В 2021 году Министерство труда и социальной защиты РФ утвердило новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н)․ Документ вступает в силу с 1 сентября 2021 г․ и действует до 1 сентября 2027 г․ Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформлять и использовать трудовые книжки сотрудников в органе внутренних дел (ОВД)․
Общие положения
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника․ В ОВД она используется для:
- учёта места работы и должностных изменений;
- формирования трудового стажа;
- выдачи дубликата при утере или порче оригинала;
- формирования справок и документов, требуемых при увольнении․
Согласно Порядку, работодатель (в данном случае – ОВД) самостоятельно разрабатывает формы журналов учёта бланков и движения трудовых книжек․
Кому заполняется книжка?
Для лиц, впервые поступивших на работу, трудовая книжка в бумажном виде не заполняется (п․ 8 ст․ 2 Федерального закона от № 439‑ФЗ)․ Вместо этого в титульном листе указываются сведения о работнике, а затем оформляется дубликат при необходимости․
Форма и содержание титульного листа
Титульный лист вносится в каждую книгу при её выдаче․ В него включаются:
- Фамилия, имя, отчество работника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные (серия и номер)
- Дата начала работы в ОВД;
- Должность и подразделение․
Эти сведения необходимы для последующего оформления дубликата и вкладыша․
Порядок ведения и хранения
Ведение трудовых книжек в ОВД регулируется следующими правилами:
- Форма записи – вручную (чернилами или карандашом) в специально предназначенных полях․
- Последовательность заполнения – сначала вводные данные, затем каждый факт работы (приём, перевод, повышение, увольнение)․
- Хранение – книжки хранятся в архиве ОВД в закрытом шкафу, доступном только уполномоченным сотрудникам․
- Срок службы – до 1 сентября 2027 г․, после чего требуется переоформление в электронный формат (по решению работодателя)․
Дублирование и замена
В случае утери, порчи или необходимости оформить дубликат, следует выполнить следующие действия:
- Подать в отдел кадров заявление о выдаче дубликата․
- Внести в книгу сведения о дате выдачи дубликата и номере нового документа․
- Оформить вкладыш, в котором указываются причины замены (утеря, порча и т․д․)․
Все изменения фиксируются в журнале учёта движения книжек․
Особенности для новых сотрудников
Для персонала, впервые поступившего в ОВД, действует особый порядок:
- Не заполняется полная бумажная форма трудовой книжки․
- Вместо этого вносится только сведения о начале работы в титульный лист․
- При первом же изменении статуса (перевод, повышение) оформляеться первая запись в книге․
Эта мера упрощает процесс оформления и ускоряет адаптацию новых сотрудников․
Выдача дубликата при увольнении
При увольнении сотрудника ОВД выдача дубликата трудовой книжки производится в следующем порядке:
- Сотрудник подаёт заявление о выдаче дубликата․
- Кадровый отдел оформляет акт о выдаче дубликата․
- В книге вносится запись о выдаче дубликата, указывается дата и номер нового документа․
- Вкладыш фиксирует основание увольнения и дату её наступления․
Дубликат оформляется в том же виде, что и оригинал, и имеет равную юридическую силу․
Соблюдение установленного Порядка ведения и хранения трудовых книжек позволяет ОВД:
- Поддерживать точный учёт трудового стажа сотрудников;
- Своевременно оформлять дубликаты и вкладыши;
- Обеспечить прозрачность кадровых процессов;
- Соответствовать требованиям законодательства до 2027 года․
При правильном оформлении и хранении трудовых книжек упрощается работа с персоналом, снижается риск ошибок и ускоряется решение кадровых вопросов․
Для получения полного текста Приказа Минтруда России № 320н от г․ можно скачать его на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты РФ․