В рамках упрощённой системы налогообложения (УСН) многие организации сталкиваются с вопросами бухгалтерского отражения расходов, связанных с выдачей трудовой книжки сотрудникам. Ниже представлено подробное разъяснение, как правильно удерживать стоимость такой книжки из заработной платы работников, какие проводки использовать и какие нюансы следует учитывать;

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ и практике налоговой службы, работодатель вправе удерживать из заработной платы стоимость трудовой книжки, если:

1. Работник дал письменное согласие на удержание;
2. Удержание предусмотрено внутренними нормативными актами организации;
3. Удержанная сумма соответствует фактической цене выданного бланка.

Важно помнить, что даже при наличии всех условий, удержание должно быть отражено в документе Начисление заработной платы и в бухгалтерском учёте.

Нормативные ссылки

• Пункт 1 статьи 93 Налогового кодекса РФ (о начислении налога при УСН);
• Пункт 1 статьи 230 Трудового кодекса РФ (о выплате заработной платы);
• Положения Постановления ПФР № 302н (оформление трудовых книжек).

Как оформить удержание в 1С:Бухгалтерии

Для отражения удержания стоимости трудовой книжки в программе 1С необходимо выполнить несколько простых шагов.

Создание удержания

1. Откройте раздел Зарплата → Начисление заработной платы;
2. На вкладке Удержания нажмите кнопку + и выберите тип удержания «Трудовая книжка»;
3. Укажите сумму удержания (например, 194,24 руб.) и укажите, что она будет списана из заработка сотрудника;
4. Сохраните настройку.

После этого при расчёте зарплаты система автоматически вычтет указанную сумму.

Бухгалтерские проводки

Для корректного отражения операции в бухгалтерском учёте используйте следующие проводки:

• Дебет 70 (Заработная плата) — Кредит 73 (Удержания из зарплаты) — на сумму удержанных средств;
• Дебет 73 (Удержания из зарплаты) — Кредит 91 (Расходы) — на ту же сумму;
• Если удержание производится в пользу организации (например, возврат стоимости книжки), то проводка будет:
• Дебет 91 (Расходы) — Кредит 73 (Удержания из зарплаты), на сумму.

Пример расчёта

Рассмотрим типовой пример: работник получает зарплату 30 000 руб., а стоимость выданной трудовой книжки составляет 194,24 руб.

1. В системе указываем удержание «Трудовая книжка» — 194,24 руб.;
2. После расчёта получаем чистую зарплату: 30 000 – 194,24 = 29 805,76 руб.;
3. Бухгалтерская запись:
• Дебет 70 — 30 000 руб.;
• Кредит 73 — 194,24 руб.;
• Кредит 91, 194,24 руб.;
• Дебет 73 — 194,24 руб.;
• Кредит 91, 194,24 руб.;

Особенности при работе по УСН

При упрощённой системе налогообложения (УСН) важно учитывать, что:

• Все расходы, включая удержку стоимости трудовой книжки, могут быть включены в доходы только если они относятся к объекту налогообложения;
• Удержанные суммы не облагаются налогом, так как они не являются доходом для организации;
• При расчёте налога по УСН учитывается только доход, полученный от деятельности, а не расходы на персонал.

Таким образом, удержание стоимости книжки не влияет на базу налогообложения, но должно быть правильно отражено в бухгалтерском учёте.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удерживать стоимость книжки без согласия сотрудника?

Нет. По закону удержание из заработной платы возможно только по письменному согласию работника или в случае, когда это предусмотрено коллективным договором/внутренними нормативными актами.

Как оформить документ, подтверждающий удержание?

Создайте внутренний документ «Операция, введенная вручную», где укажете:

1. Дата операции;
2. ФИО сотрудника;
3. Сумму удержания;
4. Причину удержания (выдача трудовой книжки);
5. Подпись уполномоченного лица.

Что делать, если сотрудник отказывается платить за книжку?

В этом случае работодатель не имеет права удерживать сумму из зарплаты. Необходимо либо возместить расходы из бюджета организации, либо обсудить альтернативные варианты (например, выдавать книжку бесплатно).

Удержание стоимости трудовой книжки при работе по УСН – процедура законная, но требует строгого соблюдения нескольких условий:

• Письменное согласие сотрудника;
• Соответствие внутренним нормативным документам;
• Правильное отражение в системе 1С и бухгалтерских проводках;
• Учет особенностей УСН при расчёте налога.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете без проблем проводить удержания, а также избежать рисков при проверке со стороны контролирующих органов.