формате (дата, основание, должность, условия труда). Пример записи:

 Приказ № 125 от Инженер‑технолог, 1‑й разряд, полная ставка.

Важные правила:

• Запись делается чернильной ручкой, чёрным цветом.
• Не допускается стирание, исправление без соответствующего указания «Исправлено» и подписи ответственного лица.
• Все изменения (переводы, повышение, понижение, отпуск без сохранения должности) фиксируются отдельными записями.

Дубликаты и вкладыши

При утрате или повреждении трудовой книжки выдается дубликат. Порядок оформления дубликата аналогичен оригиналу, но в первой записи указывается «Дубликат трудовой книжки».

Хранение и учёт

Работодатель обязан вести реестр выданных трудовых книжек (таблица Excel/1С). Реестр содержит:

• ФИО сотрудника;
• Серия и номер книжки;
• Дата выдачи;
• Дата возврата (при увольнении).

Ведение личных дел гражданских служащих

Состав личного дела

В личное дело включаются следующие документы (перечень обязательный, остальные – по усмотрению организации):

1. Трудовой договор и его дополнения.
2. Приказы о приёме, переводе, повышении, понижении, продлении договора.
3. Аттестационные листы и результаты аттестаций.
4. Копии документов об образовании, повышении квалификации, стажировках.
5. Справки о наградах, премиях, благодарностях.
6. Служебные удостоверения и их копии.
7. Документы, связанные с конфликтом интересов (декларации, согласования).
8. Результаты медицинских осмотров и справки о состоянии здоровья.
9. Протоколы дисциплинарных взысканий (если имеются).

Порядок формирования и пополнения

Личное дело формируется при приёме на работу и пополняется в порядке:

• При подписании нового приказа – документ приобщается к делу в оригинале.
• При получении копий документов об образовании – копии хранятся в деле, оригиналы – в архиве.
• При проведении аттестации – лист аттестации помещается в дело сразу после подписания.

Хранение и срок хранения

Личное дело хранится в закрытом шкафу/кабинете, доступ к которому имеет только уполномоченный кадровый специалист. Сроки хранения:

• Для действующего сотрудника – до увольнения.
• После увольнения – минимум 5 лет (в случае судебных разбирательств – до окончательного решения).
• Документы, связанные с квалификацией и образованием, хранятся до 10 лет после окончания службы.

Аудит личных дел

Регулярный аудит проводится раз в год или при изменении законодательных требований. Аудит включает проверку:

1. Наличие всех обязательных документов.
2. Соответствие записей в трудовой книжке и личном деле.
3. Подлинность и актуальность копий документов об образовании.
4. Отсутствие «пустых» страниц и неразрешённых исправлений.

Результаты аудита фиксируются в акт аудита, который подписывается руководителем отдела кадров и руководителем организации.

Примеры типовых приказов

Приказ о продолжении трудовых отношений при присоединении организации

Приказ № 45‑П от 
О продолжении трудовых отношений при присоединении организации

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда РФ № 69 от г. 
приказываю:

Продлить трудовые договоры с сотрудниками, работающими в подразделении, присоединяемом к нашей организации, на срок до г.
Сохранить прежние условия труда, оклады и надбавки.
Оформить соответствующие дополнения к трудовым договорам и внести изменения в трудовые книжки.
Руководителям подразделений обеспечить подписание дополнений в срок до г.

Генеральный директор ___________________ (Ф.И.О.)

Приказ о формировании личного дела

Приказ № 78‑К от 
О формировании и ведении личных дел гражданских служащих

С г. в каждом подразделении создать электронный реестр личных дел.
Приём на работу – в личное дело приобщить:
 а) трудовой договор;
 б) копию паспорта;
 в) справку о высшем образовании;
 г) приказ о приёме.
Ответственным за ведение личных дел назначить начальника отдела кадров.
Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по кадровым вопросам.

Начальник отдела кадров ___________________ (Ф;И.О.)

Практические рекомендации

• Электронный документооборот – использовать специализированные системы (1С:Кадры, SAP HR) для автоматизации заполнения трудовых книжек и формирования личных дел.
• Регулярное обучение кадрового персонала – проводить семинары по изменениям в законодательстве минимум раз в полугодие.
• Контроль доступа – ограничить доступ к личным делам только уполномоченными лицами, использовать электронные подписи.
• Бэкап данных – создавать резервные копии электронных реестров и хранить их в защищённом облачном хранилище.
• Своевременное обновление – вносить изменения в трудовую книжку и личное дело сразу после издания приказа, иначе возникает риск штрафных санкций.

Ведение трудовых книжек и личных дел гражданских служащих – фундаментальная часть кадровой политики любой организации. Соблюдение нормативных требований, систематический контроль и использование современных ИТ‑решений позволяют избежать ошибок, снизить риск административных штрафов и обеспечить прозрачность кадрового процесса;

Помните: правильное оформление документов – залог надёжной защиты прав работников и эффективного управления персоналом.