Ведение учёта трудовых книжек – обязательный процедурный элемент работы любого работодателя‚ который имеет в штате сотрудников с бумажными трудовыми книжками. С 2025 г. такие документы признаны бланками строгой отчётности и отражаются в бухгалтерском учёте на забалансовом счёте. В статье подробно рассматриваем‚ как правильно оформить учёт‚ какие документы использовать и как правильно отразить расходы.
Нормативно‑правовая база
Для корректного учёта трудовых книжек необходимо опираться на следующие акты:
- Пункт
39‑40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек
– требования к оформлению журнала учёта.
- Положение о бухгалтерском учёте‚ утверждённое Министерством финансов – правила двойного записывания.
- Ст. 220 НК РФ – расходы на материалы‚ используемые в бухгалтерском учёте‚ включаются в затраты.
Ключевые понятия
Трудовая книжка – бланк‚ в котором фиксируется стаж работы сотрудника. При выдаче работодателем такие книжки считаются вложенными в бухгалтерскую отчётность и учитываются на забалансовом счёте 006.
Забалансовый счёт 006 – специальный счёт‚ предназначенный для учёта расходов на трудовые книжки и их вкладыши.
Как оформить учёт в журнале
Для контроля за движением книжек и вкладышей в них используют журнал (или книгу) учёта трудовых книжек. В нём фиксируются:
- Приёмка новых бланков от поставщика.
- Выдача вкладышей сотрудникам.
- Списание использованных или утерянных книжек.
- Передачу книжек в случае увольнения (почтовая отправка и т.п.).
Образцы заполнения журнала доступны на специализированных ресурсах (например‚ на сайте 1С).
Пример записи в журнале
| № | Дата | Событие | Кол-во | Примечание | |---|------|---------------------------------------|--------|---------------------------| | 1 | 01.01| Приёмка 100 бланков трудовых книжек | 100 | Поставщик – ООО «Бланк» | | 2 | 15.02| Выдача 10 вкладышей сотрудникам | 10 | Сотрудники – ИВАНОВ‚ ПЕТРОВ | | 3 | 30.06| Списание 2 книжек (утеряны) | 2 | | | 4 | 31.12| Списание 1 книжки (увольнение) | 1 | Перевод в почтовый отдел |
Бухгалтерские проводки
Расходы на трудовые книжки отражаются двойной записью. Пример проводок:
- Кт 006 – списана трудовая книжка‚ выделенная работодателем для фиксации стажа нового работника.
- Дебет 60 «Расходы на материалы» – Кредит 006 «Забалансовые расходы».
Если книжка передана сотруднику безвозмездно‚ расход учитывается в полном размере. При возврате (например‚ при увольнении) проводятся обратные записи.
Пример проводки при выдаче вкладыша
Дебет 60 – Кредит 006 – 500 ₽ (стоимость вкладыша).
При возврате:
Дебет 006 – Кредит 60 – 500 ₽.
Нужно ли составлять СФ при выдаче трудовых книжек?
Вопрос часто возникает: нужно ли составлять Счёт‑фактуру и регистрировать её в книге продаж‚ если книжка передана работнику по той же стоимости‚ что и приобретена?
Ответ:
- Если трудовая книжка выдаётся безвозмездно (т. е. стоимость входит в затраты)‚ оформлять Счёт‑фактуру не требуется.
- При возмездной передаче (например‚ при продаже бывшего в употребление) необходимо оформить Счёт‑фактуру и отразить доход в книге продаж.
Таким образом‚ в большинстве случаев (выдача новых книжек сотрудникам) Счёт‑фактура не составляется.
Как вести книгу движения трудовых книжек
Книга (журнал) движения фиксирует каждый переход:
- Приход (получение) бланков.
- Выдача вкладышей.
- Списание (утрата‚ утеря‚ передача в почту).
- Передача при увольнении.
Записи делаются в электронном виде или в бумажном виде‚ но должны соответствовать требованиям Порядка ведения и хранения трудовых книжек (п. 40).
Пример записи при увольнении
Если в день увольнения книжка отправлена почтой‚ в журнале делаем запись:
- Дата –
- Событие – «Отправлена почтой в адрес И. Иванова»
- Кол‑во – 1
- Примечание – «Передача в связи с увольнением»
Практические рекомендации
Для организации безупречного учёта следуйте этим рекомендациям:
- Разработайте внутренний документ (п. п. 39‑40 Порядка) – форму журнала и правила учёта.
- Используйте программные решения 1С – они автоматизируют ввод данных и формируют необходимые отчёты.
- Регулярно проверяйте согласованность количества бланков в журнале и на счёте 006.
- Храните оригиналы трудовых книжек в специальном архиве не менее 5 лет.
- При возникновении вопросов – консультируйтесь с экспертами по кадровому и бухгалтерскому учёту.
Учёт трудовых книжек на забалансе – это сочетание кадровых и бухгалтерских требований. Правильное оформление журнала‚ своевременные проводки на счёте 006 и соблюдение нормативов позволяют избежать ошибок‚ снизить риск проверок и обеспечить прозрачность расходов.
Помните‚ что трудовая книжка – не просто документ‚ а элемент строгой отчётности‚ который должен быть полностью документирован и отражён в бухгалтерском учёте.