В данной статье мы подробно рассмотрим, на каком счете в бюджетном учете учитываются трудовые книжки и вкладыши к ним, а также другие аспекты их учета в бюджетных организациях. Правильный учет трудовых книжек – важная часть кадрового учета, требующая строгого соблюдения установленных норм и правил.
Общие положения об учете трудовых книжек
Трудовые книжки являются важным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях регулируется законодательством РФ, в частности, Порядком ведения трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от N 59.
Основные моменты, которые необходимо помнить:
- Трудовые книжки выдаются работнику при приеме на работу и при увольнении.
- В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, его трудовой деятельности, награждениях и поощрениях.
- Учет трудовых книжек ведется в отделе кадров.
- При изменении данных в трудовой книжке (например, при смене фамилии, имени, отчества) необходимо вносить соответствующие записи.
- Трудовые книжки хранятся в течение 50 лет после последнего изменения записи.
Счета бюджетного учета для учета трудовых книжек
В бюджетном учете существует несколько вариантов учета трудовых книжек, в зависимости от конкретной ситуации и политики учреждения. Рассмотрим наиболее распространенные:
Субсчет 132 «Денежные документы»
Этот субсчет используется для учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, приобретенных учреждением. Бланки учитываются по фактической стоимости приобретения.
- Дебет: 132 «Денежные документы»
- Кредит: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в случае приобретения бланков за счет средств, выделенных на оплату труда).
Субсчет 209 «Прочие материалы»
Этот субсчет используется для учета бланков трудовых книжек, приобретенных учреждением для дальнейшего использования.
- Дебет: 209 «Прочие материалы»
- Кредит: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в случае приобретения бланков за счет средств, выделенных на оплату труда).
Забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности»
Этот счет используется для учета бланков трудовых книжек до момента их выдачи работникам. Списание бланков с забалансового счета отражается по дебету счета 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 209 «Прочие материалы».
- Дебет: 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 209 «Прочие материалы»
- Кредит: 03 «Бланки строгой отчетности»
Субсчет 105.36 «Прочие не произведенные активы»
Этот субсчет используется для учета бланков трудовых книжек, приобретенных учреждением, но еще не выданых работникам.
- Дебет: 105.36 «Прочие не произведенные активы»
- Кредит: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в случае приобретения бланков за счет средств, выделенных на оплату труда).
Проводки в бухгалтерском учете
Рассмотрим примеры бухгалтерских проводок, связанных с учетом трудовых книжек в бюджетном учреждении:
Приобретение бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. за счет субсидии на выполнение государственного задания:
- Дебет: 132 «Денежные документы» ⎯ 4 500 руб.
- Кредит: 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ౼ 4 500 руб.
Выдача работнику трудовой книжки при приеме на работу:
- Дебет: 03 «Бланки строгой отчетности» ౼ 150 руб. (стоимость одной книжки)
- Кредит: 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ౼ 150 руб.
Списание бланков трудовых книжек при увольнении работника:
- Дебет: 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ౼ 150 руб.
- Кредит: 03 «Бланки строгой отчетности» ౼ 150 руб.
Важные моменты при учете
- Оприходование бланков: При оприходовании бланков необходимо проверить их соответствие фактическому количеству и убедиться в их подлинности.
- Хранение бланков: Бланки трудовых книжек должны храниться в надежном месте, недоступном для посторонних лиц.
- Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей: Необходимо вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей, в которой фиксируются все операции с трудовыми книжками (выдача, прием, списание).
- Соблюдение требований законодательства: Необходимо строго соблюдать требования законодательства РФ, регулирующие учет трудовых книжек.
Правильный учет трудовых книжек в бюджетном учреждении – это важная задача, требующая внимательности и соблюдения установленных норм и правил. Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок в бухгалтерском учете и обеспечить сохранность трудовых книжек. Рекомендуется регулярно проверять правильность ведения учета трудовых книжек и вносить необходимые корректировки.